Współpraca, w której każdy wygrywa - Interim management

Niektóre procesy biznesowe wymagają specjalistycznej wiedzy eksperckiej, aby ich realizacja zakończyła się sukcesem. Firmy często nie dysponują kompetencjami, które umożliwiłyby efektywne i bezbłędne przeprowadzenie skomplikowanych projektów, takich jak restrukturyzacja przedsiębiorstwa czy wdrożenie nowych rozwiązań IT. Interim management to innowacyjna forma zarządzania, polegająca na czasowym wynajęciu wysokiej klasy eksperta, który posiada wieloletnie doświadczenie w realizacji złożonych projektów biznesowych, rozwiązuje palące problemy, wyciąga biznes z kryzysu i opuszcza przedsiębiorstwo jako sprawnie funkcjonujące.

Interim management to popularna na świecie, nowoczesna i efektywna forma zarządzania, którą od niedawna praktykuje się również na polskim rynku. Ze względu na stosunkowo krótką historię istnienia w naszym kraju, pojęcie to często mylone jest z klasycznymi usługami oferowanymi przez doradców. Warto zatem na początku przywołać kluczowe, charakterystyczne cechy, stanowiące o istocie tego unikalnego narzędzia interwencji biznesowej.

Zarządzanie tymczasowe – sprawnie, szybko, skutecznie

Interim management jest działaniem o zdefiniowanym celu, realizowanym w określonych ramach czasowych przez osobę fizyczną – interim managera, wewnątrz organizacji. Fundamentalnym celem wykorzystania tego rodzaju narzędzia zarządzania jest usprawnienie procesów biznesowych i osiągnięcie w wyniku tego konkretnych rezultatów, wyrażonych np. podniesieniem wartości przedsiębiorstwa. Firma nawiązuje współpracę z interim managerem, aby w ściśle określonym czasie wdrożył istotne zmiany, rozwiązał palący problem, pomógł wyjść z poważnego kryzysu bądź rozwinął strategię, przyczyniając się do usprawnienia i poprawy kondycji biznesu.

Tym, co odróżnia tymczasowe zarządzanie od doradztwa jest kompleksowość usługi i zakres zaangażowania. Interim manager bierze pełną odpowiedzialność za swoje działania, partycypując zarówno w ryzyku, jak i zysku, wynikającym autonomicznie z decyzji podejmowanych w czasie realizowanego kontraktu. Początek współpracy przedsiębiorstwa z interim managerem może przywoływać skojarzenia z konsultingiem. Punktem wyjścia jest bowiem analiza sytuacji firmy, diagnoza problemów i rekomendacja możliwych rozwiązań. Na tym jednak kończy się rola doradcy, natomiast interim managera dopiero wtedy się zaczyna. Nie tylko proponuje on rozwiązania, ale również bierze odpowiedzialność za ich wdrożenie. Nadzoruje implementację rekomendowanego planu działania, monitoruje efekty, w razie potrzeby koryguje i weryfikuje początkowe założenia. Ponieważ jest rozliczany z rezultatów swojej pracy, oferuje przedsiębiorstwu swoje pełne zaangażowanie, a przede wszystkim daje gwarancję, że cel zostanie osiągnięty – zaznacza Mateusz Skonieczny, CFO do wynajęcia, ekspert w dziedzinie controllingu strategicznego, planowania finansowego i business intelligence.

Aby z sukcesem odpowiedzieć na potrzebę klienta, działanie musi być szybkie, sprawne i skutecznie, dlatego wymaga doświadczenia i wiedzy eksperckiej – interim managerowie mają za sobą wieloletnią praktykę zawodową, w pracy w różnych środowiskach biznesowych, w tym kilkuletnie na szczeblu zarządczym. Oprócz wysokich kwalifikacji, wieloletniego doświadczenia w pracy jako manager, dogłębnej znajomości branży i pozytywnych referencji, interim manager musi posiadać pewne predyspozycje osobowościowe. Trzeba lubić ponadprzeciętnie trudne wyzwania, pracę pod presją czasu, w dynamicznym i podlegającym ciągłym zmianom środowisku, szybko adaptować się do nowych warunków, być pewnym siebie i swoich umiejętności – podkreśla Mateusz Skonieczny.

„Cykl życia” Interim Managera w przedsiębiorstwie można podzielić na następujące etapy^[1]:

• Wejście: Spotkanie, które odbywa się przeważnie na szczeblu właścicielskim, z pominięciem zaangażowania działu HR, co znacząco skraca czas rekrutacji eksperta. Etap ten zakłada prezentację dotychczasowych osiągnięć interim managera, określenie celu, wstępne wskazanie działań do jego osiągnięcia oraz możliwości jego realizacji przy wykorzystaniu dostępnych zasobów obu stron partnerstwa.

