Raporty

Organizacja wydarzeń - ich rola i wartość w świecie biznesu

Organizacja wydarzeń - ich rola i wartość w świecie biznesu

Połowa przedstawicieli działów HR, sprzedaży i marketingu twierdzi, że pandemia wpłynęła na spadek zaangażowania oraz utrudnienie współpracy – wskazuje najnowszy raport Antal oraz Eventory „Spotkania i wydarzenia biznesowe w czasach zmiany”, którego patronem jest BRIEF. 60% ankietowanych uważa formę spotkań in-person jako najlepiej oddziaływującą na chęć pracy przez pracowników, a 47% wskazuje model hybrydowy.

Większość firm zdaje sobie sprawę z ważnej roli event marketingu i mimo ograniczeń oraz „zmiany zasad gry” nie rezygnują z organizacji wydarzeń. Każdy model spotkań biznesowych ma swoje mocne i słabe strony oraz poziom złożoności. Która forma eventów sprawdzi się najlepiej w aspekcie budowania relacji w postpandemicznej przyszłości?

JAKĄ WARTOŚĆ MA ORGANIZACJA SPOTKAŃ BIZNESOWYCH?

Zwrot z inwestycji w wydarzenie to elastyczny termin, który wskazuje wartość, jaką można uzyskać po odliczeniu kosztu związanego z jego organizacją. Wartość może być przychodem generowanym z rejestracji, ale może również obejmować sponsoring i partnerstwa, potencjalnych klientów dodanych do lejka sprzedaży, liczbę osób, które wzięły udział w wydarzeniu, satysfakcję uczestników, korzyści PR-owe, rekrutacyjne i nie tylko.

Firmy w Polsce najczęściej mierzą zwrot z inwestycji z organizacji eventu, analizując liczbę uczestników (47% wskazań) oraz zysk z przeprowadzonej podczas spotkania sprzedaży (42% wskazań). Wartość wydarzenia można oceniać na przykład na podstawie rejestracji, sponsoringów, liczby nowych klientów czy CV w bazie, a także wielu innych celów i wskaźników, które nie zawsze można wyrazić w złotówkach (generowane leady, świadomość marki, długookresowa wartość klienta).

Eventy, w rozumieniu działów marketingu, sprzedaży, HR i PR, to między innymi szkolenia, spotkania, meetupy, konferencje, wyjazdy integracyjne, wydarzenia CSR i wiele innych form, które firma organizuje dla swoich klientów, pracowników, partnerów biznesowych. Przez lata marketerzy głowili się, jak udowodnić ich realny wpływ na rozwój biznesu firmy. Nastała pandemia i wielu event managerów straciło pracę lub zmieniło zakres swoich obowiązków w firmie. Co więcej, budżety na aktywności eventowe zostały mocno okrojone. Dlaczego? Skoro firma nie wiedziała, jakie konkretnie efekty daje event marketing, taki ruch wielu z nich wydał się oczywisty – tłumaczy Natalia Pocztowska, Head of Sales Eventory.

DUŻA ROLA NARZĘDZI DIGITALOWYCH W ORGANIZACJI WYDARZEŃ

Obecnie do najpopularniejszych narzędzi wykorzystywanych podczas organizacji spotkań należy oprogramowanie do wideorozmów typu Zoom czy MS Teams (81% wskazań) oraz narzędzia do wiadomości w formie popularnych skrzynek mailowych. Mniej niż połowa respondentów wykorzystuje social media, narzędzia do raportowania czy nawet te – umożliwiające przygotowanie materiałów dla uczestników. Bardziej zaawansowane rozwiązania są wykorzystywane przez mniej niż połowę uczestników.

Od dawna rekruterzy i marketingowcy dysponują narzędziami digitalowymi, jednak obecnie nacisk na nie jest znacznie większy, a i sama akceptacja tego kanału komunikacji przez grupy docelowe rośnie. Mówiąc o strategii, kreacji, nowych rozwiązaniach i technologiach w marketingu ważne jest, by móc wymieniać się informacjami rynkowymi i poszukiwać wiedzy poprzez spotkania branżowe, eventy czy konferencje – mówi Iwo Paliszewski, CEE Marketing & Employer Branding Manager Antal.

