W poszukiwaniu skupienia...

Okazuje się, że znalezienie prywatności, której potrzebujesz w pracy, niekoniecznie wymaga zamykania drzwi. Nowe badanie Steelcase udowadnia, że kiedy biuro typu open space jest zaprojektowane z miejscami zapewniającymi prywatność, naprawdę można się skupić i sprawnie ukończyć swoje zadania. Ale nie zamykaj oczu: kiedy przychodzi czas na kreatywność, pomocne może być przebywanie na otwartej przestrzeni.

Badania dowodzą, że elementy wizualne zwiększające prywatność w miejscu pracy, pozwalają ludziom zachować koncentrację.

Nowe badanie Steelcase, przeprowadzone wspólnie z Uniwersytetem Wisconsin-Medison, wykazało, że zapewnienie elementów wizualnych zwiększających prywatność wystarczyło, aby pomóc pracownikom pozostać w skupieniu w hałaśliwych, otwartych przestrzeniach biurowych.

Serwisy informacyjne na całym świecie alarmują, że biuro stresuje nas zbytnim rozproszeniem oraz ograniczoną prywatnością. Dane jednak przestawiają nieco inną historię: zapewnienie większej liczby obszarów wspierających prywatność wizualną, może złagodzić niektóre tych z czynników, które rozpraszają i irytują ludzi w pracy. Kiedy firma równoważy potrzeby jednostek z potrzebami zespołów, biuro o otwartej charakterystyce może być środowiskiem, gdzie wszyscy dobrze się rozwijają.

Badania naukowe

Aby dokładniej przyjrzeć się wpływowi biura typu open space na wydajność w pracy, menedżer Steelcase WorkSpace Futures – Caroline Kelly, przeprowadziła badanie mierzące poziom uwagi jako kluczowy element każdego procesu pracy, który sygnalizuje zaangażowanie i skupienie.

Caroline Kelly konsultowała się z Center of Healthy Minds (CHM) na Uniwersytecie Wisconsin-Medison – światowym liderem w badaniach naukowych nad mózgiem i emocjami. Dr Richard Davidson, założyciel i dyrektor CHM, a także autor książki: „Życie emocjonalne mózgu”, zaintrygował się badaniem związku między środowiskiem fizycznym a samopoczuciem. Elena Patsenko - naukowiec z centrum - otrzymała zadanie pomocy w opracowaniu koncepcji badania prowadzonego przez Caroline Kelly i pełniła jednocześnie rolę eksperta w trakcie całego procesu.

Prawie 70. uczestników badania ukończyło zadanie „Sustained Attention Response Task” (SART) - testu szeroko stosowanego do mierzenia, jak dobrze ludzie mogą zachować koncentrację w czasie, gdy coś ich rozprasza. Wykonując zadanie typu „Idź / Nie idź” – które na podstawie określonej wskazówki, polega na naciśnięciu lub niewciskaniu przycisku - badacze mogą ocenić zdolność uczestników do skupienia się na podstawie ich czasu reakcji, wskaźnika błędów i czasu między błędami.

Kiedy firma równoważy potrzeby jednostek z potrzebami zespołów, biuro o otwartej charakterystyce może być środowiskiem, gdzie wszyscy dobrze się rozwijają.

Uczestnicy byli badani w dwóch konfiguracjach biura open space:

• Biurka typu bench bez paneli i elementów prywatyzujących.
• Brody WorkLounge – indywidualne stanowisko pracy z panelem zapewniającym prywatność.

Każdy uczestnik był testowany zarówno przy biurku, jak i na Brody WorkLounge. Aby zasymulować autentyczne środowisko biurowe, dwóch uczestników siedziało na biurku po przekątnej, a w tle odtwarzany był typowy hałas z biura o otwartej charakterystyce.

Wyniki

Wyniki pokazały, że zapewnienie prywatności wizualnej, pomaga ludziom znacznie lepiej się skoncentrować, niż siedzenie w całkowicie otwartych przestrzeniach.

Siedząc w Brody, uczestnicy mieli znacznie wolniejsze czasy reakcji w porównaniu z osobami siedzącymi przy biurku - co jest w rzeczywistości dobrym wynikiem. Wolniejsze czasy reakcji wskazują również na lepszą koncentrację, skupienie i zaangażowanie. Popełniali oni mniej błędów i mieli mniejsze różnice między czasami odpowiedzi, co wskazuje na ich ciągły stan skupienia.

Chociaż może się to wydawać sprzeczne z intuicją, że wolniejsze czasy odpowiedzi są lepsze, Elena Patsenko wyjaśnia, dlaczego tak się dzieje: Wydłużony czas reakcji zwykle wskazuje, że uczestnicy wpadają w automatyczne lub bezmyślne reagowanie, bez poświęcania czasu na przetworzenie lub zidentyfikowanie bodźca”

Zauważa również, że szybszy czas reakcji wiąże się z wyższymi wskaźnikami błędów, błądzącym umysłem i rozproszeniem uwagi – co jest bardzo niekorzystne.

Mózg się męczy

Ludzie skarżą się, że mają problem ze skupieniem się w biurze o otwartej charakterystyce, a neuronauka wyjaśnia, dlaczego tak się dzieje. Badania pokazują, że ludzka kora przedczołowa, w której odbywa się większość pracy związana z wiedzą – jest energochłonna i bardzo łatwo się rozprasza. Ludzie są w stanie poświęcić pełną uwagę tylko jednej rzeczy w danym momencie. Bez możliwości pracy w środowisku gwarantującym prywatność, pracownicy są uwięzieni w ogniu rozproszeń, dodających dodatkowe obciążenie poznawcze do wykonywanej pracy. Wraz ze spadkiem zdolności koncentracji i wzrostem obciążenia poznawczego, wzrasta automatyczny proces decyzyjny i cierpi na tym jakościowe myślenie.

