Biura – z przestrzeni pracy do przestrzeni doświadczeń

Na przestrzeni ostatnich dwóch lat, nauczyliśmy się dostosowywać do realizacji nieprzewidzianych scenariuszy. Wiele organizacji nadal zastanawia się, w jaki sposób zapewnić swoim pracownikom dobrostan, a pewnym jest, że owe potrzeby pracowników ewoluują. To one często, jeżeli nie głównie, stają się motorem napędowym do zmian zarówno w kategoriach oferowanych im benefitów, wolności wyboru modelu pracy, czy nawet skrócenia tygodnia pracy. Po okresie przedłużających się lockdownów oraz hiperoptymizmu związanego z opcjami pełnej dowolności w zakresie pracy zdalnej, pojawiają się głosy i refleksja, że biuro wcale nie jest takie złe.

Według badań przeprowadzonych w sierpniu ubiegłego roku przez międzynarodowy portal pracy Indeed.com, istnieje pięć elementów pracy w biurze, za którymi ludzie najbardziej tęsknili pracując zdalnie:

• 73% tęskni za osobistymi kontaktami. Przed pandemią, większość pracowników spędzała w pracy połowę swojego dnia, wchodząc w różnego rodzaju interakcje społeczne, w tym także uczestnicząc w spontanicznych rozmowach, które są trudne do odtworzenia wirtualnie.
• 64% jest mniej rozproszonych pracując w biurze, aniżeli w domu. Tętniące życiem biuro z dużą ilością ludzi może rozpraszać niektórych, ale dla innych dom może jeszcze bardziej przeszkadzać w pracy – czy to za sprawą dzieci, zwierząt domowych, sąsiadów czy głośnej okolicy.
• 50% tęskni za dojazdami – rozumianymi również jako codzienna rutyna podczas codziennej podróży (telefon do członków rodziny, ulubiony program radiowy czy szybka przerwa na śniadanie). Badania przeprowadzane były w Stanach Zjednoczonych, gdzie średni czas dojazdu do pracy wynosił ok. 26,6 min. W tym kontekście popularna jest koncepcja miast 15-minutowych, w których średni dojazd do pracy czy kluczowych dla nas miejsc – wynosi właśnie kwadrans.
• 45% tęskni za osobistymi spotkaniami ze swoimi współpracownikami. Platformy do wideokonferencji umożliwiają komunikację, jednakże brak bezpośrednich relacji, czytania mowy ciała czy intonacji, może prowadzić do nieporozumień. W dobie wideokonferencji pojawia się również przesycenie taką formą pracy.
• 37% tęskni za codzienną rutyną związaną z pójściem do biura. Praca zdalna powoduje znaczną zmianę w rutynie. Chociaż dla niektórych może to mieć swoje zalety – takie jak możliwość pracy w zaciszu domu i dodatkowa elastyczność w zarządzaniu harmonogramami innych osób w domu – jednak może być trudno odtworzyć codzienną rutynę chodzenia do pracy, jeśli nie jesteś fizycznie nigdzie. Posiadanie dwóch różnych miejsc i godzin pracy i domu (oraz, cóż, wszystkiego innego) ułatwia rozdzielenie każdego dnia.

Działy zarządcze, HR, EB chcąc podołać zmieniającym się oczekiwaniom pracowników zostały pośrednio zmuszone do wytężonej pracy koncepcyjnej. A wszystko po to, by odnaleźć złoty środek zapewniający optymalne warunki sprzyjające pracy i efektywności pracowników. Część z organizacji wykorzystała zapewniający optymalne warunki sprzyjające pracy i efektywności pracowników. Część z organizacji wykorzystała ten czas także na zmianę swoich założeń co do formatu prowadzenia działalności, wykorzystywanej powierzchni biurowej, ilości oddziałów.

JAK TO WPŁYNĘŁO NA RYNEK BIUROWY?

Po pewnym okresie spowolnienia zauważalne są trzy główne nurty. Z jednej strony organizacje pozostają w modelu tradycyjnym – oferując swoim pracownikom klasyczne przestrzenie biurowe oraz formaty elastyczne rozumiane zarówno jako powierzchnie coworkingowe, jak i biura serwisowane. Stąd obserwowany jest, nie tylko w większych miastach, rozwój sieci coworkigowych.

