Przestrzeganie sankcji w polskich centrach usług

Zlokalizowane w Polsce centra usług biznesowych, choć zazwyczaj obsługują tylko własną grupę kapitałową, nie są wolne od ekspozycji na ryzyko naruszenia przepisów sankcyjnych. Dzieje się to m.in. za sprawą tzw. polskiej listy sankcyjnej, która może spowodować ograniczenia w obsłudze procesów, a także ograniczeń w możliwości obsługi podmiotów z siedzibą w Rosji.

Jakie sankcje obowiązują w Polsce?

W Polsce spotykamy dwie podstawowe grupy przepisów sankcyjnych – unijne i krajowe. Przepisy unijne wdrażają sankcje uchwalone przez ONZ oraz dodatkowe ograniczenia nakładane decyzjami Rady Unii Europejskiej.

Sankcje nakładane przez Unię Europejską to przede wszystkim zakazy importu lub eksportu określonych towarów, świadczenia określonych usług, finansowania i inwestycji, oraz utrzymywania relacji gospodarczych z określonymi podmiotami.

Jeśli chodzi o sankcje unijne wprowadzone w odpowiedzi na inwazję Rosji na Ukrainę, warto mieć na uwadze w szczególności (choć nie wyłącznie) następujące rozporządzenia:

• Rozporządzenie Rady (UE) Nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie;
• Rozporządzenie Rady (UE) Nr 269/2014 z dnia 17 marca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odniesieniu do działań podważających integralność terytorialną, suwerenność i niezależność Ukrainy lub im zagrażających;
• Rozporządzenie Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy. Celem przepisów krajowych jest wdrożenie regulacji unijnych – np. w zakresie wydawania zezwoleń w różnego rodzaju postępowaniach sankcyjnych, ścigania naruszeń, określania kar za naruszenia.

Dodatkowo, mocą ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego, Polska przyjęła również własne sankcje dotyczące importu i tranzytu węgla oraz wprowadziła lokalną listę sankcyjną, która potrafi skomplikować działalność centrów usług.

Kiedy centra usług wspólnych stykają się z sankcjami?

Najczęstsze punkty styku centrów usług z problemem sankcji dotyczą:

• ograniczeń w świadczeniu usług podmiotom z siedzibą w Rosji, oraz
• ograniczeń w utrzymywaniu stosunków biznesowych z osobami i podmiotami wpisanymi na listy sankcyjne.

 Zwłaszcza w odniesieniu do podmiotów wpisanych na polską listę sankcyjną, obsługa procesów przez zlokalizowane w Polsce centra usług może naruszać przepisy sankcyjne, co nie zawsze jest prawidłowo rozpoznawane przez służby compliance grupy kapitałowej.

Obsługa transakcji z podmiotami objętymi polską listą sankcyjną

Centra usług świadczą zwykle określone usługi wsparcia w ramach grupy kapitałowej – m.in. usługi księgowe,

Obsługa transakcji z podmiotami objętymi polską listą sankcyjną

Centra usług świadczą zwykle określone usługi wsparcia w ramach grupy kapitałowej – m.in. usługi księgowe, informatyczne, kadrowe, usługi w zakresie obsługi procesu zakupów i wiele innych. W związku z taką właśnie szczególną rolą, kontrahentami centrów usług są przede wszystkim inne spółki z grupy kapitałowej.

Jeśli klienci centrum nie podlegają polskim lub unijnym przepisom sankcyjnym, powstaje luka regulacyjna – możliwe są wtedy transakcje w pełni zgodne z przepisami obowiązującymi klienta, które stanowiłyby naruszenie przepisów sankcyjnych obowiązujących w Polsce.

Kwestia ta jest szczególnie doniosła z perspektywy centrum usług wspólnych, jeśli grupa kapitałowa w ramach własnego systemu zgodności nie decyduje się na uwzględnienie polskich sankcji.

