Biura elastyczne: 10 najważniejszych pojęć

Popyt na elastyczne powierzchnie biurowe w całej Polsce gwałtownie rośnie, w ubiegłym roku wzrost ten wyniósł ponad 72%. Napędzana rozwojem startupów, MŚP, sektora usług dla biznesu i dużych korporacji, Polska stała się ważnym ośrodkiem dla sektora biur elastycznych. Ale czym dokładnie jest elastyczna przestrzeń biurowa?

Przestrzeń biurowa nie oznacza już jedynie budynku zarządzanego przez wynajmującego. Gdy dodamy słowo „elastyczna” przed wyrażeniem „przestrzeń biurowa”, można tylko zgadywać, czy ukuty w ten sposób termin odnosi się do biur wirtualnych, biur serwisowanych, czy udostępnianych na żądanie przestrzeni hot desk – jeśli wspomnimy tylko kilka typów alternatywnych przestrzeni do pracy.

Biuro przyszłości to nie pojedyncze miejsce, tylko sieć przestrzeni i usług. Taka sieć obejmuje przestrzenie przeznaczone do wykonywania konkretnych zadań, takich jak praca w skupieniu, zespołowa burza mózgów, prezentacje dla klientów, szkolenia pracowników, spotkania itp.

Sposób, w jaki mówimy o naszych miejscach pracy i ich zastosowaniu, doprowadził do powstania wielu nowych definicji, choć terminy te często różnią się w zależności od kraju lub regionu. W niniejszym artykule przyglądamy się bliżej 10 najczęściej używanym terminom w odniesieniu do elastycznych powierzchni biurowych w Polsce.

Biuro elastyczne

Biuro elastyczne nazywane również elastyczną przestrzenią biurową lub roboczą, to termin obejmujący kilka rodzajów miejsc pracy, w tym przestrzenie coworkingowe, biura hot desk, biura zarządzane i biura wirtualne. Elastyczne biuro zostało zaprojektowane pod kątem zmieniających się celów biznesowych w celu zapewnienia pracownikom swobody pracy w dowolny sposób oraz w dowolnym czasie i miejscu. Choć każde biuro elastyczne może wyglądać nieco inaczej, wiele z nich ma wspólne podstawowe elementy, takie jak otwarta przestrzeń, ciche strefy, wspólne wyposażenie i stanowiska, które mogą zostać dostosowane do własnych potrzeb.

Biuro prywatne

Biuro prywatne to wydzielone miejsce pracy, które nie jest współdzielone z innymi. Biura prywatne bywają pojedynczymi biurami dla jednej osoby w przestrzeni coworkingowej lub mogą być przeznaczone dla zespołów liczących 20, 50 lub więcej osób. Biura prywatne mieszczące się zarówno w tradycyjnych przestrzeniach biurowych, jak i przestrzeniach coworkingowych, są oddzielone od innych przestrzeni roboczych ścianami lub ściankami działowymi. Zazwyczaj znajdują się z dala od przestrzeni otwartej głównego biura lub obszarów wspólnych, dzięki czemu użytkownicy mogą się skupić na pracy.

Biuro serwisowane (również: executive suite)

Biura serwisowane to gotowe do wprowadzenia się, w pełni wyposażone przestrzenie w centrum biznesowym lub przestrzeni coworkingowej. Biura serwisowane są zazwyczaj obsługiwane przez zewnętrznych dostawców z opcją elastycznego najmu krótkoterminowego – na okres od miesiąca do kilku lat. Biura serwisowane wynajmowane w wersji all-inclusive są zwykle okablowane i wyposażone w krzesła, biurka, rozwiązania do przechowywania i integracje technologiczne zgodnie z umową między najemcą a operatorem.

Biuro wirtualne (VO)

Biuro wirtualne to usługa, która zapewnia firmom dowolną kombinację usług, przestrzeni biurowej i/lub technologii bez nakładów kapitałowych związanych z posiadaniem lub wynajmowaniem tradycyjnego biura. Główną korzyścią z zakupu biura wirtualnego jest pozyskanie atrakcyjnego pod względem rynkowym adresu biznesowego. Wiele biur wirtualnych oferowanych jest w elastycznych przestrzeniach biurowych i obejmuje takie usługi, jak recepcjonista, obsługa przesyłek, i nie tylko. Przestrzenie te mogą również obejmować dedykowaną powierzchnię biurową i sale konferencyjne, w których firmy i osoby prywatne mogą organizować spotkania z klientami.

