Być czy nie być w biurze?

Pandemia koronawirusa najprawdopodobniej jest już za nami, niemniej jednak zmiany, które wywołała lub przyspieszyła, pozostaną z nami na dłużej, a być może na zawsze. Mają one wpływ na różne sfery naszego życia, w tym na pracę.

Wymuszona rozpowszechnianiem się wirusa izolacja i konieczność pracy zdalnej przyniosły szereg wyzwań dla tych z nas, dla których korzystanie z „home office” było przed pandemią rzadkością lub w ogóle nie istniało. Również ci pracownicy, którzy mieli wcześniej możliwość pracy zdalnej, raczej nie korzystali z tej możliwości non-stop. Przestawienie się z pracy w biurze (czy to 5 dni w tygodniu, czy mniej) na wykonywanie obowiązków wyłącznie zdalnie było wyzwaniem. Jako istoty społeczne, potrzebujące kontaktu z innymi ludźmi do dobrego samopoczucia, tęskniliśmy za przebywaniem ze współpracownikami, narzekając na utrudnienia w komunikacji i współpracy. Jednocześnie ci z nas, którzy pracowali w towarzystwie aktywnych domowników lub hałaśliwych sąsiadów, ubolewali nad brakiem warunków umożliwiających skupienie, które zapewniała im przestrzeń biurowa. Niektórym „homeoffice’owiczom” doskwierał brak ergonomicznego stanowiska pracy w domu, a raczej jego skutki – dyskomfort i ból różnych elementów układu ruchowego, wymagające interwencji fizjoterapeuty czy ortopedy.

Z czasem nauczyliśmy się z tym wszystkim żyć, przyzwyczajając się do pracy zdalnej na tyle, że dziś wiele osób nie wyobraża sobie pełnego powrotu do biura. Oswoiliśmy home office i chcemy, żeby na stałe gościło w naszym modelu pracy. Jednocześnie doceniliśmy zalety pracy z biura i chcemy z nich korzystać, łącząc ją z pracą zdalną, nie tylko z domu, ale z dowolnego miejsca („work from anywhere”).

Dostosuj się albo zgiń

Przed pandemią hybrydowy model pracy był rzadkością, rodzajem benefitu oferowanego tylko przez niektórych pracodawców, głównie z sektora prywatnego i w największych ośrodkach miejskich. Wyniki badania nt. stanu pracy hybrydowej w Polsce, przeprowadzonego we wrześniu 2022 r. przez firmę doradczą Deloitte, wskazują, że wiele organizacji nie zadbało jeszcze o wprowadzenie jasnych zasad kształtujących nowy model pracy, co często przekłada się na negatywne doświadczenia pracowników i obniżoną efektywność zespołów.

Jednocześnie dane pozyskane w tym badaniu wskazują, że możliwość pracy w wymiarze częściowo zdalnym (przynajmniej 40% czasu) ma dla pracowników ogromne znaczenie. Blisko połowa respondentów zadeklarowała chęć zmiany pracodawcy w przypadku zwiększenia liczby dni pracy w biurze. Jednocześnie co trzeci badany pracownik zgodziłby się na niższe zarobki, aby uzyskać lub zachować zadowalającą liczbę dni pracy zdalnej.

Duża popularność modelu hybrydowego widoczna jest nie tylko w dużych  korporacjach, lecz także w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Tylko co trzeci pracownik z tego sektora wrócił do biura na stałe. Jednocześnie znacząco wzrósł odsetek osób, które preferują model pracy hybrydowej (z 30% do 57%), co czyni go najczęściej wybieranym. Takie dane płyną z badania „Biura Flex w Polsce” przeprowadzonego na zlecenie firmy Business Link zarządzającej przestrzeniami typu flex, która należy do Grupy Skanska.

Pracodawcy, którzy próbują iść pod prąd i oczekują od swoich pracowników pełnego powrotu do biura, lub wręcz go wymuszają (jak choćby Elon Musk, szef firm Tesla i SpaceX, który nakazał pracownikom powrót do biura pod groźbą zwolnienia), mogą zderzyć się z wyzwaniami związanymi z utrzymaniem i zatrudnieniem pracowników. Przetrwają nie te gatunki, które są najsilniejsze, nie te, które są najinteligentniejsze, ale te, które mają zdolność dostosowywania się do zmian, cytując Karola Darwina.

