Biuro: tam, gdzie mieszka równowaga

Dynamiczne zmiany wymagają od firm ciągłej adaptacji. Dziś już wiemy, że powrót do stanu sprzed pandemii jest niemożliwy – wpływają na to nasze doświadczenia, nowe oczekiwania i inny moment kulturowy. Z drugiej strony zakończył się stan wyjątkowy. Czeka nas nowa jakość. Rzeczywistość, w której z biurem nie będą konkurować jedynie przestrzenie fizyczne – ale za to komputer, przestrzeń wirtualna i całkowita praca w trybie zdalnym. Skoro jesteśmy w stanie przenieść i równie efektywnie wykonywać swoje zawodowe obowiązki w świecie online to czemu tak naprawdę ma służyć biuro?

Przed pandemią to głównie duże korporacje wyznaczały trendy w biurowym świecie, które następnie przejmowały od nich mniejsze przedsiębiorstwa. Czy tak jest nadal? Postpandemiczna rzeczywistość wymusiła na pracodawcach odnalezienie się na szerokim spektrum między pracą całkowicie zdalną – która nie wymaga tworzenia przestrzeni biurowej – a codziennym pojawianiem się w biurze. Charakter podejmowanych decyzji przestał zależeć jedynie od panującej mody, a pytania o ważność i potrzebę pracy w przestrzeni biurowej to pytania, które zaczęły coraz częściej pojawiać się w wielu firmach.

PRACA ZDALNA W FIRMIE

Ostatnie dwa lata i związany z nimi błyskawiczny rozwój pracy zdalnej pokazały nam, jak ciężko utrzymać i zachować work-life balance, którego miejsce zajął work-life blended. Co więcej, zauważyliśmy, że oprócz niezaprzeczalnych korzyści praca zdalna przyniosła wiele ograniczeń – odnoszących się głównie do społecznych potrzeb człowieka. Potrzeb, które przez ostatnie dwa lata znajdowały się w stanie deprywacji. Przemiana przestrzeni domowej w biuro, brak dostosowanego i ergonomicznego stanowiska pracy, nadgodziny czy odizolowanie, odbiły się nie tylko na naszym zdrowiu i relacjach z członkami rodziny, ale przede wszystkim na kontakcie ze współpracownikami i poczuciu bycia częścią firmy. Spotkania online nie mogły zastąpić nam kontaktu twarzą w twarz, a konsultacje za pośrednictwem Zooma czy MS Teams nie zawsze przynosiły oczekiwane rezultaty. Brak osobistego kontaktu między członkami zespołu znacząco odbił się na zawiązywanych relacjach i pracy zespołowej. Niektórzy pracownicy, zwłaszcza ci zmieniający pracę w trakcie pandemii, tak naprawdę dopiero po prawie dwóch latach mieli okazję poznać na żywo osoby, z którymi kontaktowali się na co dzień.

Osłabiona więź ze współpracownikami i firmą uwidoczniła się w trendzie nazwanym „wielką migracją pracowników”. Budowanie wspólnoty to coś więcej niż tylko połączenie online czy rozmowa telefoniczna. Przebywanie w tej samej przestrzeni wiąże się z manipulowaniem fizycznie istniejącymi obiektami: od ekspresu do kawy po tablicę. Dzięki temu pracownicy mają możliwość odczuwania wspólnych emocji i doświadczania podobnych wrażeń – poczynając od tego samego widoku za oknem, poprzez korzystanie z tych samych mebli, a kończąc na poczuciu wspólnoty grupowej i identyfikacji z miejscem, czyli firmą.

CZY BIURA NADAL SĄ POTRZEBNE?

Relacje interpersonalne to podstawowy element codzienności każdego pracownika, bo przecież funkcjonowanie zawodowe to nic innego jak działania opierające się na kontaktach oraz wykorzystywaniu swoich kompetencji, umiejętności i cech osobowych do nawiązywana i utrzymywania relacji z innymi pracownikami.

Samemu nawiązywaniu relacji w miejscu pracy towarzyszy formowanie się grup, które łączy wspólny cel i kierunek. Bycie grupą – oddzielną całością – to szczególny rodzaj więzi, który pomaga komunikować się czy rozwiązywać problemy. Co więcej, budowane relacje mogą zmieniać się w czasie – z czysto zawodowych mogą przeradzać się w wieloletnią przyjaźń.

Biura nadal są potrzebne, choć z pewnością zmieni się ich funkcja. W przyszłości będą służyć głównie temu, aby utrzymać pewien stopień identyfikacji i przynależności do firmy oraz współpracowników. Bez tych aspektów stajemy się jedynie grupą freelancerów, którzy czasem spotykają się na jednej przestrzeni. Warto przy tym pamiętać, że sama aranżacja biurowa niesie ze sobą czynnik kulturowy i relacyjny, zatem warto nadal w nią inwestować i dostosowywać do nowych warunków. Poznawanie i kształtowanie elementów kultury pracy to budowanie niepowtarzalnej atmosfery, w której na co dzień zanurzeni są pracownicy.

