Pracownik na szkoleniu – zyski czy straty pracodawcy?

Niewiele osób zaprzeczy, że szkolenia pracowników są potrzebne. W praktyce jednak konieczność aktualizowania wiedzy i umiejętności zatrudnionych osób bywa spychana na dalszy plan, szczególnie jeśli menedżerowie lub zarząd firmy koncentrują się na niedogodnościach związanych ze szkoleniami.

Na początek pytanie podstawowe, ale ważne: po co organizować szkolenia dla pracowników? Oczywiście celem nadrzędnym nie jest to, aby zrealizować zaplanowany budżet, ale by uzyskać korzyści, jakie dzięki szkoleniu firma powinna odnieść.

Prawo, finanse, marketing, logistyka, obsługa klienta… - bez względu na to, czym zajmuje się dany pracownik, powinien mieć na ten temat aktualną wiedzę. Aby potrafił zastosować ją w praktyce, potrzebne będą mu także odpowiednie umiejętności, w czym pomóc mogą szkolenia o charakterze warsztatów. Jeśli dzięki udziałowi w zajęciach pracownik będzie potrafił lepiej komunikować się z klientami oraz szybciej i lepiej wykonywać swoje zadania, wkrótce powinno to przełożyć się także na korzyści dla całego przedsiębiorstwa, a więc pośrednio także na jego zyski. Z tego powodu firmom po prostu opłaca się inwestować w rozwój pracowników.

Niestety, szara rzeczywistość jest taka, że niektórzy pracodawcy podchodzą do szkoleń z niechęcią. Czyżby nie wierzyli, że wyszkolony personel pozwoli firmie być bardziej konkurencyjną na rynku? Są pewnie i tacy, którym brakuje świadomości na temat korzyści z inwestowania w kadry. W większości sytuacji problemem jest jednak koncentrowanie się na niedogodnościach związanych ze szkoleniami. A trzeba uczciwie przyznać, że takie również występują.

Jeśli szkolenia są częste i realizowane na zewnątrz, szczególnie w formule szkoleń otwartych, mogą do pewnego stopnia dezorganizować pracę firmy. Wyobraźmy sobie, że w przedsiębiorstwie zatrudniającym kilkudziesięciu pracowników, w jednym tygodniu na szkolenie wyjeżdżają pracownicy działu handlowego, a w kolejnym działu logistyki. Jeśli potrzebne są uzgodnienia pomiędzy obydwoma działami, przez pewien czas może być to utrudnione. Nawet jeśli w całym przedsiębiorstwie na dany moment nieobecnych jest tylko kilka osób, to sytuacja, w której nieustannie kogoś brakuje, także będzie przekładała się na bieżące funkcjonowanie firmy. Organizacja zastępstw, odrywanie pracowników od codziennych obowiązków, potem konieczność ponownego wdrażania się w zadania po szkoleniu (podobnie jak po urlopie) – to wszystko bywa kłopotliwe i powoduje, że niektórzy menedżerowie, chcąc uniknąć podobnych sytuacji, ograniczają szkolenia do minimum lub nawet całkowicie z nich rezygnują.

Istnieją jednak rozwiązania, które pozwalają ograniczyć tego typu niedogodności. Do pewnego stopnia problemy mogą zostać zredukowane w przypadku szkoleń zamkniętych, szczególnie jeśli firma posiada warunki umożliwiające zorganizowanie zajęć w jej siedzibie. Wówczas pracownicy nie muszą opuszczać budynku, w którym pracują, nie tracą czasu na dojazd do miejsca szkolenia, łatwiej także w takiej sytuacji zorganizować zajęcia dla wszystkich pracowników konkretnego działu.

Jeszcze więcej korzyści może przynieść szkolenie wyjazdowe, szczególnie, jeśli w jednym miejscu i czasie organizowane są zajęcia z rozmaitych dziedzin. Firma może wybrać na przykład po kilku pracowników z różnych działów, a potem jednym transportem wysłać ich np. na szkolenia odbywające się w dobrym hotelu w Zakopanem. W ciągu kilku dni pobytu poszczególne osoby będą zakwaterowane w jednym hotelu, ale uczestniczyć będą w różnych zajęciach, np. kilka osób wybierze się na „Negocjacje biznesowe”, ktoś inny na kurs prawa pracy, a jeszcze inni pracownicy uczestniczyć będą w szkoleniu z logistyki. W ten sposób „za jednym zamachem” wyszkoleni zostaną przedstawiciele wielu działów.

Czy zajęcia wyjazdowe nie zdezorganizują pracy w firmie tak samo jak w przypadku typowych szkoleń otwartych? Pod tym względem trudno mówić o różnicach, warto jednak, że takie „zamieszanie” zdarzy się raz lub dwa razy w roku. Jednocześnie pojawią także unikalne korzyści, takie jak pojedynczy koszt transportu dla wszystkich uczestników oraz coś, co przy szkoleniach otwartych właściwie nie jest możliwe – efekt integracyjny. Jeśli na szkolenie wyjazdowe wyjedzie jednocześnie kilka lub kilkanaście osób z jednego przedsiębiorstwa, jest bardzo prawdopodobne, że wrócą one do pracy ze zwiększoną motywacją do pracy, co można uznać za dodatkowy bonus dla pracodawcy.

Jacek Zaborowski – wiceprezes Effect Group