Biuro, w którym pracownicy chcą być

Wielu pracodawców rozumie nowe oczekiwania, dostosowując do nich modele i miejsca pracy. Ci najlepiej antycypujący trendy zaczęli wdrażanie zmian już w trakcie pandemii. Jak wynika z raportu „Hybrid and Beyond”, opublikowanego przez firmę doradczą Colliers, co druga organizacja przearanżowała w czasie pandemii swoją przestrzeń biurową w celu dostosowania jej do nowej rzeczywistości lub planuje dokonać takiej zmiany w ciągu kolejnych miesięcy. Potrzebujemy innych biur i inaczej zorganizowanego środowiska pracy niż 2–3 lata temu.

Innych, czyli jakich? Takich, które umożliwiają efektywną pracę dzięki oferowaniu przestrzeni dostosowanych do charakteru wykonywanych zadań i indywidualnych potrzeb pracowników. Jak wynika z badania pt. „Zaprojektuj biuro przyszłości” przeprowadzonego wśród użytkowników biur przez spółkę biurową Skanska i wspomnianą już firmę Colliers, biura spełniające te wymogi są odwiedzane przez pracowników częściej – średnio trzy razy w tygodniu. To o jeden dzień więcej niż w przypadku biur, które tych warunków nie gwarantują.

Aby umożliwiać efektywną pracę, biuro musi łączyć przytulność, łatwość skupienia i odseparowania się od innych osób, gdy jest to potrzebne, z możliwością interakcji, pracy zespołowej, budowania relacji z pracownikami i organizacją. Tym bardziej na znaczeniu zyskuje trend tworzenia przestrzeni przede wszystkim przyjaznych – stwarzających warunki dobre dla naszego zdrowia fizycznego i psychicznego oraz inkluzywnych – pozwalających na efektywną pracę niezależnie od tego, czy najlepiej pracuje nam się przy wspólnym stole czy w cichym pomieszczeniu z dala od innych.

Oprócz otwartych powierzchni, pożądane są różnej maści salki konferencyjne, warsztatowe, strefy do spotkań nieformalnych, miejsca do prowadzenia wideokonferencji, tak aby każdy użytkownik mógł znaleźć miejsce pasujące do jego stylu pracy i bieżącego zadania do zrealizowania.

Konkurencja ze strony „home office” jest duża. Zdecydowana większość respondentów badania Skanska i Colliers, bo prawie 70%, twierdzi, że ma odpowiednie warunki do efektywnej pracy z domu. Jednocześnie znaczny odsetek respondentów (41%) przyznaje, że ma problem z oddzieleniem pracy od życia prywatnego podczas pracy z domu. Pracująca równocześnie z domu osoba partnerska, przebywające w domu dzieci, zabiegający o naszą uwagę pupile, wizyty kurierów czy długa lista obowiązków domowych, które aż kuszą, żeby próbować wykonywać je w tzw. międzyczasie – w dobrze zaprojektowanym biurze możemy się od tego odciąć, aby skoncentrować się na wykonywanych zadaniach. A jeśli nie planujemy zmian w istniejącym biurze, warto rozważyć opcję skorzystania z biur typu flex. Umożliwiają one wynajem określonej liczby stanowisk na określony czas, oferując jednocześnie zgodny z najnowszymi trendami rynkowymi design, w tym różnorodność przestrzeni do pracy.

Nie tylko cisza i spokój

Do najważniejszych czynników decydujących o atrakcyjności biura należy również dobra lokalizacja. Do niedawna była rozumiana jako położenie w centralnych częściach miasta, z możliwością dojazdu różnymi środkami transportu i w otoczeniu bogatym w punkty handlowe, usługowe i kulturalne. Dobra lokalizacja biura oznacza przede wszystkim łatwość i wygodę dojazdu – wynika ze wspomnianego już badania. Czas poświęcony na dojazd do pracy ma wpływ na częstotliwość pojawiania się pracowników w biurze. Im dłużej zajmuje droga do biura, tym rzadziej pracownicy chcą do niego jeździć. W przypadku osób, którym droga do biura zajmuje do 30 minut, czas pracy wykonywanej aktualnie z biura to średnio trzy dni w tygodniu. Pracownicy, którzy do biura jadą ponad godzinę, chcą w nim spędzać mniej niż dwa dni w tygodniu.

Badanie to pokazało również, że pracownicy chętniej wrócą do biura i będą spędzali w nim więcej czasu, jeśli w biurowcu lub jego okolicy dostępne są określone udogodnienia. Dostępność punktów gastronomicznych i sklepów, w których można zakupić jedzenie, okazuje się jednym z kluczowych elementów, który trzeba wziąć pod uwagę, planując siedzibę swojej firmy. Wśród 10 najbardziej pożądanych udogodnień znalazły się również: paczkomaty, udogodnienia dla rowerzystów, apteka, bankomat czy siłownia lub klub fitness.