 

CZĘSTOTLIWOŚĆ ORGANIZACJI EVENTÓW A BUDOWANIE ZAANGAŻOWANIA

Główne cele organizacji spotkań i wydarzeń z perspektywy przedstawicieli HR to edukacja i szkolenia, rekrutacja oraz komunikacja wewnętrzna. Chęć rozwoju, poszerzanie wiedzy oraz nabywanie nowych umiejętności wpływają na efektywność działań biznesowych, która decyduje o możliwości osiągania lepszych wyników przez przedsiębiorstwo. Działy zarządzania zasobami ludzkimi mogą oddziaływać na podniesienie jakości oferowanych usług i produktów, m.in. przez organizację szkoleń dla pracowników. Najczęściej spotkania są organizowane w obszarach HR oraz sprzedaży. W przypadku tych grup najwięcej badanych wybrało odpowiedź, że wydarzenia biznesowe organizowane są „kilka razy w tygodniu”, odpowiednio 73% i 68%.

Obserwując aktualne nastroje i rozmawiając z naszymi partnerami przewidujemy dwa scenariusze. W pierwszym z nich, gdy wreszcie uda się powrócić do realiów sprzed pandemii, spodziewamy się nagłego wzrostu zainteresowania uczestników wydarzeniami stacjonarnymi. Po długim czasie eventów online uczestnicy będą przede wszystkim spragnieni ludzkich interakcji. Drugi scenariusz przewiduje, że spora część osób będzie preferować uczestnictwo online. Oszczędność czasu, kosztów dojazdu i łatwość dostępu do wydarzenia są przeważającymi zaletami uczestnictwa online. W przyszłości więc musimy wziąć pod uwagę preferencje audytorium i planując wydarzenia, kierować się ku eventom hybrydowym – dodaje Agnieszka Kapłon.

PRZYSZŁOŚĆ POD ZNAKIEM HYBRYDOWYCH SPOTKAŃ I WYDARZEŃ

Biznes widzi już, że wydarzenia i spotkania online mają naprawdę wiele plusów. Jako te najważniejsze, firmy wskazują lepsze zasięgi, lepszą frekwencję na wydarzeniach czy niższe ich koszty. Niemniej bardzo trudno jest w 100% zastąpić eventem online wydarzenie offline. Według respondentów badania podczas wydarzeń in-person łatwiej było nawiązać relacje, a finalnie doprowadzić do zawarcia transakcji.

58% badanych stawia na hybrydowy model spotkań w przyszłości. Eventy hybrydowe umożliwiają połączenie silnych stron eventów online i in-person. Zapewne dlatego respondenci reprezentujący różne obszary są zgodni, że to one będą najczęściej organizowane w przyszłości.

W przypadku przedstawicieli HR aż 77% jest zdania, że to właśnie hybryda będzie modelem najczęściej wykorzystywanym w przyszłości, tego samego zdania jest 54% przedstawicieli sprzedaży i prawie połowa (43%) osób reprezentujących marketing i PR.

Aby zapewnić wszystkim uczestnikom takie same możliwości – w szczególności tym, którzy wybiorą udział online w wydarzeniu – należy szczególną uwagę poświęcić części digitalowej. Poszukiwane i pożądane będą narzędzia do przeprowadzania części onlinowej w jakości odzwierciedlającej możliwości uczestnika w części in-person. Co to znaczy? Na wydarzeniu stacjonarnym uczestnik może po prostu podejść do innej osoby, by z nią porozmawiać. Zatem w modelu hybrydowym opcję networkingu i porozmawiania z innymi należy zapewnić również osobie uczestniczącej w wydarzeniu w formie online – mówi Jakub Śmietana, Sales Leader Eventory.


Raport do pobrania na stronie: antal.pl/wiedza/raport/spotkania-i-wydarzenia-biznesowe-w-czasach-zmiany

O badaniu: badanie Antal i Eventory „Spotkania i wydarzenia biznesowe w czasach zmiany” zostało przeprowadzone wśród 316 menedżerów, w tym HR (32%), Marketing i PR (36%) oraz Sprzedaż (32%), metodą CAWI, w dniach 15-28 lutego 2021 roku. Raport ma na celu opisanie roli, jaką spotkania i wydarzenia biznesowe online, in-person (tradycyjne face to face) oraz hybrydowe (wydarzenia na żywo z jednoczesną transmisją online, umożliwiającą zdalne uczestnictwo) odgrywają właśnie w budowaniu aktywnej postawy pracowników, klientów i partnerów firmy.