Biura w „nowej” przyszłości

Globalnie obraz powrotu do biur jest podzielony. Dla przykładu, 1/4 pracodawców w Polsce nie planuje powrotu do pracy w trybie stacjonarnym w pełnym wymiarze godzin, podczas gdy np. hiszpańscy politycy próbują czterodniowego tygodnia pracy.

48% Europejczyków wolałoby pracować w domu w pełnym wymiarze godzin, ale 52% uważa, że ich szefowie woleliby, by fizycznie byli obecni w biurze. Na świecie to Azja ma najwyższy wskaźnik obłożenia biur. Badania wykazują, że 99% pracowników biurowych w tym regionie świata pracuje w biurze w pełnym wymiarze godzin lub w modelu hybrydowym.

Co wpływa na przyszłość biur? Wiemy, że będą one zupełnie innym miejscem niż przed pandemią. Rodzi się pytanie – czy możemy utrzymać ten sam poziom produktywności, budowania relacji i dzielenia się wiedzą bez spotykania się na żywo w biurze?

Czy przyszłością pracy będzie powrót do biura?

Biura przyszłości to spektrum rozciągające się od w pełni zdalnego (home office) do w pełni opartego na tradycyjnym, stacjonarnym biurze. Z jednej strony są firmy, takie jak Quora oraz Spotify, które oferują w pełni pracę zdalną. Inne, takie jak Apple oraz Microsoft, są pośrodku z hybrydowym modelem pracy. Z kolei tradycyjne firmy, takie jak JP Morgan Chase i Goldman Sachs, oczekują od pracowników pełnego powrotu do biura.

Po przymusowej pracy z domu podczas lockdownu ludzie niechętnie wracają do tradycyjnej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, z ustalonymi godzinami i wysokimi kosztami towarzyszącymi dojazdom. Według ankiety PwC dotyczącej pracy zdalnej, 55% pracowników twierdzi, że wolałoby pracować zdalnie co najmniej dwa razy w tygodniu, a większość kadry kierowniczej uważa, że praca zdalna zostanie z nami na dobre. Firma Morgan Lovell, zajmująca się projektowaniem biur, stworzyła „Miejsce pracy 3.0” jako określenie „biura przyszłości”. Jest to przejście od „Miejsca pracy 1.0” – praca przy biurku lub na Sali konferencyjnej – i „Miejsca pracy 2.0” – biura w open-space oraz hot-desking – do równowagi między pracą w domu i biurze. Sukces w uzyskaniu właściwej równowagi będzie polegał na elastyczności w czasie, jak również na samej organizacji miejsca pracy.

Nowa definicja biura

Pomimo popularności pracy hybrydowej, nie jesteśmy jeszcze gotowi, by stwierdzić, że tradycyjne biura odchodzą do lamusa. Fizyczna przestrzeń biurowa to miejsce umożliwiające efektywną komunikację i współpracę. Biuro wspiera rozwój osobisty oraz zawodowy.

Jedną z zalet fizycznego miejsca pracy jest jego wartość społeczna. Praca z domu podczas lockdownu udowodniła, że możemy komunikować się ze współpracownikami z całego świata za pośrednictwem Teamsa, Zooma czy Google Meet. Jednakże spotkania twarzą w twarz w biurze mają swoją magię. Począwszy od spotkania przy kawie, szybkie brainstormy w Focus roomach, po możliwość rozmowy z innymi ludźmi na tzw. fajce. Spotkanie na żywo daje nam dużo więcej możliwości niż spotkania online. Jesteśmy osobnikami, którzy lubią mieć kontakt z innymi – przez co nie czujemy się wyobcowani.

Jeśli przyszłość biur koncentruje się na wartości interakcji międzyludzkich, to co to oznacza dla projektowania biur?

Podczas pandemii projekt biura musiał uwzględniać przestrzeń, bezpieczeństwo i higienę – po pandemii chodzi o optymalizację wydajności i innowacyjność poprzez elastyczność i współpracę. Jak będą wyglądać biura przyszłości? Przyjrzyjmy się niektórym trendom.

Lokalne huby

Czas dojazdu i koszty związane z lokalizacją to problem związany z utrzymaniem przez pracowników work-life balance przy jednoczesnym upewnieniu się, że koszt wynajmu lub posiadania powierzchni biurowej jest zrównoważony. Firmy mogą zdecydować się na odejście od jednej miejskiej centrali na rzecz regionalnych placówek – znanych jako model hub-and-spoke.

