Emocjonalne aranżacje przestrzeni biurowej
Design biura jest dzisiaj elementem wizerunku firmy. Wyraża jej charakter, a dodatkowo daje przewagę w walce o najzdolniejszych pracowników. Często jednak to, co świetnie wygląda, nie zawsze nam służy. Okazuje się bowiem, że wygląd i organizacja biura to przede wszystkim kwestia naszego zdrowia i, co dla niektórych może być zaskoczeniem, również emocji.
Aż jednej czwartej osób zdarzyło się odrzucić ofertę pracy „ze względu na niewłaściwy ich zdaniem wygląd biura lub brak udogodnień” – twierdzą autorzy badań zleconych przez Mindespace, globalnego operatora przestrzeni coworkingowych. Z kolei Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL) – wiodąca organizacja reprezentująca nowoczesne usługi dla biznesu w Polsce, przekonuje, że wedle ich badań z 2018 r., 76% młodych osób pomiędzy 18 a 34 rokiem życia deklaruje, że wygląd biura wpływa na to, w jaki sposób jest definiowana atrakcyjność danej firmy. Trudno w tej sytuacji zaprzeczyć, że design przestrzeni biurowych to ważna kwestia.
Dzisiaj odpowiedniej jakości biuro jest efektem połączenia takich czynników, jak: nowoczesny design, wysokiej klasy wyposażenie biurowe, dobrze zaopatrzone kuchnie, miejsca wypoczynku (a nawet drzemki) oraz przestrzenie służące integracji pracowników. Tymczasem nie wolno zapominać, że miejsce pracy to przede wszystkim przestrzeń, w której pracujemy. Nie zawsze oznacza to wypełnianie kreatywnych zadań – rzeczywistość znacznie częściej przynosi nam zadania, które wymagają wielogodzinnego wpatrywania się w ekrany komputerów, odbywania niekończących się spotkań czy nieustannych prób znalezienia cichego miejsca na odbycie długiej i ważnej rozmowy telefonicznej. Praca męczy, obciąża nas fizycznie i psychicznie. Dlatego wygląd biura nie może być tylko udogodnieniem. Musi też pomóc nam skupić się na naszej pracy i zapobiegać momentom, w których popadamy w zniechęcenie czy irytację. Ma pozytywnie stymulować nasze emocje.
Człowiek jest istotą emocjonalną. Nasza motywacja często wynika z nastroju, który w danej chwili nam towarzyszy. Wprawdzie poczucie odpowiedzialności i profesjonalizm pomagają nam w wykonywaniu naszych obowiązków, ale czasem jednak coś nam zaczyna przeszkadzać – często sami nie wiemy, czemu właściwie danego dnia nie ma w nas energii do działania. Problem może leżeć w bodźcach środowiskowych, które jak „drzazga” trafiają bezpośrednio do podkorowych struktur mózgu, wpływając na nastrój bez udziału świadomego i analitycznego procesu myślenia. Wywołują one w organizmie mikronapięcia, a ponieważ umysł, nie mając świadomości, że coś sprawia mu przykrość, nie broni się, powstaje uczucie stresu. I tak, zbyt niska lub zbyt wysoka temperatura przyczynia się na przykład do spadku efektywności naszej pracy o 10%. Zbyt duży poziom hałasu jest w stanie obniżyć ją aż o 66%. Jakość powietrza wpływa zaś na zdolność do właściwego przetwarzania informacji – ta rośnie w dobrze wentylowanych pomieszczeniach. Zdjęcie na biurku, czy na pulpicie komputera uśmiechniętych dzieci z ostatnich wakacji jest przyjemnym akcentem, ale nie o godzinie 19., kiedy kolejną godzinę siedzimy w pracy, bo wtedy wpływa destrukcyjnie na naszą podświadomość.
Oprócz parametrów środowiska pracy, również sama aranżacja biura decyduje o naszym samopoczuciu – może mu sprzyjać lub potęgować natywne stany emocjonalne. Zabudowa gabinetowa nie oferuje doskonałego środowiska pracy. Ale przynajmniej pracownicy mają większą szansę na osobisty kontakt z miejscem pracy. Zapewnienie dużej ilości miejsca na zdjęcia dzieci, rośliny biurowe, ładne kubki do kawy – to sposoby na to, aby ludzie czuli się bardziej zrelaksowani i szczęśliwi w pracy.
