Nieruchomości

Biurowe all-inclusive uszyte na miarę

9 maja 2024

5 min.

Rynek wynajmu powierzchni biurowych dynamicznie się rozwija, podążając zarówno za biznesowymi potrzebami najemców, jak i zmieniającymi się globalnie postawami społecznymi. Jednym z nowszych trendów, także i w Polsce, jest flex office, będące swoistym biurowym all-inclusive. Do takiego biura po prostu chce się przychodzić, a kontakty międzyludzkie są potrzebne nam jako czynnik psychologiczny.

Flex office to elastyczny wynajem biura, którego przestrzeń dostosowana jest do potrzeb najemców, zapewniając im jednocześnie bardzo szeroki serwis; stąd też wzięła się polska nazwa – biuro serwisowane. Elastyczność dotyczy także i warunków biznesowych, tak by firmy mogły optymalnie się rozwijać. Nie bez znaczenia są jednocześnie czynniki społeczne i psychologiczne, które, wydaje się, że są czasem pomijane w toczącej się obecnie dyskusji pod hasłem „zdalnie, hybrydowo, czy stacjonarnie”.

Celem jest jak najlepsze dostosowanie biur do potrzeb i zadań pracowników, a także zapewnienie im przestrzeni oraz atmosfery, która pozwoli im najlepiej te cele realizować. I jak pokazują ankiety wśród pracowników, ludzie chętniej przychodzą do pracy. Co z kolei ma korzystny wpływ na efektywność i funkcjonowanie biznesów.

Elastyczność, komfort, klimat

U podstaw sukcesu biur serwisowanych stoi wsłuchiwanie się w potrzeby użytkowników. Szczegółowo dopytując można zaprojektować biuro, które jest jak wycieczka all-inclusive – zapewnia wszystko.

– W ostatnich latach wiele się mówi o tym, że pracownicy wolą zostawać w domu i nie przychodzić do biur. Patrząc z perspektywy naszych doświadczeń śmiem stwierdzić, że wiele zależy od tego, jakie to biuro jest, jaki ma klimat. Wśród najemców Chilliflex przeprowadziliśmy badania, które w sposób jednoznaczny pokazują, że przemyślana opieka nad biurem, elastyczność umowy, w tym łatwe powiększanie powierzchni wraz z rozwojem firmy, ewentualne jej redukowanie w gorszych czasach i wysokiej jakości przestrzenie, są również elementem employer brandingowym pracodawcy oraz mają wpływ na dobrostan psychiczny zespołów – podkreśla Agnieszka Zglinicka, dyrektor zarządzająca Chilliflex.

Na co jeszcze zwracają uwagę użytkownicy? Wsparcie administracji biura w codziennych czynnościach, jak odbiór poczty, powitanie gościa przed spotkaniem, tematyczne spotkania integracyjne lub warsztaty edukacyjne, wspólne świętowanie, wysokiej jakości meble ergonomiczne – to wszystko powinno zapewniać dobre biuro serwisowane. Flex office jest trafną odpowiedzią na zmieniający się rynek.

– Ponad 50% naszych klientów to duże, globalne korporacje. Z obserwacji wynika, że firmy podchodzące elastycznie do organizacji pracy, kładą większy nacisk na tworzenie wewnątrz organizacji takiej atmosfery, by ludzie chcieli wyjść z domów. Osoby zaangażowane i lubiące swoje miejsce pracy, chętniej pracują z biura. A dodatkowo, jeśli przestrzeń przekracza ich oczekiwania, wówczas ich efektywność i własna satysfakcja rosną. Prawda jest też taka, że nawet najpiękniejsze biuro nie zastąpi kultury pracy, zatem też warto o to dbać wewnątrz organizacji, a my te starania wspieramy – mówi Agnieszka Zglinicka.

Izolacja nam nie pomaga

Obecnie dość łatwo jest pomijany, zapewne z krótkowzrocznej wygody, niezwykle istotny czynnik: praca z biura spełnia ważną rolę w ujęciu motywacyjnym. Niezależnie od tego, do której teorii psychologicznej sięgniemy, w każdej znajdziemy potrzeby kontaktu społecznego.

– Maslow mówił o potrzebie przynależności, Alderfer o potrzebie kontaktu a McClelland o potrzebie afiliacji. Gdy zatem ograniczamy kontakty społeczne, te potrzeby nie mają szansy być w pełni zaspokojone i pojawia się napięcie, które próbujemy rozwiązać innymi drogami. Może to wywoływać nieskuteczne strategie radzenia sobie ze stresem. Inni są również naszym lustrem, bez tego trudno myśleć o rozwoju osobistym, który też wielokrotnie jest podnoszony jako główny czynnik odpowiedzialny za chęć zmiany pracy – tłumaczy Joanna Zioło, ekspertka HR, psycholog i trener biznesu.

Oczywiście, jednostkowo ludzie mają różną osobowość. U jednych potrzeba kontaktów może być bardziej intensywna niż u innych, aczkolwiek są to aspekty, które wewnętrznie muszą rozstrzygać pracodawcy na etapie budowania zespołów.