Biuro zarządzane

Biuro zarządzane to prywatna przestrzeń do pracy, która może zostać w pełni dostosowana do potrzeb użytkownika, w celu spełnienia wymagań każdego najemcy. Jest ona zarządzana przez jednego dostawcę od momentu wprowadzenia się do wyprowadzki. Począwszy od pozyskiwania nieruchomości i negocjowania umowy najmu z właścicielem, po projektowanie przestrzeni i wprowadzanie brandingu, dostawcy biur zarządzanych zazwyczaj oferują elastyczne umowy na okres od 12 miesięcy do 5 lat, choć dostępne są również dłuższe terminy. Zarządzana przestrzeń biurowa znajduje się pod opieką jednego dostawcy zewnętrznego, co oznacza, że cena opłacanego co miesiąc lub co kwartał czynszu uwzględnia koszty wyposażenia biurowego, dodatkowe udogodnienia, konserwację, katering, media, a nawet koszty rezygnacji.

Coworking

Coworking to korzystanie z biura lub innego środowiska pracy przez osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą lub pracujące dla różnych pracodawców, zazwyczaj obejmujące dzielenie się sprzętem, pomysłami i wiedzą. Coworking jako globalny ruch, który po raz pierwszy zyskał popularność na początku XXI wieku, oferuje zarówno oszczędności kosztowe, jak i wygodę za sprawą wspólnej infrastruktury, co jest atrakcyjnym rozwiązaniem zarówno dla indywidualnych freelancerów, jak i zespołów korporacyjnych. Coworking, sprzyjając elastyczności, poczuciu wspólnoty, produktywności i niższym kosztom, zachęca członków do nawiązywania kontaktów, współpracy i socjalizacji.

Istnieje kilka różnych rodzajów produktów lub terminów, które mieszczą się w kategorii coworkingu:

• Biurko dedykowane – osobiste biurko w przestrzeni coworkingowej, zwane czasem biurkiem coworkingowym, wynajmowane dla jednej osoby i dla niej zarezerwowane.
• Hot desk – biurka hot desk dostępne na zasadzie „kto pierwszy, ten lepszy” nie mają stałego właściciela i nie mogą zostać oficjalnie zarezerwowane.
• Współdzielona przestrzeń biurowa – synonim przestrzeni coworkingowej, otwarta przestrzeń do pracy, w której ludzie z wielu zespołów lub firm mogą współpracować na elastycznych zasadach.

Karnet jednodniowy

Karnet jednodniowy umożliwia jednej osobie korzystanie z udogodnień i wyposażenia przestrzeni coworkingowej przez jeden dzień. Z karnetów jednodniowych często korzystają osoby, które potrzebują miejsca do pracy na krótki czas, np. w czasie podróży lub pomiędzy różnymi projektami. Mogą z nich korzystać także osoby chcące wypróbować przestrzeń coworkingową, zanim zdecydują się na wykupienie członkostwa.

Praca hybrydowa

Praca hybrydowa to rodzaj modelu pracy, w którym pracownik dzieli swój czas pomiędzy fizyczne miejsce pracy (takie jak biuro lub przestrzeń coworkingowa a pracę z domu. Wdrożenie hybrydowego modelu pracy daje pracownikom swobodę wyboru miejsca, w którym pracują, i metod pracy pod kątem największej produktywności. Mówi się, że hybrydowy model pracy, jako model stawiający ludzi na pierwszym miejscu, zwiększa produktywność i zadowolenie z pracy, a jednocześnie rozwiązuje główne problemy związane z pracą zdalną, takie jak izolacja i brak poczucia wspólnoty.

Przestrzeń jako usługa (space-as-a-service, SPaaS)

Model „przestrzeń jako usługa” uznawany jest przez wielu za jeden z najbardziej przyszłościowych modeli kształtujących obecny rynek nieruchomości komercyjnych. Formuła SPaaS znana również pod nazwą workspace-as-a-service odnosi się do połączenia doświadczeń użytkownika (UX), zapewniając fizyczną przestrzeń roboczą i pewne udogodnienia z myślą o zapewnieniu kompleksowego środowiska pracy. Model ten zwiększa elastyczność i bezpieczeństwo ekonomiczne, umożliwiając klientom wynajmowanie tylko takiej przestrzeni, jakiej potrzebują, i na krótszy okres.

Tradycyjna przestrzeń biurowa

Tradycyjna przestrzeń biurowa (lub dzierżawiona przestrzeń biurowa) jest wynajmowana na określony czas bezpośrednio od właściciela, zwykle na podstawie stawki wyrażanej w metrach kwadratowych na rok. Można również ją kupić od ręki. W takim wypadku właściciel odpowiedzialny jest za rozbudowę i wyposażenie biura, a także zadbanie o wszystkie media i nakłady inwestycyjne. Sprzyjające prywatności i skupieniu tradycyjne przestrzenie zasadniczo stanowią własną siedzibę firmy. Typowy rozkład piętra może obejmować np. połączenie prywatnych biur, otwartej przestrzeni z boksami lub biurkami oraz salę konferencyjną.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #12 September-October (5/2023)