Cowork to nie trend, to trendsetter

Trwa boom na Coworki, czyli Biura Elastyczne których wyróżnikiem jest aktywne kreowanie i stymulowanie atmosfery współpracy między użytkownikami biura, często reprezentującymi różne Organizacje, a nawet gałęzie biznesu. Co prawda udział Elastycznych Biur (czyli zarówno Coworków jak i Biur Serwisowanych) w ogólnym wolumenie powierzchni biurowych pozostaje nadal poniżej granicy błędu statystycznego (według szacunków Savills wynosi on 1,4% w Warszawie, gdzie biur obsługiwanych przez zewnętrznego Operatora jest najwięcej w kraju), ale ich wpływ na środowisko pracy jest znacznie większy niż wynikałoby to z samych ilościowych statystyk.

Coworki kształtują standardy i promują trendy na rynku nowoczesnego najmu, oferując swoim Użytkownikom, zarówno na poziomie indywidualnym jak i w ujęciu całych Organizacji, najnowocześniejsze wzorce pracy biurowej. Jestem zdania, że prawdziwa Coworkowa Rewolucja będzie polegała nie na ilościowej, tylko jakościowej zmianie rynkowej. Popyt na Coworki pozostanie nieduży, ale wpływy coworkingów sięgną do wszystkich nawet najdalszych zakątków biurowego rynku, z Budżetówką włącznie. Które z coworkingowych pomysłów już zmieniają korporacje lub mają realną szansę na nie wpłynąć? Poniżej opisuję pięć najważniejszych coworkowych trendów z pięciu różnych obszarów:

1. Biuro Opexowe, czyli abonamentowanie i najem krótkoterminowy

W szybko zmieniających się warunkach rynkowych dla wielu Organizacji gwałtownie maleje atrakcyjność tradycyjnych form najmu, bo ich własny biznes zmusza je do znacznie częstszych zmian niż wynikałoby to z długoterminowych umów. Nie bez powodu Biura Serwisowane jak też Coworki najszybciej rozwijają się na stabilnych nieruchomościowych rynkach o ugruntowanej tradycji wieloletniego najmu. Już teraz nawet wiodące firmy takie jak IBM, które stają w obliczu zawarcia kolejnej umowy na 7 lub 10 lat, decydują się na ucieczkę do biur obsługiwanych przez Zewnętrznego Operatora, i znacznie krótszych (bo w miesiącach liczonych) umów użytkowania gotowych już biur.

Ten trend dotychczas omijał Polskę ze względu na dominujące na naszym rynku krótkie, bo zwykle pięcioletnie, okresy najmu. Dodatkowo Rynek Najemcy, którym przez ostatnie lata cieszyliśmy się w kraju nad Wisłą powodował, że nadal opłacało się i nadal jeszcze opłaca podpisywać kolejne pięciolatki, bo wszystkie koszty stałe inwestycji w nowy lokal zwracają się z nawiązką dzięki hojnym kontrybucjom od Wynajmujących. Jednak zmiana warunków rynkowych, które już teraz zmieniają się np. od wpływem rosnących kosztów aranżacji mogą spowodować, że fit-outowe budżety na kolejne lata przestaną się domykać, i wtedy Najemcy szybko zaczną szukać alternatyw do tradycyjnego najmu, zwracając się między innymi ku Elastycznym Biurom.

Kolejnym powodem odejścia od tradycyjnego najmu mogą okazać się względy fiskalne, zwłaszcza tam gdzie koniec końców o biurze decyduje Dyrektor Finansowa. Zawierane przez Organizacje umowy najmu mogą w przyszłości tracić swoją atrakcyjność w stosunku do innych możliwych modeli użytkowania, szczególnie w formie umowy o dzieło lub umowy zlecenia, które w całości będzie można rozliczać z budżetu operacyjnego.