W takim przypadku, w odniesieniu do podmiotów lub osób wpisanych na listę sankcyjną (i objętych odpowiednimi środkami ograniczającymi) działania centrum usług wspólnych mogą zostać zakwalifikowane jako naruszenie zakazu udostępniania lub obowiązku zamrożenia środków finansowych (funduszy) lub zasobów gospodarczych.

Przykład:

Podmiot francuski dokonuje zakupu towarów od dostawcy nieobjętego sankcjami UE, lecz wpisanego na polską listę sankcyjną – objętego m.in. zamrożeniem środków finansowych oraz zakazem udostępniania zasobów gospodarczych w Polsce. Transakcja dokonywana przez podmiot francuski jest zgodna z przepisami, gdyż polskie sankcje nie obowiązują we Francji.

Pracownicy zlokalizowanego w Polsce centrum usług wspólnych obsługują płatności za towary zakupione przez podmiot francuski, korzystając z dostępu do rachunku bankowego tego podmiotu. Ponieważ kupujący jest wpisany na polską listę sankcyjną, realizacja płatności przez pracownika polskiego centrum usług wspólnych naruszyłaby polskie przepisy sankcyjne.

Oceniając działania centrum usług wspólnych należy pamiętać, że zakazany jest również świadomy i umyślny udział w działaniach, których celem lub skutkiem jest obchodzenie środków ograniczających.

Oczywiście, w szczególnych przypadkach określonych w Rozporządzeniu 269/2014 i Rozporządzeniu 765/2006, do których referuje ustawa, Szef Krajowej Administracji Skarbowej może wyrazić zgodę na zwolnienie określonych zamrożonych środków finansowych (funduszy) lub zasobów gospodarczych osób lub podmiotów wpisanych na listę sankcyjną lub udostępnienie takim osobom lub podmiotom określonych środków finansowych (funduszy) lub zasobów gospodarczych. W zakresie w jakim uzyskana zostanie zgoda Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, centrum usług wspólnych będzie mogło zatem podejmować działania względem kontrahentów z listy sankcyjnej.

Skoro zatem działania w zakresie usług wsparcia również mogą skutkować naruszeniem sankcji, konieczne będzie przeanalizowanie, jakie konkretnie działania prowadzi centrum usług wspólnych oraz wdrożenia własnego systemu zapewniania zgodności.

Zakaz świadczenia usług podmiotom rosyjskim

Rozporządzenie 833/2014 stanowi również zakaz świadczenia, bezpośrednio lub pośrednio, określonych typów usług, w tym usług rachunkowych, audytowych, księgowych, doradztwa podatkowego, doradztwa w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej i zarządzania, oraz usług w zakresie public relations, usług architektonicznych i inżynieryjnych, usług doradztwa prawnego i usług doradztwa informatycznego na rzecz rządu Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji. Część z powyższych typów usług powszechnie świadczona jest właśnie przez centra usług wspólnych.

Przy czym, zgodnie z jednym z wyjątków przewidzianych ww. rozporządzeniem, powyższy zakaz nie ma zastosowania do świadczenia usług przeznaczonych do wyłącznego użytku osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji, które są własnością osoby prawnej, podmiotu lub organu zarejestrowanego lub utworzonego na mocy prawa państwa członkowskiego, państwa będącego członkiem Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii albo państwa partnerskiego (obecnie: Stany Zjednoczone Ameryki, Japonia, Zjednoczone Królestwo, Korea Południowa), lub które są samodzielnie lub wspólnie kontrolowane przez taką osobę prawną, taki podmiot lub taki organ.

