Ponad 19 mln złotych kar dla pracodawców od PIP-u
W 2022 roku do Państwowej Inspekcji Pracy trafiło 50,5 tysiąca skarg złożonych przez pracowników. 37% zgłoszonych spraw zakończyło się nałożeniem na pracodawcę grzywny, a ich łączna wartość wyniosła ponad 19 mln złotych. Jak firmy mogą minimalizować ryzyko nałożenia kar przez PIP?
Liczba skarg składanych przez pracowników do PIP rośnie. W 2022 roku było ich o 10 proc. więcej niż rok wcześniej. Pracownicy najczęściej skarżą się na nieprawidłowości związane z wynagrodzeniami, umowami o pracę czy ewidencją czasu pracy. Coraz częściej zgłaszane są także przypadki dyskryminacji, mobbingu oraz molestowania.
Pracodawcy są zobowiązani do przestrzegania obowiązków ustawowych i wynikających z nich terminów. Ważne są nie tylko odpowiednie procedury, ale także właściwie prowadzona dokumentacja. Kontrola PIP obejmuje bowiem całość dokumentów związanych z zatrudnieniem, m.in. regulaminy pracy i wynagradzania czy indywidualne zapisy w umowach o pracę – mówi Magdalena Wilkoszewska, Dyrektor Działu Prawa Pracy w TGC Corporate Lawyers.
Z raportu PIP wynika, że wśród skarg zgłaszanych przez pracowników dominują te dotyczące braku wypłaty lub nieterminowej wypłaty pensji, nieprawidłowego rozliczania wynagrodzenia za urlop oraz niezgodnego z przepisami rozwiązywania umów.
Warto pamiętać, że jest tylko kilka przypadków, kiedy pracodawca może rozwiązać umowę bez okresu wypowiedzenia. Dotyczy to nie tylko spraw związanych z ciężkim naruszeniem obowiązków czy popełnieniem przestępstwa w czasie pracy, ale także utratą uprawnień niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, np. prawa jazdy przez kierowcę. Umowę bez okresu wypowiedzenia można wypowiedzieć także w przypadku dłuższych nieobecności, zarówno z powodu choroby, jak i innych przyczyn – dodaje Magdalena Wilkoszewska.
Duża ilość spraw trafiających do PIP dotyczy problemów ze świadectwami pracy oraz rozliczaniem czasu pracy. Z danych Państwowej Inspekcji Pracy wynika, że wiele firm prowadzi ewidencję czasu pracy w sposób nierzetelny. Nieprawidłowości dotyczą, m.in. naruszania prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego, a także pracy w weekendy.
Duża dynamika zmian prawnych utrudnia pracodawcom wywiązywanie się ze zobowiązań, dlatego warto korzystać z narzędzi, które to usprawniają. Automatyczne monitorowanie poprawności i kompletności dokumentacji czy terminów, np. kończących się umów czy ważności badań BHP to rozwiązania bez których trudno dziś wyobrazić sobie pracę działu HR, szczególnie w firmach zatrudniających dużą liczbę pracowników. Bardzo pomocne są także systemy RCP, które weryfikują poprawność danych związanych z ewidencją i rozliczaniem czasu pracy, gwarantując zgodność procesu z przepisami oraz uprawnieniami przysługującymi danemu pracownikowi – mówi Magdalena Aleksandrowicz, CEO Contract Administration.
Na 2023 rok PIP zaplanowała aż 60 tysięcy kontroli. Warto pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi je nie tylko w odpowiedzi na zgłaszane skargi. Każda firma może więc znaleźć się na celowniku inspektorów. Warto cyklicznie weryfikować zgodność procedur i dokumentacji z aktualnie obowiązującymi przepisami i na bieżąco dostosowywać je do wprowadzanych zmian prawnych. Narzędziem, który ułatwi identyfikację potencjalnych ryzyk może być np. regularny przegląd procedur i regulaminów HR. W ten sposób pracodawca może się nie tylko uchronić przed kosztownymi grzywnami, ale także szkodami wizerunkowymi.
TGC Corporate Lawyers
