Jak wybrać żonę - część 5

Po zamknięciu fazy SHORT-LIST (czytaj nasze poprzednie odcinki „Jak wybierać żonę…”) jesteśmy w miejscu, gdzie wyselekcjonowane zostały 2-3 wybranki naszego serca (lub wybrańcy serca, jeśli wybierała kobieta), z których jedna/jeden, najlepiej rokująca naszemu związkowi idzie „na pierwszy ogień”, a pozostałe stoją w poczekalni. Miłość miłością, fascynacja fascynacją, ale my jesteśmy na tyle przewidujący, że postanowiliśmy spisać kontrakt małżeński. No bo kto będzie za 3 lata pamiętał, że ja nigdy nie obiecywałem zmywać po każdym obiedzie ?!?

No to teraz WAŻNE – to MY kładziemy na stół projekt kontraktu małżeńskiego!

I nie dajmy się nabrać na piękne oczy naszej wybranki, ani minę „kota ze Shreka” naszego kandydata. Nie bierzemy sobie do serca stwierdzeń: „po co Ci ten kłopot z pisanie umowy…”, „Ty sobie odpocznij, a ja wszystko opracuję i przyniosę gotowe…”. Kładąc na stół swój projekt kontraktu outsourcingowego, to my definiujemy nasz punkt odniesienia do późniejszych negocjacji. Proste, prawda?

Oczywiście, możliwe to będzie jedynie w tym wypadku, gdy po stronie klienta będzie odpowiednia wiedza umożliwiająca przygotowanie takiej umowy – własny pracownik z odpowiednim doświadczeniem lub profesjonalne wsparcie zewnętrzne. Odradzam branie się za pisanie takiej umowy przez osoby, które już przez kilka takich procesów nie przeszły.

Tworzenie umowy outsourcingowej jest zagadnieniem dość skomplikowanym. Rekomendowana przez nas metodyka prowadzenia takich prac polega na tym, że staramy się budować możliwie prostą i krótką umowę główną, a większość zapisów oraz ustaleń zamieszczamy w odpowiednio ustrukturyzowanych załącznikach.

Oś i serce umowy outsourcingowej to następujące obszary:

Katalog usług, to obszar w którym obie strony określają, jakie prace/zadania będą w ramach kontraktu realizowane. Ważne jest precyzyjne określenie zakresu i zapewnienie odpowiedniej granulacji usług. Nie wystarczy nazwanie usługi „Zarządzanie serwerem”, bo w rzeczywistości, taka usługa, to worek zawierający wiele usług składowych. Zbytnie rozdrabnianie katalogu też nie ma sensu, bo stanie się dokumentem ogromnym, skomplikowanym i praktycznie niemożliwym do efektywnego zarządzania i utrzymywania jego aktualności.

O modelu SLA, czyli „umowie o zachowaniu poziomów jakościowych usług” pisałem już bardzo dokładnie w poprzednich odcinkach, więc zachęcam czytelników do sięgnięcia po te materiały.

Mechanizmy monitorowania i raportowania, to narzędzia oraz zasady postępowania, które dostajemy do ręki, aby monitorować jakość usług realizowanych przez outsourcera. Również w tym obszarze zachowanie złotego umiaru jest niezwykle ważne. Monitorowanie zbyt dużej ilości parametrów zdefiniowanych w kontrakcie może nałożyć na nas masę niepotrzebnej pracy (a tym samym kosztów). Z drugiej strony, zbyt mała ilość parametrów i byle jakie raportowanie doprowadzi do sytuacji, że wiedza o rzeczywistej jakości pracy outsourcera będzie nam przeciekała między palcami i nie będziemy mogli kontraktu właściwie kontrolować ani rzetelnie rozliczać.

Wynagrodzenie i kary, to końcowy etap comiesięcznego (zazwyczaj) rozliczania naszej relacji z dostawcą. System kar i wynagrodzeń powinien być motywujący outsourcera do pracy zgodnej z naszymi oczekiwaniami. Musi on też zawierać kilka istotnych „straszaków” i narzędzi karania na wypadek niedotrzymania przez naszego partnera przysięgi małżeńskiej. Warto określić kilka poziomów kar, zależnych od wielkości przewinienia. Należy przemyśleć model „kary czy ograniczenie wynagrodzenia?” – jest to związane choćby z rozliczeniami podatkowymi i zwracaniem niewykorzystanych środków przez organizacje z sektora publicznego.

Poza wyżej zdefiniowanymi, kluczowymi zagadnieniami, kontrakt outsourcingowy powinien zawierać:

• ƒƒopis obecnej i docelowej architektury outsourcowanych procesów klienta;
• ƒƒopis sposobu wdrożenia kontraktu, procesów migracji i tranzycji;
• ƒƒmodel wynagrodzenia z mechanizmami skalowania usług w górę i w dół;
• ƒƒmechanizmy benchmarkingowe;
• ƒƒexit plan;
• ƒƒtransfer wiedzy i zachowanie wiedzy z outsourcowanego obszaru w organizacji klienta;
• ƒƒprawa własności intelektualnej – dla obszarów obecnych i nowych dóbr, wytworzonych w trakcie trwania umowy;
• ƒƒstruktury zarządcze dla kontraktu, zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy;
• ƒƒwymagania, jakie outsourcer stawia klientowi w przyszłej współpracy.

Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich zagadnień, które wymagają odpowiedniego opisania w umowie outsourcingowej, tym niemniej powinna stanowić listę obszarów wymagających szczególnej atencji.

Niezwykle istotną kwestią w procesie tworzenia kontraktu outsourcingowego, oczywiście poza zapewnieniem kompletności opisów, jest zachowanie spójności opracowanych w umowie mechanizmów kontraktowych. Przykładowo – katalog usług, model SLA, system wynagrodzeń i kar oraz poziomy odpowiedzialności – powinny zostać tak skonstruowane, żeby stanowiły całość i były ze sobą w pełni spójne. Tylko w takim przypadku zapewnimy odpowiednią jakość umowy, która jednoznacznie przełoży się na skuteczność i koszty zarządzania przyszłym kontraktem outsourcingowym, a w efekcie umożliwi osiągnięcie celów strategicznych stawianych przez projektem.

Dużym błędem jest dzielenie procesu opracowywania umowy outsourcingowej między osoby/grupy osób, które na koniec nie będą w stanie wytworzyć ujednoliconego, spójnego wewnętrznie dokumentu. Mocno odradzamy też angażowanie „prawników uniwersalnych”, co to na wszystkim się znają. W swym życiu zawodowym widziałem kilka takich umów i uczestniczyłem w procesach negocjacji, gdzie pracownicy klienta, wychodzili na korytarz i soczyście klęli na SWOICH prawników!

Z moich doświadczeń wynika, że proces negocjowania umowy outsourcingowej zajmuje średnio od 4 do 8 tygodni. Warto więc ten okres przewidzieć i rzetelnie zwymiarować w harmonogramie całego procesu.

A kiedy już przygotujemy profesjonalny kontrakt, to pozostaje jedynie powiedzenie sakramentalnego „TAK” poprzez złożenie uroczystego podpisu przez naszych szefów.

A dalej?

A dalej, to „żyli długo i szczęśliwie…” …mam nadzieję....

Jak wybierać żonę? Część I
Jak wybierać żonę? Część II
Jak wybierać żonę? Część III
Jak wybierać żonę? Część IV