PM OUTSOURCING – pozyskanie kluczowych dla projektu kompetencji i obniżenie kosztów

Nieznane zawsze rodzi obawy, a wszechobecny kryzys wydaje się nieujarzmioną i nieznaną siłą, która wymusza nieszablonowe myślenie i strategiczne planowanie. Właśnie nieszablonowe myślenie i umiejętność strategicznego planowania to nieodzowne atrybuty zarządzania projektami. Problemem dla wielu przedsiębiorstw nie jest wypracowanie bezpiecznego i minimalizującego ryzyko planu działania, lecz jego wdrożenie przy ograniczonych zasobach i zredukowanych budżetach.

W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem może okazać się outsourcing kluczowych kompetencji, takich jak zarządzanie zmianą, ryzykiem czy zespołem – kompetencji Project Managera (PM).

Outsourcing (w szczególności PM) jako rozwiązanie jest atrakcyjne jeśli firma posiada:

• niewystarczającą ilość własnych zasobów ludzkich
• niedosyt wiedzy i umiejętności prowadzenia projektów
• niewystarczające środki, aby zatrudnić na stałe zasoby do realizacji projektów
• mały bufor akceptowalnego ryzyka niepowodzenia projektów i chce przenieść odpowiedzialność na podwykonawcę

PM Outsourcing polega na udostępnieniu certyfikowanego i doświadczonego Project Managera do dyspozycji Klienta na ustalony czas realizacji projektu. To rozwiązanie umożliwia pozyskanie kluczowych dla projektu kompetencji, umiejętności, wiedzy i doświadczenia. PM Outsourcing to także transfer ryzyka i przeniesienie odpowiedzialności za realizację projektu w czasie i budżecie.

Outsourcing to innowacyjne, ale cieszące się dużym zainteresowaniem na rynku, rozwiązanie, które przynosi organizacjom realne korzyści:

• Elastyczność zatrudnienia i kontrola budżetu

Outsourcing Project Managerów to przede wszystkim elastyczność zatrudnienia. Biorąc pod uwagę ilość realizowanych projektów można wzmocnić lub czasowo osłabić zespół, zmieniając projektom priorytety. Ponadto outsourcing umożliwia lepszą kontrolę budżetu, gdyż plany wydatków mogą być ustalane dla projektu z miesięcznym wyprzedzeniem, co ogranicza ryzyko przekroczenia kwoty przyznanych środków na zarządzanie zasobami.

• Obniżenie kosztów

Kontrakt typu Time & Material (T&M) oznacza, że koszty są odzwierciedleniem wysiłku i zaangażowania włożonego w projekt. W tym przypadku Klient płaci tylko za rzeczywisty czas przepracowany przez Project Managera. Co więcej należy pamiętać, że outsourcing eliminuje koszty związane z zatrudnieniem pracownika na stałe oraz koszty związane z rekrutacją i szkoleniami. Wszystkie obowiązki Pracodawcy przejmuje Dostawca. Ponadto outsourcing w żadnym stopniu nie zwiększa kosztów stałych działalności przedsiębiorstwa. Koszty outsourcingowe można wliczyć do kosztów projektowych.

• Wysoki poziom obiektywizmu i autorytet PM-a spoza organizacji

Brak uwikłania w politykę organizacyjną oraz nowe doświadczenia i kompetencje sprawiają, że zewnętrzny Project Manager dysponuje większym autorytetem wśród współpracowników. Przy konieczności podejmowania trudnych decyzji, pozostaje on obiektywny i nie poddaje się presji otoczenia.

• Kompetencje i najlepsze praktyki zarządzania

Project Manager zawsze wnosi do organizacji nowe kompetencje, doświadczenia oraz sprawdzone metodyki zarządzania.

• Redukcja ryzyka i przeniesienie odpowiedzialności na doświadczonych Partnerów Biznesowych

Powierzenie realizacji projektów firmie outsourcingowej to automatycznie przeniesienie ryzyka i odpowiedzialności na ekspertów zarządzania projektami.

Co ważne, usługa outsourcingu powinna być zawsze dopasowana do oczekiwań, potrzeb i wymagań każdej organizacji. Outsourcing specjalistów zarządzania projektami na różnych poziomach rozwoju zawodowego umożliwia zaoferowanie dowolnej, najkorzystniejszej konfiguracji, takiej jak np.:

• wykorzystanie kompetencji i doświadczenia zewnętrznych Project Managerów – co w praktyce oznacza zatrudnienie Administratora lub Koordynatora Projektu oraz outsourcing Eksperta Zarządzania Projektami lub doświadczonego Project Managera. Takie rozwiązane umożliwia transfer wiedzy, umiejętności i kompetencji oraz pozyskanie odpowiedniego doświadczenia, przy jednoczesnym obniżeniu kosztów.
• czasowe wzmocnienie zespołu projektowego – to rozwiązanie polega na zatrudnieniu Project Managera na stałe, w połączeniu z outsourcingiem funkcji Asystenta Projektu. Ten model sprawdza się w przypadku realizowania ważnych, złożonych projektów, w czasie których Kierownik Projektu potrzebuje dodatkowego wsparcia.

Przed podjęciem decyzji o outsourcingu funkcji związanych z zarządzaniem projektami, niezmiernie ważna jest analiza potrzeb oraz procesów wewnątrz organizacji. Umożliwia to wybór najdogodniejszego i najkorzystniejszego dla organizacji rozwiązania.

Z drugiej strony należy dodać, że outsourcing stawia przed organizacją pewne wyzwania, które każda organizacja, wspólnie z Dostawcą muszą przezwyciężyć, aby uzyskać oczekiwane korzyści. Najważniejsze wyzwania outsourcingu Project Managerów:

• słabszy związek Project Managera z organizacją - rozwiązanie outsourcingu umożliwia szybkie pozyskanie Project Managera oraz równie szybkie zrezygnowanie z jego usług. Istnieje ryzyko, że zespół projektowy nie zdoła się w pełni ukształtować.
• niepełna znajomość kultury organizacyjnej i procesów wewnątrz organizacji - jak każdy nowy pracownik, Project Manager potrzebuje czasu, żeby poznać kulturę organizacyjną, zwyczaje i zasady panujące w organizacji. Z tego względu korzystniejszy jest model współpracy onsite (w siedzibie Klienta), tak aby PM, jak najszybciej wdrożył się do pracy, poznał organizację i otrzymał wszystkie niezbędne informacje, potrzebne do realizacji powierzonych mu projektów.
• konieczność udostępnienia poufnych informacji - Project Manager z zewnątrz musi posiadać wszystkie niezbędne do realizacji projektu informacje, często także poufne. W związku z tym, jednym pierwszych etapów rozpoczęcia współpracy z Dostawcą powinno być podpisanie umowy o zachowaniu wzajemnej poufności.
• ścisłe powiązanie organizacji z jedną osobą – w przypadku długoterminowych projektów, outsourcing może przypominać trochę stałe zatrudnienie. Z tego względu istotna jest możliwość „zmiany” Project Managera w trakcie trwania projektu, w przypadku gdy obiektywnie nie spełnia on wymagań i oczekiwań organizacji (do uzgodnienia z Dostawcą).

Podsumowując, formuła outsourcingu jest opłacalna dla niemal każdej firmy niezależnie od wielkości, zarówno pod kątem finansowym jak i organizacyjnym. Jednakże w procesie outsourcingu niezmiernie ważną kwestią jest także zaufanie i współpraca partnerska pomiędzy Klientem, a Dostawcą.

Marek Malczewski Certyfikowany Project Manager Partner w firmie Art PM,