Biura satelitarne pozwalają na zachęcenie pracowników do przychodzenia do biura bliżej ich miejsc zamieszkania – zachowuje to poczucie synergii z firmą. Oznacza to również, że pracownicy mają więcej możliwości dojazdu do pracy, ponieważ podmiejskie parki biznesowe zazwyczaj oferują bezpłatny parking, a koszty biurowe mogą być niższe niż w lokalizacjach w centrum miasta, gdzie przestrzeń jest na wagę złota.

Przestrzenie co-workingowe

Jeśli praca hybrydowa oznacza, że ludzie mogą pracować z domu, gdy potrzebują cichszego otoczenia, aby się uspokoić i skoncentrować, to biuro jest miejscem interakcji. Zamiast izolowanych boksów lub oddzielnych biurek, kameralnie urządzona przestrzeń wspólna umożliwia rozmowy osobiste na kanapach i fotelach, Focus roomy pozwalają małym grupom na współpracę, a większe sale konferencyjne pomagają zespołom spotkać się i popracować nad danym projektem.

Zwiększenie obecnej przestrzeni biurowej

Dystans społeczny oznaczał, że firmy musiały zmaksymalizować zagospodarowanie każdego metra kwadratowego swoich biur, aby zapewnić pracownikom bezpieczeństwo bez uszczerbku dla wydajności. W miarę wycofywania dystansu społecznego i pierwszeństwa pracy hybrydowej, firmy będą prawdopodobnie potrzebowały mniej miejsca na biurka, ale niekoniecznie oznacza to redukcję. W rzeczywistości zmiana przeznaczenia powierzchni oznacza, że najpewniej potrzeba więcej miejsca, aby otworzyć obszary do współpracy i spotkań towarzyskich.

Inteligentniejsze budynki

Podobnie jak w przypadku płatności zbliżeniowych, biura mogą wymagać ewolucji, aby ograniczyć liczbę wspólnych punktów kontaktu, nawet po pandemii. Korzystanie z aplikacji w celu uzyskiwania dostępu do takich rzeczy, jak szafki i drukarki, zamiast fizycznego dotykania udostępnionych przycisków, chroni zdrowie i bezpieczeństwo pracowników bez wpływu na wydajność.

Inteligentne zarządzanie budynkiem może również przynosić korzyści dla środowiska – tak działają na przykład systemy ogrzewania i oświetlenia reagujące na pogodę i liczbę najemców. Dane z tych systemów są kluczem do zwiększania efektywności energetycznej, minimalizowania śladu węglowego budynku oraz optymalizowania kosztów.

Przestrzenie kreatywne

By pobudzić rzeczoną kreatywność, zachęcić pracowników do interakcji społecznych lub też zwiększyć ich produktywność, przestrzeń powinna stymulować emocje. Soft seatingi zachęcają do relaksu (przypominają przestrzenie domowe), budki telefoniczne umożliwiają odbycie spotkań online bądź spotkań 1:1, w open-space możemy wykorzystywać ciekawe elementy projektowe, aby łączyć ludzi (hamaki, binbagi, bilard, stoły barowe). Możemy zainicjować również pokoje do webinarów lub tzw. sleeping cabins (pamiętajmy, że nawet 10 minut tzw. power nap – regenerującej drzemki – zwiększa efektywność).

Dobre samopoczucie!

Praca w domu podczas lockdownu dała części osób możliwość poświęcenia większej ilości czasu na pasję i hobby. Jednakże ciemną stroną tego medalu jest zatarcie granic między pracą a domem. Zauważalnie wzrasta liczba osób, które narzekają na wypalenie zawodowe. Co możemy zrobić, by pomóc tym osobom w naszych biurach? Możemy rozpocząć cykl ćwiczeń przy komputerze, zajęć jogi, czy spotkań z psychologiem i zachęcać osoby, które pracują w domu, aby przychodziły do biura będącego miejscem spotkań ze znajomymi z pracy. Zmiana otoczenia i powrót do porannej rutyny pomaga wrócić na odpowiednie tory i jednocześnie zachować dobre samopoczucie.

Autor: Katarzyna Augustyn Chief Marketing Officer, Loftmill

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #8 January-February (1/2023)