Jak cię widzą…

Atrakcyjne wnętrza firmy pełnią istotną rolę reprezentacyjną. Klienci z pewnością docenią ładną siedzibę, co jednocześnie zwiększy wiarygodność i zbuduje dobry wizerunek. Biuro spełnia różne funkcje, dlatego powinno mieć ergonomiczną część do pracy, z wygodnymi meblami oraz przestrzeń do odpoczynku, która może służyć również spotkaniom biznesowym, a w szczególności rozmowom budującym relacje, choćby przy kawie, zanim przystąpi się do twardych negocjacji w sali konferencyjnej.

– Architekci podkreślają jeden istotny czynnik, który odróżnia flex office od home office: –Nasze domy są urządzane, czy też projektowane jako przestrzeń do wygodnego życia i odpoczynku. Poprzez wydarzenia ostatnich lat, trochę na siłę większość przystosowała je do potrzeb zawodowych. Natomiast dobrze zaprojektowane biuro, w 100% jest przygotowane, by móc skupić się na wygodnej, twórczej pracy. Materiały, przestrzenie, meble, komunikacja pomiędzy pomieszczeniami, design, funkcjonalność… wszystkie te elementy jesteśmy w stanie zrealizować w biurze serwisowanym, wsłuchując się w głos najemców – tłumaczy Katarzyna Truchanowicz, architektka.

Z domu, czy z biura? oto jest pytanie!

Natury nie oszukamy. Człowiek jest „zwierzęciem stadnym”. Spotykając się z ludźmi rozwijamy się, wzmacniamy umiejętności interpersonalne, otwieramy na nowe możliwości. Ciężko wyobrazić sobie dobrego lidera, który nie buduje relacji ze swoim zespołem, nie spotyka się, nie rozmawia, nie słucha. Najlepsi sportowcy potrzebują trenerów, fizjoterapeutów, i tak samo pracownicy potrzebują kogoś, kto świadomie ich wesprze i poprowadzi.

– Pracownicy, którzy czują się częścią społeczności w miejscu pracy, często są bardziej zadowoleni ze swojej pracy, są bardziej zaangażowani. Biurowa wspólnota może służyć jako wsparcie w rozwoju zawodowym. Pracownicy mogą dzielić się wiedzą i doświadczeniem, a także mentorować młodszych kolegów. Zespół, który się dobrze zna i – co ważne – ceni, często bardziej otwarcie dzieli się pomysłami oraz rozwiązaniami. Jest to szczególnie ważne, zwłaszcza dla kreatywności. Pracując z domu, trudno to osiągnąć, a poza tym nie zawsze jest nam łatwo oddzielić obowiązki zawodowe od życia osobistego – zaznacza Małgorzata Mudyna, menedżer regionu w Randstad Polska.

Flex office daje większą elastyczność zarządzania całą organizacją. Mając wygodne koszty najmu, można bardziej elastycznie podejść do polityki kadrowej, odpowiadając na potrzeby pracowników.

– Tak jak pracodawcy uelastyczniają się i dają pracownikom możliwość wyboru godzin pracy, by mieli szansę pracować zgodnie ze swoim chronotypem, tak wydaje się, że osobowość ekstra- i introwertyczna może być również kolejnym aspektem, który warto włączyć w strategie personalne. Może pozytywnie to wpłynąć na motywację i zaangażowanie zespołu, tym samym zwiększyć lojalność wobec firmy. W końcu, kto nie chciałby pracować w zgodzie ze swoimi preferencjami potęgując tym samym swoją efektywność? – mówi Joanna Zioło.

Dobrowolnie a nie pod przymusem

Model biur serwisowanych wydaje się być idealną odpowiedzią dla aktualnej sytuacji na rynku pracy, wyprzedzającą nawet pewne trendy. Praca z biura lub model hybrydowy są efektywniejsze jedynie w sytuacji, gdy pracownicy są zachęcani do przyjścia, a nie są do tego zmuszeni. Wówczas pracodawca zyskuje na dobrostanie psychicznym i komforcie pracownika.

– Jako podstawowy cel postawiliśmy sobie stworzenie takich warunków, aby biuro było tak dobre, że aż chce się przyjść zamiast pracować z domu. Wiemy, jak to sprawdzić i przekuć w bardzo dobry projekt, co potwierdza frekwencja pracowników wśród firm, które wynajmują powierzchnie w Chillifex. Pracujemy także nad tym, aby zwiększać świadomość pracodawców choćby w zakresie budowania relacji, zespołów i ich efektywności – podsumowuje Agnieszka Zglinicka.

Według danych JLL na koniec ubiegłego roku, biura serwisowane stanowiły już 9% całkowitej powierzchni najmu biur w Polsce, czyli około 1,2 mln m2. Popyt tego typu rozwiązania wzrósł o 10% w stosunku do roku 2022.

Autor: Sebastian Drausal