Biuro wspomagające realizację celów – jak je zaprojektować?

Współczesne biura są miejscem, gdzie spędzamy znaczną część naszego czasu i podejmujemy wysiłek, aby osiągnąć indywidualne oraz firmowe cele. Niestety, nie zawsze przestrzeń biurowa sprzyja wydajności i skupieniu. Zbyt wiele czynników może wpływać na naszą efektywność – od hałasu i rozpraszających bodźców po nieodpowiednie wyposażenie i niewłaściwe jego rozmieszczenie. Jak zatem zaprojektować biuro, które będzie sprzyjać osiąganiu celów i zwiększać produktywność zespołu?

Ograniczona przestrzeń, zbyt głośne otoczenie, brak prywatności, niewygodne meble czy niewłaściwe oświetlenie – to tylko niektóre z czynników, które negatywnie wpływają na wydajność i komfort pracowników. Już dawno zrozumieliśmy, że biuro nie może stanowić tylko miejsca do wykonywania powierzonych nam zadań. Przestrzeń biurowa powinna być miejscem wspierającym kreatywność, współpracę i integrację zespołu, gwarantującym skupienie oraz przede wszystkim wzmacniającym produktywność pracowników. Odgrywa kluczową rolę w efektywności zespołu, a co za tym idzie – w realizacji celów biznesowych, jakie przed sobą stawia firma. Nieodpowiednio zaprojektowane biuro może prowadzić do spadku motywacji, wzrostu stresu oraz ograniczenia kreatywności pracowników, a w konsekwencji także do wypalenia zawodowego.

Co warte podkreślenia, biuro buduje przywiązanie pracownika do zespołu oraz samej marki, a w konsekwencji gwarantuje mniejszą rotację oraz spore oszczędności związane z pozyskaniem nowych pracowników. W ostatnim czasie, szczególnie za sprawą panującej w ostatnich latach pandemii COVID-19, zarządzający organizacjami oraz HR-owcy zaczęli zwracać coraz większą uwagę na tzw. wellbeing pracowników, czyli nic innego jak ich komfort. Według raportu opracowanego przez Future Workplace ,,HR Sentiment Survey”, aż 68% liderów HR w organizacjach uznaje dobre samopoczucie i zdrowie psychiczne za najwyższy priorytet. Zaprojektowanie przestrzeni biurowej, zorientowanej na zespół i wspierającej jego komfort psychiczny i produktywność, wymaga czasu, zaangażowania i zwrócenia uwagi na kilka kluczowych czynników.

W służbie komfortu

Od czego zacząć? Odpowiedź jest bardzo prosta – od analizy. Musimy wziąć pod uwagę bieżącą sytuację oraz spodziewane efekty. Aktualny poziom zadowolenia z przestrzeni biurowej oraz potrzeby zespołu najłatwiej zbadać u źródła, czyli pytając pracowników o to, co można ulepszyć i co poprawi ich komfort w miejscu pracy. Czy pracownicy napotykają problemy z koncentracją? Czy brakuje im miejsca do współpracy i wymiany pomysłów z innymi członkami zespołu? Czy często odczuwają dyskomfort fizyczny lub psychiczny podczas pracy?

To tylko niektóre z pytań, które pozwolą wyznaczyć kierunek aranżacji i wyboru nowej przestrzeni biurowej. Dodatkowo każdy zarządzający firmą powinien wziąć pod uwagę rozwój firmy. Istotny jest też model pracy firmy, gdyż w ostatnim czasie coraz więcej organizacji stawia na model hybrydowy. Projektując nowe biuro, lub zmieniając aranżację obecnego, warto uwzględnić możliwe zwiększenie lub zmniejszenie zespołu na przestrzeni kilku najbliższych lat, co pozwoli zagwarantować naszemu zespołowi stały komfort w miejscu pracy.

Ważny głos zespołu

Nie ulega wątpliwości, że każda firma jest inna, ma różne potrzeby oraz osoby z innymi potrzebami w zespole. Właśnie dlatego, tak ważny jest element analizy, w procesie planowania nowego biura. Z drugiej strony, jest kilka czynników stałych, które wpływają na poprawę komfortu i produktywności zespołu.

Pierwszym i najważniejszym czynnikiem jest zaprojektowanie przestrzeni elastycznej i dostosowanej do różnych rodzajów pracy oraz różnych typów osobowości pracownika. Niezbędna jest przestrzeń do pracy indywidualnej, pozwalająca na pełne skupienie. Istotny jest też obszar do pracy wspólnej wspierającej kreatywność i integrację, którym może być np. specjalnie zaprojektowany pokój do pracy zespołowej. Pracownicy powinni mieć wybór miejsca pracy zgodnie ze swoimi preferencjami, a także potrzebami. Oczywiście, niezbędne są także sale konferencyjne, których wielkość oraz liczba powinna być dostosowana do potrzeb zespołu.

