Prawo

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy - obowiązki centrów usług biznesowych

Działalność centrów usług biznesowych, zwłaszcza obsługujących jedną grupę kapitałową, nie kojarzy się często z obowiązkami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Wystarczy jednak, że centrum prowadzi usługowo księgi rachunkowe lub świadczy niektóre usługi korporacyjne, aby uzyskało status „instytucji obowiązanej", obarczonej licznymi obowiązkami regulacyjnymi z zakresu AML. Niestosowanie się do takich wymogów powoduje ekspozycję na wysokie kary finansowe.

Kwietniowa nowelizacja przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy rozszerza zakres sytuacji, w których centra usług biznesowych mogą podlegać przepisom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa AML-owa). Oprócz istniejących już obowiązków dotyczących zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, rozszerzono listę czynności, których dokonywanie możliwe jest tylko po wdrożeniu dodatkowych procedur AML (anti-money laundering, przeciwdziałanie praniu pieniędzy).

REJESTR BENEFICJENTÓW

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) jest publicznie dostępną bazą danych dotyczących beneficjentów rzeczywistych spółek. Termin na wpis do tego rejestru upłynął 14 lipca 2020 r., zaś wszystkie nowe spółki powinny dokonać zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od rejestracji w KRS. Brak wpisu powoduje ekspozycję na karę finansową w wysokości do 1 mln PLN.

Krótki termin i wysokie kary za nieaktualne dane

Pomimo że zdecydowana większość zarządzanych profesjonalnie spółek dokonała już zgłoszeń do CRBR, nie każda z nich pamięta o terminowej aktualizacji danych. Każda zmiana zarządu, danych osobowych członka zarządu (np. państwo zamieszkania lub nazwisko), adresu, nazwy firmy, czy danych beneficjenta rzeczywistego, musi zostać zgłoszona do rejestru w terminie 7 dni roboczych. Kwietniowa nowelizacja ustawy doprecyzowuje, że kara finansowa do 1 mln PLN ma zastosowanie również w przypadku opóźnień w aktualizacji danych, oraz zgłoszenia nieprawidłowych danych.

Nowelizacja ustawy wprowadza również obowiązek ujawnienia wszystkich obywatelstw beneficjentów rzeczywistych. Dotychczas możliwe było zgłoszenie tylko jednego obywatelstwa. Nowy obowiązek wejdzie w życie z końcem października i może powodować konieczność aktualizacji danych w CRBR.

Wyższa kadra kierownicza jako beneficjenci

Wiele centrów usług wspólnych ustala beneficjentów rzeczywistych na podstawie kryterium zajmowania „wyższego stanowiska kierowniczego". Warto zwrócić uwagę na dwie podstawowe trudności przy takim zgłoszeniu:

(i) Osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze to często nie tylko zarząd. Niejednokrotnie członkami zarządu są funkcjonariusze grupy, którzy nie uczestniczą aktywnie w codziennym zarządzaniu spółką prowadzącą centrum usług biznesowych. Spółki ujawniające wyłącznie członków zarządu jako osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze mogą narażać się na zarzut nieprawdziwych (niepełnych) ujawnień, jeśli w spółce funkcjonują osoby faktycznie zarządzające działalnością operacyjną na poziomie lokalnym – często do osób takich należy lokalny dyrektor zarządzający lub dyrektor finansowy. Z drugiej strony, zdarza się, że kluczowe decyzje operacyjne w sprawie spółki podejmują osoby, które ani nie są w niej zatrudnione, ani nie pełnią funkcji w zarządzie – lecz wykonują swoje funkcje w ramach struktur regionalnych lub globalnych. Brak ujawnienia takich osób, jeśli wykonują one obowiązki właściwe dla osób zajmujących wyższe stanowiska kierownicze w spółce, narazi spółkę na kary finansowe, osobę podpisującą zgłoszenie do CRBR – na odpowiedzialność karną, a niezgłoszonych beneficjentów – na osobistą odpowiedzialność finansową.

(ii) Zgłoszenie osób zajmujących wyższe stanowiska kierownicze jako beneficjentów rzeczywistych wymaga udokumentowania braku możliwości zidentyfikowania beneficjentów na podstawie innych kryteriów. Z praktyki zauważyliśmy, że często wymóg ten nie jest spełniony, co może narazić na odpowiedzialność osoby podpisujące formularz zgłoszeniowy.