• Diagnoza: Dogłębna analiza i rozpoznanie sytuacji firmy. Na tym etapie, oprócz problemów zgłoszonych interim managerowi na początku współpracy, mogą zostać zdiagnozowane nowe trudności, jakie należy pokonać. Ich rozwiązanie na późniejszych etapach stanowi wartość dodaną pracy interim managera. Zdolności adaptacyjne i kompetencje analityczne pozwalają mu na przeprowadzenie rzetelnej diagnozy już w ciągu kilku dni po skompletowaniu listy dokumentacyjnej.

• Propozycja: Szczegółowe przedstawienie sposobów rozwiązania napotkanych problemów, planu projektu czy interwencji. Na tym etapie interim manager wybiera i rekomenduje najefektywniejsze rozwiązanie, nawet jeśli oznacza to zmianę początkowych założeń ustalonych na etapie wejścia.

• Wdrożenie: Etap obejmuje proces nadzoru nad implementacją zaproponowanego rozwiązania przez interim managera, bieżący monitoring i raportowanie. Niezwykle ważna na tym etapie jest autonomia działań i przejęcie kontroli przez interim managera, który zarządza teraz zespołem pracowników, zaangażowanych w dany projekt czy działanie interwencyjne.

• Zakończenie: Finał współpracy następuje w momencie, kiedy cel został osiągnięty, współpraca poddana ewaluacji, a klient jest usatysfakcjonowany. Kluczowy dla tego etapu jest transfer wiedzy i praktyk, niezbędnych do kontynuacji wdrożonych działań, na pracowników firmy. Zdarza się, że po zakończeniu współpracy, ekspert świadczy przedsiębiorstwu okazjonalne doradztwo czy oferuje dalsze szkolenia.

[1] Institute of Interim Management, Guide to interim management, kwiecień 2014

Niecodzienne sytuacje wymagają niecodziennych rozwiązań

Zgodnie z raportem Executives Online „The European Interim. Europe Survey Report 2014”, europejskie firmy przeważnie decydują się na wykorzystanie wiedzy eksperckiej interim managera do:

• zarządzania zmianą (32%) – transformacji biznesu czy optymalizacji procesów,
• zarządzania w czasie kryzysu (15%),
• uzupełnienia potrzebnych kompetencji w obliczu ich braku w aktualnym zespole (13%),
• realizacji wdrożenia dużego projektu (15%), np. relokacji biznesu.

Niektóre procesy realizuje się w firmie tylko raz lub kilka razy w ciągu jej istnienia, dlatego managerowie i pozostali pracownicy mogą nie mieć (i nikt od nich tego nie wymaga) doświadczenia w powoływaniu do życia nowych działów i wcielania ich w strukturę firmy, wdrażania nowych rozwiązań klasy ERP czy tworzenia analizy SWOT całego przedsiębiorstwa na potrzeby ekspansji na nowe rynki. Interim managerowie mają natomiast udokumentowane doświadczenie w realizacji takich zadań „specjalnych”, które pozwala im działać sprawnie, efektywnie i nie popełnić błędów, wynikających z braku specjalistycznej wiedzy – zapewnia Mateusz Skonieczny. Jak pokazuje zeszłoroczne badanie HAYS „Interim Management na polskim rynku. Perspektywa eksperta”, polskie firmy najczęściej decydują się na skorzystanie z usług interim managera w procesie zarządzania zmianą czy budowania strategii, a także do wsparcia projektów realizowanych w obszarach, takich jak sprzedaż, marketing, produkcja czy finanse. Nie każdą firmę stać na zatrudnienie dyrektora finansowego na pełen etat, a mniejsze organizacje biznesowe rzadko dysponują doświadczeniem, kompetencjami i wiedzą ekspercką w obszarze takich „niecodziennych” procesów finansowych, jak konsolidacja sprawozdań, projekty due diligence, czy przygotowanie firmy do wejścia na giełdę – wymienia Mateusz Skonieczny.

Światowy rynek usług interim management liczy już kilkadziesiąt lat i prężnie się rozwija. Polskie przedsiębiorstwa wciąż jednak nieufnie podchodzą do rozwiązania, które opiera się na ograniczonej czasowo współpracy z zewnętrznym specjalistą. Z jednej strony jest to wynik niedojrzałego jeszcze rynku – w naszym kraju ekspertów z doświadczeniem w pracy jako interim manager jest kilkuset, podczas gdy w Wielkiej Brytanii prawie co trzeci manager ma za sobą zrealizowane projekty zarządzania tymczasowego. Z drugiej strony, wśród przedsiębiorców wciąż panuje niedostateczna wiedza na temat istoty tej usługi i korzyści jakie ze sobą niesie.