Drugim formatem stanowiącym podstawę działalności, jest prowadzenie biznesu z przewagą modelu zdalnego. W tym momencie możliwość pracy zdalnej nie jest już tylko opcją – ale niejednokrotnie wymogiem. Część firm stawiających na ten model – bądź całkowicie zlikwidowała powierzchnie biurowe, a części umożliwiło to zatrudnienie większej liczby pracowników – także na rynkach, które do tej pory były poza ich strefą możliwości Ostatni z typów Hub&spoke – łączy zalety modelu tradycyjnego i zdalnego. Organizacje umożliwiają pracownikom korzystanie zarówno z przestrzeni klasycznego biura, a także umożliwiają swoim pracownikom wykorzystywanie powierzchni elastycznych w coworkingach zlokalizowanych nie tylko w tym samym mieście, ale także w lokalizacjach rozmieszczonych niemal na całym globie. Hub&spoke jest podejściem opartym na miejscu pracy, gdzie podstawą jest aktywność. Kiedyś całe przedsiębiorstwo znajdowało się w jednej lokalizacji, teraz zaś – szczególnie po zmianach w organizacji – format pracy jest rozproszony. Na przykład, zostajesz w domu, jeśli trzeba przygotować raport; idziesz do centrali, aby pracować z zespołem; idziesz do biura satelickiego niedaleko domu, aby wykonać inne czynności wymagające dostępu do infrastruktury biurowej, która jest trudna do zapewnienia w domu

ELASTYCZNOŚĆ W NOWYM FORMACIE

Przyzwyczailiśmy się do tego, by być i reagować elastycznie na zmieniające się warunki. Nauczyliśmy się również tego, czego nie chcemy. Co chcielibyśmy zmienić. Nie wszyscy czują się komfortowo pracując zdalnie. Coraz częściej pojawiają się głosy o potrzebie nawiązywania relacji interpersonalnych i redefinicji przeznaczenia i formatu samych biur. Organizacje w zależności od możliwości dają opcję pracy z domu, z coworkingu, z biura, a nawet z przestrzeni biurowych klienta, dla którego realizują projekty.

Coraz częściej będzie się do nich przychodziło, by współpracować, spotkać się ze swoim zespołem, budować grupy projektowe, inicjatywy, czy też wymieniać się swoją wiedzą i doświadczeniem.

Definiowanie przez organizacje potrzeb pracowników przekłada się również na coraz częstsze zapytania dotyczące możliwości realizowania wielowymiarowych projektów, skupiających się głównie na współpracy, współtworzeniu – łączeniu w sobie funkcji formalnych, a także tych bardziej partnerskich, czy towarzyskich.

Dla pewnego grona pracowników, istotne jest przebywanie w dedykowanych i zaprojektowanych z myślą o nich powierzchniach biurowych. Stąd część organizacji nie pozostaje na przestrzeniach elastycznych, pozostawiając część najmu w jego klasycznej formie. Umożliwia to zaprojektowanie powierzchni w zgodzie z elementami wskazującymi na misję i idee organizacji.

Pojawia się również trend zmieniający politykę budynków. Wynika to z oczekiwań samych najemców, którzy są coraz bardziej świadomi odpowiedzialności energetycznej czy ekologicznej oraz wpływu swoich wyborów na środowisko naturalne. Wybierane są budynki, które są w stanie zagwarantować jego pracownikom nie tylko przestrzeń do pracy, ale również niosą wartości, z którymi można się identyfikować.

PEOPLE FIRST – THEN PLACES

W tym momencie to nie idee, a pracownicy są kluczowym elementem każdej sprawnie działającej organizacji. I to oni mają kluczowe znaczenie w jej utrzymywaniu, wspieraniu czy rozwijaniu. Aby mogło to zadziałać – należy dostarczyć im niezbędnych do pracy elementów. Dlatego tak istotnym jest zarządzanie i umożliwianie realizacji celów nadrzędnych przez pracowników – dostarczając im jednocześnie narzędzi niezbędnych do pracy. Po raz kolejny warto podkreślić, że zauważanie i branie pod uwagę potrzeb i oczekiwań pracowników względem pracodawcy zarówno z perspektywy funkcjonalnej, społecznej, kulturowej, ale i emocjonalnej, staje się kluczowe. Stawiając w centrum otwartość na wielopłaszczyznową wolność wyboru dla pracownika, dochodzimy do punktu, w którym jesteśmy w stanie zaleźć odpowiedź na pytania dotyczące idealnego modelu pracy całej organizacji i sposobu funkcjonowania jej struktur, w tym w zakresie powierzchni biurowych.

Autor: Grzegorz Kmieciński, Director, Tenant Representation, Corees Polska Commercial Real Estate

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #4 May-June (3/2022)