Biuro miejscem do rozwoju i kuźnią kreatywności. Tétris dla JLL.

W firmach consultingowych poprzeczka w zakresie aranżacji wnętrz stawiana jest wysoko. Atrakcyjna przestrzeń stanowi bowiem wizytówkę relacji biznesowych. Nowe biuro JLL w Warsaw Spire to podróż przez bogactwa naturalne, historyczne i kulturowe Polski. Autorem tej nietuzinkowej aranżacji jest Danuta Barańska, Dyrektor Kreatywna firmy Tétris, która wraz z zespołem stworzyła wnętrza dla JLL w modelu Design & Build.

Celem było zbudowanie przestrzeni, która będzie stymulować i przyciągać. Biuro JLL miało być miejscem do rozwoju, kuźnią kreatywności. Miało motywować do działania, ale również stanowić atut w procesie rekrutacji. Konieczne było zaproponowanie rozwiązań, które zapewnią pracownikom prywatność, wyciszenie i porządek, a jednocześnie ułatwią współpracę i wymianę pomysłów.

O sukcesie decyduje dobre przygotowanie

Siedem kondygnacji, 13 700 mkw, ok. 1000 stanowisk pracy. Warsaw Spire mieści dziś największe biuro JLL w Europie. Taka skala projektu to duże wyzwanie. Prace nad koncepcją tej przestrzeni zaczęły się w 2014 roku. To wtedy ruszyły badania potrzeb firmy w celu sporządzenia space planu. Był on tworzony przez pół roku, dla różnych lokalizacji branych wówczas pod uwagę. Kolejne pół roku zajęło opracowanie finalnej koncepcji nowego biura w budynku Warsaw Spire, wraz ze stworzeniem przez Tétris projektu wykonawczego. Sama budowa biura, podzielona na dwa etapy, trwała od końca 2015 roku do stycznia 2017 r.

Wymogi tego projektu w równych częściach wynikały z wytycznych zarządu oraz wniosków z rozmów z pracownikami. Przed zaprojektowaniem biura JLL przeprowadzono szereg ankiet i wywiadów. Zespół JLL ds. środowiska pracy poddał analizie, np. czas spędzany przy biurku, model pracy, ilość i częstotliwość spotkań poza biurem, itp.

Okazało się, że spora liczba osób spędza w biurze tylko cześć swojego czasu pracy, a jeśli są na miejscu - potrzebują często skonsultować swoje pomysły z innymi. Dlatego w projekcie Tétris zaproponował kreatywny open space wraz z dużą liczbą sal o konkretnych funkcjach. Są to małe pomieszczenia do pracy w skupieniu, pokoje kreatywne czy też sale do wewnętrznych spotkań. Pracownicy mają do dyspozycji duże kuchnie oraz specjalne miejsca do relaksu.

- Każdy element nowego biura analizowany był z punktu widzenia użyteczności dla pracownika. Na przestrzeni piętra jest mało ścian, a więc każda znajduje dodatkowe zastosowanie - mamy tu np. tablice suchościeralne, szklane przepierzenia i panele akustyczne w formie dekoracji – mówi Danuta Barańska z Tétris.

System Design & Build, czyli metoda na spokój w trakcie realizacji

Z punktu widzenia operacyjnego, kluczowe znaczenie miało wykonanie biura JLL w pełnym modelu Design & Build. Oznacza to, że zarówno projekt, jak i prace budowlane oraz wykończeniowe, realizowane były przez jedną firmę. Tétris odpowiadał za design, proces wykonawczy, koordynację wszystkich partnerów, a także zgodność z aktualnymi przepisami. Wszystko to we współpracy z project managerem z ramienia Działu Zarządzania Projektami JLL – Markiem Możdzyńskim. Taka organizacja gwarantuje klarowność w zakresie jakości, kosztów i terminowości. To także komfort dla architekta, bo mając z góry nakreślony budżet i zakres, może skupić się wyłącznie na projektowaniu. W efekcie klient otrzymuje do zaopiniowania tylko realne koncepcje, dostosowane do wizji danego miejsca i budżetu.

Drugim ważnym aspektem tworzenia biura JLL było zarządzanie kosztami projektu w systemie Open Book, czyli na otwartych księgach. Dzięki Open Book klient ma wgląd do każdej pojedynczej faktury związanej z projektem, a całym zarobkiem wykonawcy jest jednolita marża naliczana do poszczególnych faktur. Co najważniejsze – przed rozpoczęciem prac w systemie Design & Build klient ma zagwarantowaną maksymalną cenę całej realizacji, z ang. GMP (Gross Maximum Price). Oznacza to, że po przyjęciu projektu i zakresu prac, to wykonawca bierze na siebie całe ryzyko finansowe za kompleksowe wykonanie prac. Klient ma pewność, że nic nie dopłaci.