2. Od Menadżera Biura do Menadżera Biurowej Wspólnoty, czyli animowanie społeczności i aktywne zarządzanie zasobem

Rewolucja PropTechowa, która obejmuje również zarządzanie zasobami biurowymi, stopniowo uwalnia Menadżerów Biura z wielu codziennych obowiązków administracyjnych. Na przykład projekty dotyczące IoT (Internet of Things), czyli znakowanie elementów wyposażenia, w powiązaniu z crowdsourcingiem informacji i uzbrojone w analizę Big Data umożliwią monitorowanie stanu biura w stopniu jakiego dotąd nie poznaliśmy. Dostępne już dzisiaj różnorodne systemy pozwalają na lokalizowanie położenia i ocenę stanu sprzętu biurowego w czasie rzeczywistym. Gdy systemy same będą monitorowały i inwentaryzowały, ludziom pozostanie jedynie nadzór nad nimi. Nie ma jednak obaw - pracy obecnym Menadżerom Biur nie zabraknie, bo wraz z upowszechnianiem się elektronicznego monitoringu będą rosły oczekiwania wobec standardu i jakości usług serwisowania biura, a Menadżerowie Wspólnoty Coworkowej już teraz bardzo wysoko zawieszają poprzeczkę jeśli chodzi o animowanie i stymulowanie życia biurowej wspólnoty. Dlatego oczekuję że z czasem zawód Menadżera Biura będzie coraz mniej miał wspólnego z administrowaniem “środkami trwałymi” a coraz więcej z “zasobami ludzkimi”, i że z domeny Finansów przeskoczy do HR, transformując się w Menadżera Biurowej Wspólnoty.

3. Praca w pełni Oparta na Aktywności i biuro jako zasób współdzielony

To prawda, zrobiliśmy już kilka (być może tych najtrudniejszych) kroków na drodze do Pracy Opartej na Aktywności, ale nie mam wątpliwości, że prawdziwa rewolucja w stylu pracy jest wciąż jeszcze przed nami. Otóż dzisiaj nadal dość statycznie podchodzimy do myślenia o Pracy Opartej na Aktywności jako o sekwencjach stosunkowo powtarzalnych przez poszczególnych Użytkowników zachowań, najczęściej realizowanych w określonych - codziennych, cotygodniowych lub comiesięcznych interwałach. Takie podejście to niewątpliwie krok w dobą stronę, ale nie uwzględnia ono dramatycznych różnic w stylu pracy, jakich poszczególni Użytkownicy mogą doświadczać ze względu na szybko zmieniającą się charakterystykę ich działań. Ta sama zatrudniona na jednym stanowisku Specjalistka, zmieniając pomiędzy kolejnymi projektami raz może potrzebować prywatnego, użytkowanego na wyłączność gabinetu (np. ze względu na wrażliwość i poufność danych realizowanego przez nią projektu), raz może być członkiem grupy projektowej która będzie współdzielić pomieszczenie pracy kreatywnej w modelu pracy sharedeskingowej, a kiedy indziej (przyznaję, w rzadko spotykanej w biznesowej rzeczywistości) przerwie pomiędzy projektami pracować jako Mentorka z młodszymi współpracownikami, działając bez żadnego, nawet sharedeskingowego, przypisanego stanowiska pracy. To przykład z praktyki, bo takie pogłębione podejście do elastyczności już dzisiaj działa w wielu Organizacjach z sektora IT, które są liderami w biurowej rewolucji zarówno pod względem ahierarchiczności jak i uwzględniania bieżących (czytaj: zmieniających się) potrzeb swoich Użytkowników. Polega ono na czasowym nadawaniu grupom bądź pojedynczym Użytkownikom konkretnych praw do przestrzeni, co wynika z ich szczególnych przestrzennych potrzeb, szybko zmieniających się wraz z charakterem ich zajęć. Nie ma wątpliwości, że nasze przyszłe środowisko zawodowe będzie podlegało ciągłej szybkiej zmianie i działaniu w warunkach nietypowych, bo wszystkie powtarzalne prace i czynności szybko zostaną zalgorytmizowane. A praca kreatywna, z niszy zarezerwowanej dla designerów i projektantów, upowszechni się jako dominujący sposób działania.