Magiczny składnik

Regularnie odwiedzając przestrzenie biurowe stworzone przez różne firmy, widzę piękne, nowoczesne, zrównoważone miejsca, spełniające wszystkie wymogi, o których wspominam w tym artykule. Mimo to część z nich stoi prawie pusta. Co poszło nie tak? Zabrakło magicznego składnika: celu. Aby skutecznie zachęcić pracowników do korzystania z przestrzeni biurowych, musimy jako pracodawcy odpowiedzieć sobie na pytanie „po co?”, a następnie przekonać do tego pracowników. Jeśli nie ma żadnego konkretnego powodu, dla którego chcemy spotykać się z naszymi zespołami w biurze, to po co ściągać ich do biura?

Cele mogą być różne. Obserwując firmy, których biura tętnią życiem, mogę podać kilka przykładów ku inspiracji: efektywna praca zespołowa dzięki rozwiązaniom technologicznym wspierającym procesy kreatywne i innowacyjne (np. w coraz bardziej popularnych tzw. Experience Lab czy Innovation Lab); łatwiejsze rozwiązywanie problemów dzięki szybkiej i bezpośredniej komunikacji (bywa, że nieformalna pogawędka przy biurku czy automacie do kawy powoduje efekt „Eureka!”); wspieranie integracji w zespole dzięki formalnym i nieformalnym interakcjom (pracujemy razem, uczymy się razem, odpoczywamy razem); rozwój kompetencji i wdrażanie nowych pracowników (szkolenia online są fajne, ale pewne umiejętności łatwiej nabyć face-to-face); rozwój kariery i networking (bezpośrednie interakcje wspierają budowanie marki osobistej). Jeśli pracodawca oczekuje, że pracownicy przyjdą do biura „bo tak” lub bo chce mieć nad nimi kontrolę, obawiam się, że efekt może być przeciwny do zamierzonego.

Jednocześnie w Polsce wchodzi w życie znowelizowany Kodeks pracy. Podstawową formą pracy pozostanie praca z zakładu pracy. Pracownicy będą mogli uzgodnić formułę pracy hybrydowej z pracodawcą w umowie o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Niektórzy pracownicy – jak rodzice małych dzieci do lat 4 i opiekunowie osób niesamodzielnych i z niepełnosprawnościami – będą mogli korzystać z pracy zdalnej niezależnie od zgody pracodawcy (poza szczególnymi wyjątkami). Dodatkowym rozwiązaniem będzie praca zdalna okazjonalna w wymiarze 24 dni w roku. Pracownik będzie także mógł otrzymać polecenie pracy zdalnej – w przypadku szczególnych okoliczności (jak pożar lub stan epidemii).

Zgodnie z nowymi przepisami pracownicy nie uzyskają pełnej dowolności wyboru miejsca pracy. Miejsce pracy zdalnej będzie musiało być dokładnie sprecyzowane, a pracodawca będzie zarówno zobligowany do zapewnienia odpowiedniego sprzętu i wyposażenia, jak i kontroli stosowania przepisów BHP. Obowiązkiem pracodawcy będzie pokrywanie kosztów realizacji pracy zdalnej, w szczególności kosztów energii i usług telekomunikacyjnych, ale także wszystkich innych kosztów związanych z taką pracą. Koszty te mogą być również pokrywane w postaci ekwiwalentu lub ryczałtu. Poza kontrolą zasad BHP (oświadczenie o zgodności miejsca pracy z tymi przepisami będzie w przypadku pracy zdalnej obowiązkiem pracownika) pracodawca będzie również mógł kontrolować prawidłowe wdrożenie innych przepisów – w szczególności dotyczących ochrony danych.

Literalne wprowadzenie tych zasad raczej nie wzbudzi entuzjazmu – ani pracodawców, ani pracowników. Z ciekawością będę obserwować jak rzeczywistość formalna zderzy się z praktyką i oczekiwaniami. Czy będzie tutaj miejsce na dobry kompromis?

Autor: Ewelina Kałużna, szefowa zespołu ds. strategicznego doradztwa w zakresie miejsc pracy w spółce biurowej Skanska w Europie Środkowo-Wschodniej i dyrektor zarządzająca przestrzeniami typu flex Business Link, Skanska

Zdjęcie: Skanska Business Link Centrum Południe we Wrocławiu

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #9 March-April (2/2023)