Polskie motywy zaszyte w nowoczesnym designie

Biuro JLL to jeden z ciekawszych przykładów włączania do nowoczesnej architektury motywów narodowych. JLL jest firmą globalną, ale bardzo mocno związaną z lokalnym rynkiem. Przy budowie nowej siedziby spółce zależało na pokazaniu swojej polskiej tożsamości.

- Z ankiet przeprowadzonych wśród pracowników wynikało, że chcieliby, aby wystrój wnętrz kojarzył się z pięknem polskiego krajobrazu, fauną i florą, polskimi symbolami. Oprócz wytycznych czysto praktycznych – jak regulowane biurka, miękkie meble, kanapy, pufy, fotele czy wygodne krzesła – koledzy z JLL chcieli podkreślić wyjątkowe walory naszego kraju – mówi Danuta Barańska z Tétris.

Przykłady polskich akcentów mamy przede wszystkim w pomieszczeniach wspólnych. Powstała tu biblioteka o nazwie Kopernik, którą zdobią pop-artowe wizerunki astronoma na ścianach i wysokie lampy stylizowane na lunety. W kuchniach i częściach wspólnych Tétris zaproponował sielskie krajobrazy, z elementami kojarzącymi się z polską naturą. Są to piękne murale, fototapety ze zdjęciami łąk, panele sufitowe w kształcie skrzydeł bocianów. Ciekawy motyw stanowi też koronka. Jej wzór przewija się w dekoracjach ścian (np. murale autorstwa Adama Jastrzębskiego), podłóg czy w elementach wykończeniowych.

Przestrzenie socjalne

Faktem jest, że dzisiejsze biura często pełnią rolę „zawodowego domu”. To tu spędzamy przecież najdłuższą i najbardziej produktywną część dnia. Ważna jest więc polityka firmy, szanująca pracownika, jego potrzeby i oczekiwania. Biuro JLL wpisuje się w ten kierunek.

Na każdym piętrze mamy około 20 fantazyjnie zaprojektowanych sal i przestrzeni wspólnych. W tych wnętrzach dominuje luźny charakter - energetyczne kolory, przytulne tkaniny i komfortowe meble. Tétris zaprojektował też salę o roboczej nazwie Fitness, w której znajdują się bieżnie z pulpitami do pracy, piłkarzyki oraz drabinki do ćwiczeń. Natomiast w pokoju kreatywnym stylizowanym na PRL urządzono centrum multimedialne z konsolą Xbox.

Wygoda na poziomie indywidualnym

Projektant musi mieć wiedzę, ale także jasną wizję, bo to on – poprzez aranżację przestrzeni – wpływa na charakter przyszłej pracy. W JLL Tétris musiał uwzględnić ideę czystego biurka (ang. clean desk policy). Mamy tu wiele hot desków, czyli biurek nieprzypisanych do konkretnych pracowników. Są przydatne dla tych, którzy często są w delegacjach lub pracują na odległość. Dużą popularnością cieszą się też wśród osób kreatywnych, potrzebujących zmiennych bodźców.

W zakresie udogodnień indywidualnych, zamiast modnych gadżetów JLL postawiło na rozwiązania ułatwiające organizację pracy i zwiększające bezpieczeństwo. Nowoczesne systemy integrują tu oświetlenie, nagłośnienie, zaciemnianie okien czy działanie sprzętu audiowizualnego i rezerwację sal online.

Wrażenie robi profesjonalne pomieszczenie do wideokonferencji o nazwie Kieślowski.

- Zamontowaliśmy tu najbardziej nowoczesny system telekonferencyjny Polycom, tworzący tzw. efekt studia filmowego – mówi Danuta Barańska z Tétris. Osoby wchodzące do sali konferencyjnej są śledzone przez elektronikę. Kiedy ktoś zabiera głos, jest namierzany przez kamerę, która automatycznie robi zbliżenie jego twarzy, co poprawia interakcje między rozmówcami. Innowacyjny system izolacji dźwięku eliminuje wszystkie odgłosy poza ludzką mową (np. stuk filiżanki czy otwieranie drzwi).