Zgodnie z wyjaśnieniami Komisji Europejskiej, na potrzeby zastosowania powyższego wyłączenia:

• Wystarczające jest, aby podmiot rosyjski był choćby częściowo własnością lub częściowo kontrolowany przez osobę prawną, podmiot lub organ zarejestrowany lub utworzony na mocy prawa jednego ze wskazanych państw;
• Wyłączenie znajduje zastosowanie w odniesieniu do usług przeznaczonych na wyłączny użytek podmiotów mających siedzibę w Rosji, których ostatecznym właścicielem lub kontrolującym jest podmiot z jednego ze wskazanych państw. Przy czym Komisja zastrzega również konieczność zapewnienia, że powyższe zasady nie zostaną wykorzystane jako sposób obchodzenia unijnych sankcji;
• Wyłączenie nie znajduje zastosowania w odniesieniu do usług świadczonych na rzecz spółek rosyjskich, które są kontrolowane lub które są własnością osób fizycznych, w tym z wymienionych państw.

Należy jednak pamiętać, że nawet jeśli aktualnie dana spółka z grupy lub klient spełnia powyższe wymogi, centra usług wspólnych powinny monitorować kwestię świadczenia usług objętych zakazami przewidzianymi w Rozporządzeniu 833/2014. Nie ma bowiem pewności czy wyjątki w powyższym kształcie pozostaną niezmienione przez kolejne pakiety sankcji.

Jak centra usług wspólnych mogą unikać naruszeń sankcji?

Zgodnie z rekomendacjami Komisji Europejskiej, każdy operator powinien opracować, wdrożyć i rutynowo aktualizować program przestrzegania sankcji, który odzwierciedla jego indywidualne modele biznesowe, geograficzne i sektorowe obszary działalności, a także specyfikę oraz związaną z tym ocenę ryzyka dotyczącą klientów i personelu.

 Zarządzanie zgodnością z przepisami sankcyjnymi obejmuje kilka podstawowych kroków, do których zaliczyć można przede wszystkim:

• Ustalenie, którym systemom sankcyjnym podlega spółka;
• Dokonanie oceny ryzyka, czyli ustalenie, które obszary działalności spółki niosą ryzyko naruszenia przepisów sankcyjnych;
• Przygotowanie planu zapobiegania każdemu ze zidentyfikowanych ryzyk naruszenia sankcji.

Istotnym elementem systemu zarządzania zgodnością, zarówno na gruncie regulacji unijnych, jak i polskiej ustawy sankcyjnej, będzie weryfikacja kontrahentów – Czy są na listach sankcyjnych?

Czy są kontrolowani przez lub są własnością osób i podmiotów z list sankcyjnych? Jaki jest zakres środków ograniczających, którymi zostali objęci? W tym zakresie ani polska ustawa sankcyjna, ani ww. rozporządzenia nie zawierają katalogu czynności, które należy podjąć.

W praktyce, jeśli chodzi o podstawowe instrumenty due diligence, warto rozważyć następujące:

• Pozyskiwanie informacji bezpośrednio od kontrahentów – przy wykorzystaniu standardowych kwestionariuszy itp.;
• Pozyskiwanie umownych zapewnień i zobowiązań od kontrahentów;
• Pozyskiwanie informacji z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry handlowe, media, Internet;
• Skorzystanie z usług profesjonalnych dostawców, zapewniających informacje o kontrahentach.

Oczywiście warto sprawdzić jak proces weryfikacji kontrahentów przebiega na poziomie grupy kapitałowej – jakie informacje są już pozyskiwane, które listy sankcyjne są sprawdzane itp. Jeśli istnieje taka możliwość, warto rozważyć uzupełnienie powyższego procesu o polskie wymogi ustawowe.

Niezależnie jednak od powyższego, z perspektywy odpowiedzialności kadry zarządzającej centrum usług wspólnych, poleganie wyłącznie na informacji, że weryfikacja podmiotów i osób prowadzona jest przez inne spółki z grupy, może nie być wystarczające.

Autorzy:

Piotr Jaśkiewicz, counsel w grupie międzynarodowego prawa handlowego, kierujący praktyką sankcyjną, Baker McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp.k.

Ewa Marcisz, prawniczka w grupie międzynarodowego prawa handlowego, Baker McKenzie Krzyżowski i Wspólnicy sp.k.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #9 March-April (2/2023)