Wywiad z Marcinem Drzewieckim, Dyrektorem Handlowym w Iron Mountain
Agata Stolarz, Pro Progressio: Iron Mountain jest jednym z liderów w obszarze archiwizacji dokumentów. Jak w chwili obecnej wygląda polski rynek w sektorze takich usług?
Marcin Drzewiecki, Dyrektor Handlowy Iron Mountain: Rynek usług archiwizacyjnych przechodzi wielką zmianę. Firmy redefiniują swoje usługi, ponieważ archiwizujemy teraz nie tylko papier, ale również dokumenty przetworzone w procesie digitalizacji. Za granicą Iron Mountain inwestuje w centra danych, ostatnie otworzyło się w Phoenix.
W Polsce dostawcy rozwiązań z zakresu zarządzania informacją promują usługi skanujące, będące komplementarnymi do tradycyjnych usług przechowywania pudeł. Generuje to nowe dane, które także należy przechowywać, udostępniać, czy chronić. Powstają rozwiązania holistyczne, skrojone na miarę dla danej branży lub sektora. W to wszystko wpisuje się oferta Iron Mountain, który jako lider rynku jest prekursorem wielu rozwiązań z obszaru swojej działalności. Mam tu na myśli rozwiązania typu ECM, czyli zaawansowane platformy do zarządzania informacją – jak na przykład wdrożone przez Iron Mountain M-files. Takie ułatwienia, optymalizujące pracę klientów to moim zdaniem przyszłość naszej branży.
AS: Na co najczęściej zwracają uwagę firmy korzystające z usług Waszej firmy?
MD: Bez wątpienia Iron Mountain zbudował swoją pozycję, pokazując się jako dostawca rzetelny, wiarygodny i odpowiedzialny. To właśnie na te atrybuty firmy niezmiennie zwracają uwagę. Równolegle, dostawcy coraz częściej patrzą na naszą technologię. To właśnie ona staje się kolejnym wyróżnikiem firmy takiej jak Iron Mountain. Dzięki technologii automatyzujemy prace, zdecydowanie zmniejszamy ryzyko powstawania błędów oraz zwiększamy efektywność, co przekłada się na konkurencyjność ekonomiczną. Poza tym, u nas nie ma rzeczy niemożliwych. Mamy więc opinię wszechstronnej organizacji.
AS: Które branże są największymi klientami w sektorze usług archiwizacji dokumentów?
MD: Największym producentem dokumentów jest branża finansowa i ubezpieczeniowa. To one są największymi klientami w archiwizacji dokumentów. Tutaj występuje największa potrzeba utrzymania „higieny” tych zasobów pod kątem niszczenia starych, niepotrzebnych materiałów, ale też bezpiecznego przechowywania aktywnych dokumentów. Niewątpliwym impulsem do separacji dokumentów w ostatnich miesiącach było RODO. W związku z tym aktywność tych branż jest w naszym odczuciu największa.
AS: Z uwagi na RODO, czy Iron Mountain musi spełniać dodatkowe wymogi w przypadku stykania się z dokumentacją swoich klientów?
MD: Tak długo, jak ochrona danych nie stanie się instynktem, nie można mówić, że spełnia się wymogi kontaktu z dokumentacją swoich klientów. Począwszy od zabezpieczenia prawa dostępu do danych, poprzez odpowiednie umowy, kontrolę nad przepływem dokumentacji, po dalsze monitorowanie i raportowanie – wymogi RODO to dla nas standardy pracy. Jako Iron Mountain rozmawiamy jak ustrzec się normalizacji ryzyka związanego ze standardem pracy, aby wymogi RODO nie były wystawione na próbę.
AS: Jak ocenia Pan dynamikę rozwoju branży archiwizacji dokumentów w dobie powszechnej digitalizacji?
MD: Zmiana dla tej branży nigdy wcześniej nie była tak szybka, a w przyszłości nie będzie tak powolna, jak dzisiaj. Każdego dnia nasz zespół zajmuje się przyszłością. Digitalizacja ma to do siebie, że staje się opłacalna i widoczna tylko, gdy nabierze skali. Digitalizując organizację, należy koncentrować się nie tylko na narzędziach i technologii, ale również na zmianie sposobu myślenia, a także procesów wewnątrz organizacji. Znamy firmy, które, na przykład, przygotowując się na przeprowadzkę do nowego biura, zwracają się do nas z prośbą o wdrożenie digitalizacji dokumentów w momencie ich powstawania, ponieważ przestrzeń biurowa nie przewiduje miejsca na tradycyjne procesy manualne. To wyraz prawdziwej zmiany cyfrowej, ponieważ jest ona wielopoziomowa, także mentalna. Dla tej branży to najlepszy moment na innowacje. Przegrywają ci, którzy za wcześnie z nich zrezygnowali.