Bank, księgowy i prawnik doniosą na nieprawidłowości

Już 31 października w życie wejdą przepisy nakazujące „instytucjom obowiązanym" (m.in. banki, ubezpieczyciele, księgowi, doradcy podatkowi, prawnicy transakcyjni) odnotowanie rozbieżności pomiędzy ustalonymi przez nich informacjami o beneficjencie rzeczywistym klienta, a danymi zgłoszonymi do CRBR. Po potwierdzeniu, że rozbieżności nie są wynikiem omyłki (np. zmiany osobowe zostały zgłoszone do CRBR, lecz nie są jeszcze widoczne w KRS), instytucje obowiązane będą musiały przekazać informację o rozbieżnościach Ministrowi Finansów. Zgłoszenie może skutkować postępowaniem wyjaśniającym, a informacja o nim będzie zamieszczona w CRBR. Informacja taka będzie publicznym ostrzeżeniem o zwiększonym ryzyku ukrywania beneficjentów rzeczywistych, co może mieć konsekwencje reputacyjne.

Aby przeciwdziałać odmiennym od zgłoszenia w CRBR konkluzjom instytucji obowiązanej, warto jest przygotować profesjonalny pakiet dokumentacyjny wykazujący prawidłowość ustalenia beneficjentów rzeczywistych.

CENTRUM USŁUG Z OBOWIĄZKAMI JAK BANK: USŁUGI POWODUJĄCE STATUS „INSTYTUCJI OBOWIĄZANEJ"

Prowadzenie pewnych rodzajów działalności powoduje uzyskanie statusu „instytucji obowiązanej". Niektóre z tych czynności można spotkać w centrach usług biznesowych. Przykładowo, należą do nich:

  • usługowe prowadzenie ksiąg rachun-kowych
  • zapewnianie siedziby, adresu prowadzenia działalności, adresu korespondencyjnego lub innych pokrewnych usług spółkom i niektórym innym podmiotom
  • usługowe sporządzanie deklaracji podat-kowych (aby stać się instytucją obowiązaną, działalność polegająca na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, musi być podstawową działalnością gospodarczą podmiotu)
  • przyjmowanie lub dokonywanie płatności za towary w gotówce o wartości 10 000 EUR lub więcej (rzadko spotykane w centrach usług).

Uzyskanie statusu „instytucji obowiązanej" (IO) następuje automatycznie w wyniku dokonania określonych czynności. Obowiązki instytucji obowiązanych dotyczą kilku obszarów działalności.

OBOWIĄZKI INSTYTUCJI OBOWIĄZANEJ

IO są zobowiązane do przeprowadzenia oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, oraz udokumentowania rozpoznanych ryzyk, jak również stosowania wobec swoich klientów (np. obsługiwanych spółek z grupy kapitałowej) środków bezpieczeństwa finansowego adekwatnych do przeprowadzonej oceny ryzyka. Do środków bezpieczeństwa finansowego należą: identyfikacja klienta i weryfikacja jego tożsamości, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego i podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli, ocena stosunków gospodarczych (w tym celu poszczególnych transakcji) oraz bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta. Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego musi być udokumentowane oraz okazane organom kontrolnym.

Dodatkowo, IO muszą wprowadzić wewnętrzną procedurę dotyczącą całości procesów AML-owych. Instytucja powinna posiadać procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń, wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przeciwdziałanie praniu pieniędzy, oraz zapewnić szkolenia dla pracowników zajmujących się AML-em. Niedopełnienie obowiązków przez instytucję obowiązaną powoduje ekspozycję na kary administracyjne – finansowe (dla osób fizycznych – do 20,8 mln PLN, dla osób prawnych – do 5 mln EUR lub 10% obrotu), reputacyjne (publikacja informacji o naruszeniach) oraz osobiste (zakaz zajmowania stanowisk, cofnięcie koncesji lub zezwolenia, nakazanie zaprzestania prowadzenia określonego typu działalności).

Autor: Piotr Jaśkiewicz, Counsel, Baker McKenzie