Biuro w dobie pracy hybrydowej: jak je zaplanować?
Przestrzeń pracy kształtowana jest w oparciu o wymagania związane z nowymi procesami i metodami pracy. Biuro idealne to miejsce tworzące wartość, atrakcyjne i zrównoważone, w którym ludzie czują się dobrze, rozwijają się i mają możliwość osiągania jak najlepszych wyników. Co jest kluczem do osiągnięcia sukcesu przez współczesne biuro?
Coraz częściej poruszany w dyskusjach jest temat znaczenia przestrzeni biurowej oraz jej aranżacji. Dążenie do innowacji, kreatywności, rozwiązywania problemów i wydajności przy jednoczesnym promowaniu zdrowia, dobrostanu, a także satysfakcji pracowników ma kluczowe znaczenie dla wielu organizacji. Wszystko podlega analizie, począwszy od metod i organizacji pracy, układu biura, po technologię i równowagę między pracą a życiem prywatnym. Coraz ważniejsze staje się nie tylko zatrzymanie w organizacji talentów, lecz także pozyskiwanie nowych. Biuro odgrywa tutaj ważną rolę jako nośnik kultury organizacyjnej oraz miejsce odzwierciedlające wizerunek i wartości firmy.
Dobrze zaplanowane biuro sprzyja zdrowiu i dobremu samopoczuciu, co z kolei prowadzi do lepszych wyników. Zdrowie jest nie tylko atutem dla jednostki, lecz także ważnym zasobem dla organizacji i społeczeństwa, jak również warunkiem wstępnym kreatywności i produktywności pracowników.
Biuro przyszłości: nie ma drogi na skróty
Każda organizacja musi wykorzystać swoją wizję, konkretne potrzeby i sposoby pracy jako punkt wyjścia. Idealne biuro powinno wspierać aktywności realizowane w danej organizacji, niezależnie od tego, czy chodzi o indywidualną pracę w skupieniu, kreatywną współpracę fizyczną, hybrydowe spotkania projektowe, czy też wideokonferencje.
Przewiduje się, że biura przyszłości będą raczej miejscem spotkań. Jest bardzo prawdopodobne, że wiele organizacji będzie potrzebować nowych rodzajów miejsc spotkań, zarówno cyfrowych, hybrydowych, jak i fizycznych, ale należy również pamiętać, że duża część dnia pracy wielu osób składa się z indywidualnej pracy, która wymaga wysokiego poziomu koncentracji.
Aranżacje biur zmieniały się już przed pandemią, odchodząc od tradycyjnych, indywidualnych biurek w stronę bardziej elastycznych metod pracy. Dzięki nowej technologii mamy większą elastyczność w wyborze sposobu i miejsca realizacji zadań, dlatego jasna i dobrze funkcjonująca organizacja pracy jest bardzo ważna. Na przykład przestrzenie przeznaczone do pracy w wysokim skupieniu wymagają oddzielenia od obszarów, w których ma miejsce duży ruch i intensywne interakcje. Strefy biurowe przeznaczone do pracy w różnym stopniu skupienia, służą zarówno interakcjom społecznym, jak i pomagają w realizacji zadań wymagających koncentracji.
Dlatego biura przyszłości muszą być zaprojektowane tak, aby wspierać zarówno pracę indywidualną, jak i współpracę. Jednak to, w jakim stopniu przestrzeń biura powinna zostać podzielona pomiędzy te strefy, zależy od konkretnych potrzeb danej organizacji. Innymi słowy, tworząc udane i zdrowe środowisko pracy, nie można iść na skróty.
Istnieje pięć kluczowych zasad, których warto przestrzegać, aby przestrzeń biura odniosła sukces.
- Analizuj swoje potrzeby.
Czas i przemyślenie projektu od samego początku to podstawa udanej zmiany biura. Analiza środowiska pracy jest przydatnym narzędziem w identyfikacji potrzeb. Pomaga w procesie zmian, daje obraz aktualnej sytuacji i pomaga zebrać informacje przed zaprojektowaniem biura. Dane te ułatwiają również ocenę środowiska biurowego w przyszłości. Wyniki analizy pokazują, jak zoptymalizować przestrzeń biurową, aby była atrakcyjna i tworzyła wartość dla organizacji.
- Twórz przestrzenie sprzyjające zdrowiu z uwzględnieniem ergonomii holistycznej
Ludzie są najważniejszym zasobem w każdej organizacji. Co sprawia, że pracownicy czują się mile widziani, bezpieczni, zainspirowani i zmotywowani do pracy? Na to, jak się czujemy i działamy, wpływa wiele czynników, dlatego warto wziąć pod uwagę całe spektrum ergonomii. Ergonomia holistyczna polega na całościowym doświadczaniu środowiska fizycznego, organizacyjnego i społecznego.
- Pomyśl o przyszłości swojego biura dzięki elastycznym rozwiązaniom aranżacji wnętrz
Odporne na działanie czasu środowisko pracy musi być w stanie rozwijać się i dostosowywać do zmieniających się potrzeb. Musi zawsze wspierać potrzeby, aby pozostać aktualnym, atrakcyjnym i funkcjonalnym miejscem pracy. Mogą to być zarówno niewielkie zmiany wprowadzane na bieżąco, jak i poważna metamorfoza, która zdarza się znacznie rzadziej. Aranżacja wnętrz powinna obejmować elastyczne i wielofunkcyjne umeblowanie, które można wykorzystywać na wiele sposobów i dostosowywać do różnych czynności.
- Dokonuj zrównoważonych wyborów
Współczesne zrównoważone podejście i dokonywanie zrównoważonych wyborów jest dla większości ludzi oczywistością, ale co to właściwie oznacza podczas wyboru aranżacji biura? Chodzi o to, jak wnętrze będzie zmieniało się fizycznie na przestrzeni czasu oraz jak w dłuższej perspektywie będzie wspierać ludzi, którzy w nim pracują, by zapewniać im odpowiednie warunki do wykonywania zadań. Atrakcyjne i przemyślane biuro, które oferuje wszystkie potrzebne funkcje, zmniejsza liczbę zwolnień lekarskich i sprzyja dobremu samopoczuciu, kreatywności i wydajności. To stanowi zrównoważoną inwestycję zarówno dla organizacji, jak i dla planety.
- Połącz biuro fizyczne i cyfrowe
Projekt miejsca pracy przyszłości musi promować współpracę fizyczną, hybrydową i cyfrową – niezależnie od zadania lub stopnia skupienia. Ważne jest, aby miejsce pracy łączyło fizyczne i cyfrowe biuro w najlepszy możliwy sposób, zapewniając efektywność. To, jak powinny wyglądać różne przestrzenie biurowe, zależy od potrzeb organizacji i dostępu do technologii.
Więcej informacji na temat tego, jak odpowiednio zaaranżowane biuro może wspomóc sukces firmy w hybrydowym świecie jest dostępnych w raporcie Kinnarps: Pięć kluczowych zasad kształtujących udane i zrównoważone środowisko pracy: https://www.kinnarps.pl/wiedza/co-decyduje-o-sukcesie-biura-w-dobie-pracy-hybrydowej/
Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #9 March-April (2/2023)
Zobacz numer