Na pewno słowem kluczem jest tu „zaufanie”. W swojej pracy interim manager kieruje się kodeksem etycznym i przestrzega klauzul zaufania zapisanych w umowie. Transparentność i wysoka kultura pracy to fundament jego reputacji, dlatego właściciel firmy nie powinien obawiać się udzielania dostępu do wrażliwych informacji zewnętrznemu ekspertowi, podobnie jak nie obawia się przekazywać ich prawnikowi, a w prywatnym życiu – lekarzowi – przekonuje Mateusz Skonieczny.

Wysoka jakość, gwarancja rezultatów

Niewątpliwie unikatową korzyścią wynikającą z zaangażowania interim managera do przeprowadzenia skomplikowanego procesu biznesowego czy rozwiązania problemu, z jakim boryka się firma, jest gwarancja efektywności i wysokiej jakości działań. Podstawą możliwości składania tego rodzaju deklaracji jest doświadczenie i wiedza zatrudnianego eksperta, która pozwala mu nie tylko osiągać zamierzone cele, ale również przewidywać rezultaty swojej pacy.

Chociaż usługa interim managera wydaje się na pierwszy rzut oka kosztowna i ekskluzywna, w rzeczywistości przynosi oszczędności. Wynagrodzenie interim managera w niektórych wypadkach osiąga 150% pensji etatowego pracownika, klient nie ponosi jednak innych kosztów zatrudnienia – podatków i świadczeń. Ponadto płaci za realny czas pracy managera tymczasowego, z wyłączeniem urlopu czy zwolnień lekarskich. Często wysokość wynagrodzenia interim managera uzależniona jest od zysku odciągniętego ze współpracy. Przedmiotem oszczędności jest również czas, którego przedsiębiorca nie traci na szkolenie nowego członka kadry i wdrażanie go w życie firmy. W tym świetle kalkulacja kosztów wypada często na korzyść zatrudnienia interim managera.

Dodatkowym atutem jest niezależność interim managera. Zaangażowanie zewnętrznego eksperta w sprawy firmy pozwala uzyskać obiektywny i świeży punkt widzenia, zobaczyć problem od innej strony, dostrzec mocne strony tam, gdzie pozornie nie dzieje się nic spektakularnego. Z tego względu zatrudnienie takiej osoby nawet w stabilnej sytuacji, kiedy potencjalnie nie ma nic do naprawienia, może przynieść bardzo korzystne rezultaty i przyczynić się do wzrostu konkurencyjności biznesu. Osoba z zewnątrz stoi ponadto na neutralnym stanowisku wobec polityki firmy, układów sił i relacji, dlatego łatwiej jest jej postawić obiektywną diagnozę i podjąć niepopularne decyzje, jeśli wymaga tego dobro całego przedsiębiorstwa.

Bez wątpienia wartością dodaną interim managementu jest też transfer wiedzy. Czasowe wynajęcie eksperta pozwala pracownikom wszystkich szczebli, w tym zarządczego, czerpać z doświadczenia i wiedzy eksperta. Zdarza się, że interim manager zostaje wynajęty do wsparcia etatowego managera i przygotowanie go do realizacji analogicznych procesów samodzielnie w późniejszym czasie.

Współpraca, w której każdy wygrywa

Motywacją interim managera w jego pracy jest powodzenie realizacji założonego celu, ponieważ sukces klienta stanowi potwierdzenie jego kompetencji i podstawę referencji, które budują jego życiorys zawodowy i pomagają mu zdobywać kolejne zlecenia.

To jest ten najbardziej satysfakcjonujący model partnerskiej współpracy, oparty na zasadzie win-win. Firma zyskuje nową perspektywę rozwoju, optymalizuje koszty, wzmacnia swoją pozycje na rynku. Interim manager – kolejne ekscytujące zawodowo doświadczenie. Myślę, że polskie firmy wkrótce zaczną dostrzegać korzyści płynące z wdrażania zarządzania tymczasowego, szczególnie w obliczu rosnącej popularności pracy projektowej czy trendu mobilności. Dostrzegalne są już pierwsze symptomy. Jak podaje jedna z agencji doradztwa personalnego, zainteresowanie zatrudnieniem interim managera wzrosło o 200% w porównaniu do zeszłego roku – konkluduje Mateusz Skonieczny.