Praca w cztery oczy będzie wyglądać zupełnie inaczej, organizacje muszą upewnić się, że ich przestrzeń fizyczna jest do tego przystosowana, a co więcej, czy jest zgodna z celami osób w niej przebywających. To wszystko sprawia, że prepandemiczne aranżacje mogą okazać się przeszłością, ustępując miejsca obszarom współpracy, innowacji i budowania społeczności.

JAK STWORZYĆ „BIURO PRZYSZŁOŚCI”?

Praca twórcza i działania oparte na współpracy to nie tylko praca grupowa. To również czas na pracę indywidualną i samotność. Efektywna współpraca to równowaga między burzą mózgów oraz wymianą myśli i informacji a indywidualną pracą i wykonywaniem przydzielonych zadań. Warto wspierać każdy z tych rodzajów aktywności, tworząc miejsca, do których pracownik będzie miał łatwy dostęp bez konieczności wędrówki przez całe biuro.

Biura przyszłości to miejsca, które stawiają na relacje i interakcje między pracownikami, zatem powinny opierać się na otwartych przestrzeniach o ruchomych granicach. Zapewnią one jej użytkownikom możliwość przearanżowania w zależności od aktualnych potrzeb. Otwarte przestrzenie z reguły cechuje większa elastyczność, ponieważ nie wymagają umieszczania stałych elementów. Mogą się zatem zmieniać w zależności od nowych wzorów czy wymagań pracy.

Z drugiej strony – biura przyszłości powinny stać się również azylem i schronieniem dla pracowników, którzy nie mają odpowiednich warunków do pracy poza biurem, np. w domu. Przestrzenie do pracy indywidualnej będą wymagały jeszcze większej obudowy i wyciszenia – zapewnienia prywatności zarówno wizualnej, jak i akustycznej. Tworzenie zamkniętych, indywidualnych przestrzeni jest szczególnie ważne dla pracowników, którzy w ciągu pracy zdalnej odzwyczaili się od stałego kontaktu z członkami swoich zespołów. Co więcej, zmiana charakteru pracy i przeniesienie części obowiązków do świata online sprawiły, że (czy tego chcemy, czy nie) nadal będą nam towarzyszyć spotkania online oraz zintensyfikowane rozmowy telefoniczne. W biurze przyszłości powinniśmy zatem znaleźć odpowiednio przygotowane do nich przestrzenie, wyposażone w ekrany i panele, usprawniające wykonywanie obowiązków przy jednoczesnym ograniczaniu i łagodzeniu zakłóceń oraz utrudnień.

NOWA RZECZYWISTOŚĆ POTRZEBUJE NOWEJ PRZESTRZENI

Uzbrojeni w wiedzę, doświadczenia i wnioski wynikające z czasów pandemii i rozkwitu pracy zdalnej, wchodzimy w nową rzeczywistość. Biura nadal są potrzebne, jednak w innej niż dotychczas roli. Dla ich użytkowników – pracowników – przestrzeń biurowa stanie się przede wszystkim udogodnieniem społecznym. Z drugiej strony będzie azylem, pozwalającym na zachowanie równowagi między życiem prywatnym i zawodowym oraz łatwiejsze organizowanie dnia i jego podział. Odpowiednio zaaranżowane biuro stanie się przestrzenią do pracy w skupieniu i ciszy – bez zbędnego hałasu i rozpraszaczy, które pracownicy mogli spotykać na co dzień w swoich domach.

Biuro przyszłości to miejsce realizacji potrzeb, które przez ostatni czas znajdowały się w stanie deprywacji. To z czym musieliśmy się zmierzyć to przede wszystkim izolacja, dystans i samotność. Ich miejsce powinny zastąpić potrzeby, tak jasno artykułowane przez pracowników – respondentów różnych badań.

Przestrzenie biur przyszłości to miejsca dla integracji, przynależności i szeroko rozumianej równowagi. Każda praca sprowadza się do człowieka – jego potrzeb, oczekiwań i wartości, zaś sama kariera zawodowa, tak jak inne obszary naszego życia, podlega pewnemu cyklowi. Uwzględnianie różnych aktywności, obowiązków czy biografii sprowadza się do poprawy wellbeingu miejsca pracy i idących za nim satysfakcji i zadowolenia. Warto rozpoznawać cykl życia pracownika, jego zmieniające się potrzeby i warunki życia oraz uwzględniać je w aranżacji przestrzeni biurowej, niezależnie od globalnych trendów, które nie zawsze właściwie odzwierciedlają potrzeby każdej firmy.

Autor: Aleksandra Szeląg, Workplace Consultant, Nowy Styl

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #9 March-April (2/2023)