Projektując przestrzeń biurową warto wziąć pod uwagę tzw. strefy relaksu, które pozwolą pracownikom na chwilę wytchnienia, interakcji społecznych i restartu mentalnego, szczególnie ważnego w trakcie intensywnych i stresujących dni. W tym miejscu pole do popisu może być naprawdę szerokie – od pokoju z grami, przez firmową kawiarnię, po klasyczną przestrzeń z wygodnymi pufami i leżakami. Warto podkreślić, że często tego rodzaju strefy słusznie nazywa się sercem firmy. Są miejscem, gdzie ludzie mogą spotykać się, pracować, rozmawiać i bawić. W nowym miejscu pracy ta przestrzeń staje się szczególnie ważna, ponieważ po długim czasie rozłąki pracownicy ponownie łączą się ze sobą w off-line’owym świecie. Powierzchnie wspólne są miejscem funkcjonalnym i społecznym, gdzie można pracować, spędzać czas z innymi, jeść, pić kawę i brać udział w wydarzeniach.

Badania wskazują, że ważnymi czynnikami przyciągającymi ludzi z powrotem do biura są: połączenie z kulturą i społecznością oraz nieplanowane spotkania. Przestrzenie wspólne powinny być zaprojektowane tak, aby wzmacniać te doświadczenia. Warto zapytać pracowników, co najlepiej pozwala im się zrelaksować i zintegrować.

Dobra energia

Biuro nie powinno być przysłowiowym szarym i smutnym budynkiem. Dbając o jego estetyczny wystrój wspieramy inspirację, motywację i produktywność pracowników. Nieszablonowe elementy dekoracyjne, sztuka, motywujące cytaty czy odpowiednio dobrany kolor ścian, to tylko niektóre elementy, jakie warto wziąć pod uwagę. Kluczowe są także rośliny, których odpowiednia ilość wpływa pozytywnie na zespół poprzez swoje funkcje, takie jak zapewnienie lepszej jakości powietrza czy obniżenie poziomu stresu, co jest efektem zielonego koloru, jakim charakteryzuje się zdecydowana większość roślin.

Wspomniana jakość powietrza jest bardzo ważnym aspektem biura. Wykorzystując odpowiednie narzędzie jesteśmy w stanie zapewnić właściwą wilgotność oraz czystość powietrza, co wspiera zdrowie i komfort pracowników, a tym samym minimalizuje ryzyko niedogodności, takich jak migrena.

Ważnym czynnikiem poprawy samopoczucia mogą być także promienie słoneczne, dlatego warto wziąć pod uwagę nasłonecznienie budynku i okien biura. Odpowiednia ilość promieni słonecznych wpływa na koncentrację, tak samo jak właściwy poziom akustyki, dlatego dobrze jest też zadbać o zbadanie poziomu hałasu i dostosowanie go do poziomu gwarantującego odpowiednie warunki.

Ostatnim, i jednocześnie najbardziej oczywistym czynnikiem, jest dobór odpowiednich mebli i wyposażenia biura. Ergonomiczne krzesła czy biurka to podstawa komfortu naszych pracowników – przecież nikt nie lubi pracować na niewygodnym fotelu z towarzyszącym bólem kręgosłupa. Regulowana wysokość mebli, przy jakich pracujemy, regulowany podłokietnik – to drobne rzeczy, które zapewniają maksymalizację komfortu pracy, a tym samym produktywności.

Wybierając nowy budynek biurowy warto zwrócić uwagę na certyfikaty wielokryterialne, takie jak LEED czy BREEAM. Gwarantują one odpowiednie warunki wewnątrz budynku, a także poświadczają jego powstanie w sposób jak najmniej ingerujący w środowisko, jak i samo funkcjonowanie nastawione na maksymalne wykorzystanie odnawialnych źródeł energii.

 Równowaga i elastyczność

W odpowiedzi na wyzwania, jakie stawia współczesne środowisko biurowe, odpowiednie zaprojektowanie przestrzeni biurowej może być kluczem do zwiększenia produktywności zespołu. Poprzez uwzględnienie różnorodnych czynników, takich jak odpowiednie rozmieszczenie, oświetlenie, organizacja przestrzeni i wygodne meble, możemy stworzyć biuro, które sprzyja skupieniu, kreatywności i w konsekwencji efektywności pracy. Pamiętajmy, że każde biuro jest inne, tak samo jak preferencje i potrzeby zespołu. Kluczowe jest, aby tworzyć elastyczne przestrzenie, które można dostosować do konkretnych wymagań i zmieniających się potrzeb. Regularne monitorowanie opinii pracowników oraz otwartość na sugestie i propozycje poprawek mogą przyczynić się do dalszego doskonalenia środowiska pracy.

Odpowiednio zaprojektowana przestrzeń biurowa to inwestycja z potencjałem bardzo dużego zwrotu. Sprzyja ona produktywności i motywacji pracowników, a w konsekwencji szybszej i sprawniejszej realizacji celów biznesowych, jakie wyznaczono przed firmą. Warto wykorzystać potencjał biura i jednocześnie dać zespołowi najlepsze narzędzia do realizacji ich codziennych zadań.

Autor: Filip Sarzyński, Partner, Brookfield Partners

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #11 July-August (4/2023)