Paradoks pandemii -sytuacja kryzysowa wywarła pozytywny wpływ na zarządzanie

Paradoksalnie pandemia wywarła pozytywny wpływ na zarządzanie. Firmy podjęły się wielu zmian, które były odkładane lub wcale nie planowane. Nastąpiła wyjątkowa mobilizacja menedżerów i pracowników, ale tylko 30% podjętych zmian zakończyło się pełnym sukcesem.

Właśnie opublikowano raport z VI Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą. Autorzy zebrali odpowiedzi od 250 przedstawicieli firm i instytucji z różnych branż i różnej wielkości, z czego ponad 40% stanowiły duże firmy. To największy tego typu raport w Polsce. Pokazuje jaki jest obraz zarządzania w polskich przedsiębiorstwach oraz jak można zwiększyć efektywność wdrożenia zmian.

Zdolność przedsiębiorstwa do skutecznego wdrażania zmian w okresie naznaczonym przez pandemię okazała się jedną z kluczowych kompetencji zapewniających sukces przedsiębiorstwu (zdolność przetrwania, ale i wykorzystanie szans), mówi prof. Krzysztof Safin, Dyrektor Centrum Biznesu Rodzinnego w Wyższej Szkole Bankowej we Wrocławiu.

Przejście na pracę zdalną było głównym celem zmian

Co nie dziwi, przejście na pracę zdalną (home office) było celem zmian najczęściej wymienianym przez respondentów (40% zmian – 100 przypadków), ale wymuszone przejście na pracę zdalną nie wpłynęło na obniżenie skuteczności wdrażanych zmian. Przejście na pracę zdalną uzyskało dość wysoką skuteczność realizacji celów zmiany (34% respondentów wskazało na pełny sukces).

Priorytetami było przejście na pracę zdalną, zmiany struktury organizacyjnej i redukowanie kosztów, a dopiero od 4-tej pozycji na tej liście pojawiały się popularne wcześniej zmiany kultury organizacyjnej, strategii i doskonalenia procesów (30% projektów), wskazuje Roman Wendt, członek Rady Dyrektorów Stowarzyszenia Interim Managers.

Ponad 80% opisywanych zmian trwało nie dłużej niż rok (podobnie jak w poprzednim badaniu), a krótkie zmiany, trwające do pół roku, wdrażano z największą efektywnością.

45 zmian dotyczyło transformacji cyfrowej, a 6 wdrażania rozwiązań Przemysłu 4.0. Co ciekawe, w tym drugim przypadku wdrażanie nowoczesnych rozwiązań zakończyło się pełnym sukcesem w połowie zmian (szkoda tylko, że opisano tak mało prób).

Menedżerowie brali na siebie odpowiedzialność, ale nie chcieli dzielić się władzą

W sytuacji pandemii, która mogła zagrozić firmom, menedżerowie brali na siebie odpowiedzialność za wdrażane zmiany. Prawie 30% zmian było kierowanych przez zarząd, ponad 20% - przez zespół projektowy złożony z menedżerów, a kolejne 17% przez zarządzającego przedsiębiorstwem – jednoosobowo.

Wprawdzie ponad 70% zmian było kierowanych przez zespół, ale tylko co piąta zmiana była kierowana przez zespół projektowy złożony menedżerów i pracowników.

Niestety, odwaga menedżerska, związana z braniem na siebie odpowiedzialności, nie przełożyła się na efektywność wdrażania zmian.

Kolejny rok pokazuje, że zespoły kierujące zmianą złożone z menedżerów i pracowników były najskuteczniejsze we wdrażaniu zmian – mówi dr Jarosław Rubin, konsultant zmian i współautor książki „Zwinnologia. Innowacyjne podejście do zarządzania zmianą”. Dodaje - Efektywność takich zespołów była co najmniej o 20 p.p. wyższa niż innych form kierowania zmianą. Pomimo to liczba zmian kierowanych przez zespoły włączających pracowników w kierowanie zmianą nie wzrasta (rok do roku).

Jak wybrane branże dawały sobie radę w trakcie pandemii? Kto nad, kto pod kreską?

Spośród wyróżnionych branż najlepiej radziła sobie z wdrażaniem zmian Bankowość i usługi finansowe (pełny sukces w 38% opisywanych zmian). Ponad kreską (ponad 30%) znalazły się też branże: FMCG (36%) i Produkcja przemysłowa (32%).

Słabo ze zmianami radziły sobie firmy handlowe oraz usługowe. Pełny sukces zakończonych zmian wskazało 10% respondentów z branży Handel i 21% z branży Usługi. W tym przypadku w wyniku narzuconych ograniczeń pole manewru organizacji zostało znacznie ograniczone i nawet zwiększona mobilizacja ludzi mogła być niewystarczająca.

Ogólnie niska efektywność wdrażania zmian oznacza, że w dalszym ciągu firmy muszą szukać sposobów jak zwiększyć swoją efektywność wdrażanych zmian – przewiduje Marek Naumiuk, Partner w Szkole Zarządzania Zmianą, trener biznesu i konsultant procesów zmian.

Klątwa 30% sukcesu. Jak przełamać próg 30% zmian kończących się powodzeniem?

Niestety szklany sufit 30% potwierdza też 6 edycja Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą. Czego potrzebują pracownicy w trakcie zmian? Wiesław Grabowski - Partner Szkoły Zarządzania Zmianą, trener, coach biznesu i konsultant procesów zmian w firmach – odpowiada:

Współtworzenie wizji oraz wypracowanie wariantów działań w ramach projektu to najskuteczniejsze formy angażowania pracowników. Dodatkowo z odpowiedzi respondentów wynika, że gdy pracownicy nie mieli wpływu na podejmowane decyzje to skuteczność wdrażania zmiany była na poziomie o 9 p.p. niższa niż w pozostałej grupie.

Jakie jeszcze wskazówki można wyciągnąć na podstawie rezultatów badania?

• Zadbaj o kompetencje osób wdrażających zmiany.
• Zatrudniaj ekspertów zewnętrznych – profesjonalistów wspierających zmiany.
• Nie stawiaj wszystkiego na jedną kartę – poprzedzaj wdrożenie pilotem.
• W tak zmiennym świecie, nie przywiązuj się do planu. Planuj iteracyjnie.

A więcej? Bądź praktykiem – sprawdzaj cudze recepty w działaniu, eksperymentuj, ucz się na błędach i sukcesach. A za rok sprawdzimy, jak zmieniła się efektywność wdrożeń w kolejnej edycji badania!

* Raport powstał na bazie VI Ogólnopolskiego Badania Zarządzania Zmianą, przeprowadzonego w listopadzie i grudniu 2020 r. przez Szkołę Zarządzania Zmianą. W badaniu wzięło udział 251 respondentów. Ponad 60% respondentów miało istotny wpływ na zmianę, kierując wdrożeniem opisywanej zmiany (samodzielnie lub w ramach zespołu projektowego), a niemal 15% respondentów stanowili pracownicy - odbiorcy zmiany. To największe tego rodzaju badanie przeprowadzone w Polsce.

Szkoła Zarządzania Zmianą