Ponadto jesteśmy gatunkiem społecznym, a nasza ludzka natura wymusza pragnienie bycia akceptowanym i cenionym przez nasze plemię, co tylko wzmacnia roztargnienie. Aby uzyskać akceptację społeczną ze strony naszych rówieśników, stale monitorujemy nasze zachowanie i wygląd w oczach innych, aby upewnić się, że są one zgodne z normami i wartościami kulturowymi. Kontrolowanie własnego zachowania przez cały dzień rozprasza i pochłania energię, co sprawia, że jesteśmy wyczerpani podczas stresującego dnia pracy.

Nie musimy żegnać się z open spacem czy benchami. Musimy tylko inaczej go wyposażyć – mówi Caroline Kelly, Steelcase Workspace Manager Futures

Projektowanie biura open space

Kiedy ludzie narzekają na open space, często mówią o hałasie i rozpraszających rozmowach. Niektórzy zakładają, że prywatność akustyczna jest jedynym rozwiązaniem. Wyniki badania pokazują, że pracownicy mogą skupić się na open space bez tego. Przebywając w np. w Brody, uczestnicy mogli poprawić swoją zdolność koncentracji i pozostać zaangażowanym, mając większą prywatność wizualną i terytorialną. Projektując open space z szeregiem opcji - które zapewniają prywatność - pracownicy mogą znaleźć najbardziej odpowiednią dla siebie przestrzeń do wykonywanego zadania.

Czy to oznacza, że ​​biurka typu bench powinny zniknąć na zawsze? Nie tak szybko. Otwarte przestrzenie zapewniają inny zestaw korzyści: przestrzeń, wysokie sufity i większa perspektywa, zapewniają nam różne fizyczne doznania, które mogą przygotować nasz mózg do nawiązywania nowych połączeń i postrzegania rzeczy w nowy, inny sposób. Badanie wykazało również, że uczestnicy byli znacznie bardziej kreatywni, siedząc przy biurku typu bench. Korzystając z testu: „Zdalnych Współpracowników”, uczestnicy mieli jedną minutę na wymyślenie dodatkowego słowa, które miało coś wspólnego z trzema innymi osobami z listy. Przy benchu ludzie generowali bardziej poprawne odpowiedzi, wskazując, że mogą szybciej łączyć słowa w abstrakcyjny sposób.

Badania sugerują, że zmniejszenie koncentracji może w rzeczywistości poprawić naszą zdolność do dywergencji i kreatywności w rozwiązywaniu problemów - wyjaśnia Caroline Kelly.

Siedzenie przy benchu z kolegami z zespołu może być odpowiednim miejscem do wspólnego rozwiązania problemów. Innym razem, gdy musimy się skupić, najlepiej sprawdzają się przestrzenie zapewniające odosobnienie lub prywatność wizualną.

Środowisko badawcze: Dwa ustawienia planu otwartego

Test skupienia

Podczas wypełniania testu SART, uczestnicy popełnili znacznie więcej błędów, odpowiadając na podpowiedzi „Nie idź” siedząc przy biurku typu bench niż pracując na stanowisku Brody, co sugeruje, że uczestnicy pracujący w Brody mogli z większą łatwością utrzymać uwagę.

41% nieprawidłowych odpowiedzi na monit „No-Go” w Brody

49% błędnych odpowiedzi na monit „Nie idź” przy biurku Bench

Test kreatywny

Uczestnicy byli dodatkowo testowani pod kątem zdolności twórczych w teście „Zdalnych współpracowników”. Badanie wykazało, że uczestnicy doświadczyli statystycznie istotnego wzrostu prawidłowych odpowiedzi podczas pracy przy biurku typu bench.

41% pytań odpowiedziało poprawnie siedząc w Brody

43% pytań odpowiedziało poprawnie, siedząc przy benchu

Wspieranie „ja” w „my”

Rozwiązaniem jest zaoferowanie ludziom różnorodnych przestrzeni o różnym poziomie prywatności, z których mogą wybrać najlepsze miejsce do wykonywanej pracy. Oznacza to projektowanie przestrzeni, które równoważą potrzebę „ja” w „my” - wspierając zarówno pracę indywidualną, jak i zespołową. Wydaje się to proste, ale wyzwanie projektowe często polega na uzyskaniu odpowiedniego dystansu między obszarami skupienia a obszarami interakcji: zbyt blisko może prowadzić do tego, że grupa może rozpraszać jednostkę, ale zbyt daleko może prowadzić do sytuacji, gdzie ludzie nie szukają obszarów które zapewnią im koncentrację.

Każda osoba ma indywidualne potrzeby dotyczące prywatności i skupienia. Czas indywidualnej pracy jest tak samo ważny dla procesu twórczego, jak czas spędzony z innymi. Pracownicy potrzebują przestrzeni, w których mogą się odprężyć, naładować baterie i zatracić się w pracy przed ponownym wynurzeniem i współpracą zespołową.

Nie musimy żegnać się z open spacem lub benchami - wyjaśnia Caroline Kelly. Musimy tylko inaczej go wyposażyć. Obszary prywatności stworzone przez wspólne przestrzenie i meble, takie jak np. Brody, mogą przekształcić istniejące plany pięter, z miejsc które rozpraszają, w wygodne przystanie, w których pracownicy mogą współpracować i skupiać się w harmonii.