4. Biuro Otwarte, czyli współdzielenie przestrzeni pracy przez Użytkowników z różnych Organizacji

Kolejny wymiar Coworkowej rewolucji dotyczy współdzielenia narzędzi pracy pomiędzy pracownikami różnych Organizacji. Promowane w Coworkach kontakty pomiędzy firmami z rożnych, również konkurujących ze sobą Organizacji, mają na celu między innymi dokonywanie przypadkowych odkryć (ang. “Serendipity”), które pojawiają się jako szczęśliwy traf i prowadzą do pozytywnej zmiany. Ten aspekt kreatywności ma znacznie większą szansę zaistnieć w grupie mieszanej, gdzie zderzają się punkty widzenia i odniesienia jej uczestników, a mieszanie Organizacji jest jednym z najlepszych sposobów na wprowadzenie do biur różnorodności w Polskich warunkach, gdzie pod wieloma względami tej różnorodności praktycznie nie ma. Myślę że międzyorganizacyjna współpraca na podstawowym, codziennym poziomie, może częściowo nadrobić niedostatki naszego rasowego, kulturowego i językowego, a nawet generacyjnego (bo większość nowoczesnych Organizacji w Polsce jest dwupokoleniowa, a nie pięciogeneracyjna) ujednolicenia.

Oczywiście współpraca w jednym biurze pracowników różnych Organizacji wiąże się z wieloma problemami związanymi z bezpieczeństwem i poufnością informacji. Tu jednak pełną ławą wchodzi doświadczenie coworkingowe które wyrabia w Użytkownikach odpowiednie postawy i nawyki, tak aby ryzyka nie przysłoniły korzyści wynikających ze współpracy. Już dzisiaj wiele dużych korporacji prowadzi wewnętrzne (obowiązkowe) treningi i szkolenia związane z pracą mobilną, ucząc pracowników na co powinni zwrócić uwagę pracując w przestrzeniach (pół)publicznych, np. w kawiarniach czy innych współdzielonych obszarach pracy. Założę się, że bezpieczeństwo informacji w Coworkach jest wyższe niż w słynnym porannym Pendolino relacji Warszawa - Kraków, gdzie za cenę biletu w pierwszej klasie można wsłuchiwać się w historie i tajemnice wielu najbardziej aktualnych i ściśle tajnych projektów biznesowych oraz politycznych.

5. Experience Design i Hakowanie Mebli, czyli współprojektowanie i projektowanie ustawiczne

Między innymi uważne monitorowanie wykorzystania mebli i infrastruktury biurowej będzie stymulowało do wprowadzania dużo częstszych zmian i ulepszeń do biurowej infrastruktury w duchu filozofii Kaizen, czyli drobnych kroków. Wachlarz możliwych działań jest bardzo szeroki i może polegać na zmianie przeznaczenia i wystroju pomieszczeń, przekształcaniu istniejących już mebli lub wykorzystywaniu mebli które oferują warianty zmienności (jak chociażby wiele meblarskich rozwiązań sof akustycznych), wykorzystywanie zieleni jako elementu organizacji przestrzeni biura a nie jedynie ozdobnika (na przykład poprzez wydzielanie obszarów), oraz wiele innych opcji.

Aktywne i świadome przekształcanie przestrzeni biurowej w trakcie jej użytkowania w celu dopasowania jej do zmieniających się potrzeb to jeszcze trend przyszłości, w którym jednak pokładam duże nadzieje. Meblarze już dzisiaj oferują szereg możliwości personalizacji i bieżącego przetwarzania wyposażenia biurowego, czyli Hakowania Mebli, ale ten potencjał pozostaje w większości niewykorzystany. Wpływa na to zarówno brak gotowości po stronie Użytkowników, którzy nie są przyzwyczajeni do aktywnego i realizowanego w miarę potrzeb przekształcania swoich przestrzeni pracy, jak i braku usankcjonowania takiego podejścia wśród biurowych decydentów. Inaczej jest w Coworkach, gdzie częścią zadań Menadżera Wspólnoty Coworkowej jest aktywne dopasowywanie infrastruktury biura do bieżącego zapotrzebowanie. To właśnie oni, wraz ze Strategami Środowiska Pracy, wspólnie powinni promować ustawicznie aktywne i prototypowe podejście do przestrzeni biurowych.