Przegląd międzynarodowych procesów zarządzania obsługą płacową

• Jedna czwarta przedsiębiorstw (23,7%), wybierając operacyjny model obsługi płacowej, bazuje na przestarzałych metodach
• Jedna piąta z nich (20,12%) nadal zatwierdza listę płac ręcznie, np. za pośrednictwem poczty e-mail
• Aż 79% przedsiębiorstw nie posiada systemu, który umożliwiałby konsolidację wszystkich operacji związanych z obsługą płacową lub ich przegląd w jednym globalnym raporcie

Opublikowany 29 listopada 2016 r. raport „An insight into multi-country payroll processing” („Przegląd międzynarodowych procesów zarządzania obsługą płacową”) jest próbą przybliżenia aktualnych wyzwań związanych z obsługą płacową i metod stosowanych w celu osiągnięcia większej efektywności, lepszej sprawozdawczości oraz uzyskania pełniejszego obrazu tego procesu w firmie.

W ankiecie, przeprowadzonej na zlecenie TMF Group – światowego dostawcy usług biznesowych prowadzącego działalność w ponad 80 krajach – i opracowanej przez Global Payroll Association, zebrano opinie 165 osób zajmujących się obsługą płac, od wiceprezesów i dyrektorów po pracowników operacyjnych, z firm reprezentujących szerokie spektrum branż.

Najważniejsze ustalenia raportu:

• Ryzyko stagnacji: Chociaż ponad jedna trzecia respondentów (36,5%) twierdziła, że „efektywność” jest kluczowym czynnikiem przy wyborze modelu obsługi płacowej, to zarazem prawie jedna czwarta (23,7%) przyznała, iż w swoim wyborze bazowała na dotychczasowym podejściu do procesu – co potencjalnie może ograniczać zakres czynności i sposób realizacji procesu – a jedna piąta (20,12%) nadal zatwierdza listę płac ręcznie.
• Wartość lokalnej wiedzy i doświadczenia: „Znajomość krajowych przepisów i wymogów” była bardzo często wskazywana jako jedno z największych wyzwań przy przejmowaniu lub przekazywaniu obsługi płacowej (49%) lub przy obsłudze płacowej prowadzonej w wielu krajach (35%). W efekcie 70,25% przyznaje, że bardzo ważne jest dysponowanie osobami znającymi lokalne języki do kontaktu w poszczególnych krajach.
• Osiąganie zgodności i spójności ponad granicami: Innymi ważnymi wyzwaniami związanymi z międzynarodową obsługą płacową były „możliwość znajdowania informacji na temat przepisów prawnych i zgodności” (35,7%) oraz „osiąganie spójności w zakresie polityki i procesów” (33,6%). Jedna czwarta badanych (25,2%) wskazała też trudności w zarządzaniu wieloma dostawcami.
• Przejście z perspektywy lokalnej na globalną: Około dwie trzecie (65%) podało, że nie ma jeszcze możliwości podglądu statusu przetwarzania listy płac na wszystkich rynkach, na których firma prowadzi działalność, i w związku z tym aż 79% przedsiębiorstw nie ma systemów, które mogłyby skonsolidować wszystkie operacje dotyczące obsługi płacowej w jeden globalny raport.
• Komentarz: 1 na 5 firm (20,99/20,73%) nie ma żadnych globalnych, lub obowiązujących w wielu jurysdykcjach, procesów ani polityk obsługi płacowej, które mogłyby zastąpić obecnie stosowane procesy na rynkach lokalnych.

Deborah Williams, Szef ds. Globalnych Usług Biznesowych w TMF Group, tak skomentowała raport: „Zewnętrzna obsługa płac to stosunkowo nowa, ale szybko zdobywająca popularność, usługa. Firmy coraz częściej przechodzą transformacje w skali globalnej, ale nadal samodzielnie zarządzają procesem obsługi płac na poziomie lokalnym. Tymczasem to, co w przedsiębiorstwach dobrze funkcjonowało wcześniej – ręczne przetwarzanie, sprawozdawczość na poziomie lokalnym – nie sprawdza się w przypadku dążenia do konsolidacji działań i globalizacji. Platformy technologiczne online są jednym z rozwiązań zapewniających globalną sprawozdawczość i analizę, ale dla uzyskania pełnego obrazu konieczne jest jeszcze dogłębne zrozumienie i znajomość lokalnych i regionalnych wymogów w zakresie zapewnienia zgodności. Dysponowanie odpowiednimi osobami do zarządzania obsługą płacową jest nadal bardzo istotne.”

Mikołaj Pluciński, Dyrektor Zarządzający TMF Poland, dodał: „Większość międzynarodowych firm działających w Polsce zarówno ma własnych specjalistów ds. płac, jak i korzysta z usług lokalnych dostawców zapewniających obsługę w tym zakresie. Ze względu na to, że w Polsce przepisy prawne zmieniają się bardzo szybko, kwestie związane z obsługą płacową wymagają stałej uwagi, np. w 2017 roku krajowa płaca minimalna wyniesie 2000 zł dla pracowników etatowych, krajowa płaca minimalna w przypadku umów cywilnych 13 zł za godzinę. Obecnie rząd pracuje także nad przepisami, zgodnie z którymi pracodawca będzie mógł przechowywać pliki osobowe pracowników w postaci elektronicznej zamiast papierowej. Jak stwierdzono w raporcie, przedsiębiorstwa działające w skali międzynarodowej powinny na bieżąco śledzić zmiany w przepisach w poszczególnych krajach i korzystać ze wsparcia obsługi płacowej na szczeblu lokalnym, tak aby zharmonizować te procesy z zasadami i procedurami globalnymi.”

Pełny raport można pobrać ze strony http://www.tmf-group-global.com