Tych udogodnień całkowicie odmawia się, gdy firmy przechodzą na rotacyjny system biurek, zwany „hot-desking”. Według CBRE, w porównaniu z 30% takich firm obecnie, 45% firm międzynarodowych planuje wprowadzenie tego rozwiązania w swoich biurach do końca 2020 r. Takie aranżacje od strony finansowej to korzyść dla najemcy, gdyż firma ogranicza wielkość wynajmowanej powierzchni. Natomiast z perspektywy komfortu pracownika – już nie. Pracownik przeżywa lęk i niepokój wynikający z tego, iż nie wie, gdzie „dzisiaj” będzie jego miejsce pracy, obok kogo będzie siedział. Uczucie lęku, inaczej poczucie zagrożenia, przedstawia mózg na system: „przeżyć”, „obronić się” oraz „zadbać o przetrwanie”. Nie ma miejsca na pobudzenie mózgu do pracy twórczej czy kreatywnej.
Charakterystyczną cechą takiej przestrzeni jest również brak jej personalizacji. Pracownicy ograniczają się tylko do przedmiotów w swoim otoczeniu, które mogą z łatwością sprzątnąć i schować do szafki. W wielu firmach obowiązuje także zasada „czystych biurek”. Konieczność codziennego sprzątania ogranicza ilość tak zwanych „talizmanów” w swoim najbliższym otoczeniu i ich gromadzenia. Talizmany personalizują przestrzeń, pozwalają się z nią identyfikować i budują dobry nastrój. Kolejnym aspektem mającym wpływ na emocje jest kontakt z naturą. Instynkt biofilny ma silne biologiczne podstawy; nawet jeśli od urodzenia mieszkamy w zabetonowanym mieście, objawia się on dążeniem do przebywania na łonie przyrody. Znając tę zależność, architekci coraz częściej starają się więc odtworzyć w naszych biurach efekty ogrodu, zielonej łąki czy nawet kojącego lasu. Wnętrza projektuje się tak, aby dużym akcentem były rośliny. Takie przestrzenie działają kojąco na ciało i umysł, a osoby w nich przebywające są bardziej wydajne, kreatywne, mniej się stresują i rzadziej chorują.
Podobne wnioski płyną z amerykańskich badań, opublikowanych na łamach „Hort- Science". Badacze z Uniwersytetu Stanu Teksas, którzy przy pomocy ankiety zamieszczonej w Internecie przebadali grupę pracowników biurowych ze stanu Teksas oraz z północno-centralnej części USA, wykazali, że osoby pracujące w biurach, w których obecne są rośliny i okna, były bardziej szczęśliwe i zadowolone ze swojego życia oraz z wykonywanego zawodu niż osoby zatrudnione w miejscach pozbawionych roślin lub okien. Ta druga grupa nie czuła satysfakcji z życia i oceniała swoje zadowolenie z pracy jako niskie. Ponadto, pracownicy „zielonych" biur bardziej pozytywnie oceniali swoich szefów, współpracowników i ogólnie naturę pracy. Naukowcy zaznaczają jednak, że różnice dotyczące satysfakcji z pracy odnotowano wyłącznie w przypadku mężczyzn.
To, co najważniejsze z natury, to jednak światło. Raport C&W informuje o zbawiennym wpływie naturalnego oświetlenia na poziom kortyzolu, czyli hormonu stresu. Nic dziwnego. Dawno temu, gdy większość czasu spędzaliśmy na zewnątrz, nasz zegar biologiczny był naturalnie regulowany m.in. przez wschody i zachody słońca. Wraz z przeniesieniem naszych aktywności życiowych do pomieszczeń, gdzie światła naturalnego jest niewiele, musimy wspomagać się światłem sztucznym. Przytłaczające, zamknięte pomieszczenia uruchamiają procesy obronne naszego organizmu, których zadaniem jest przetrwać w tej „ciasnej, zimnej i wilgotnej jaskini”.
Przy obecnej technologii wszystko jest o wiele łatwiejsze. Sztuczne oświetlenie o barwie zbliżonej do porannego światła naturalnego znacząco przyspiesza rytm dobowy i zwiększa odporność na stres. Jasne światło pozwala dobrze rozpocząć dzień i wpływa na jakość naszej pracy w ciągu dnia.
Według autorów badania „The Daylight and Workplace Study” przeprowadzonego w 2017 r. przez pracowników Cornell University, osoby pracujące w naturalnie oświetlonych biurach rzadziej cierpią na bóle głowy (o 63%), a zmęczenie ich oczu zmniejszyło się o 51%. Spadł też poziom doświadczania senności – i to aż o 56%. Z kolei przeprowadzone w 2013 r. badanie „Impact of windows and daylight exposure on overall health and sleep quality of office workers: a case-control pilot study” pokazuje wpływ odpowiedniej ilości i jakości oświetlenia na sen, aktywność i jakość naszego życia. Jeden z autorów badania, prof. Ivy Cheung z Northwestern University in Chicago podsumował jego wyniki stwierdzając, że „stopień, w jakim ekspozycja na światło dzienne wpływa na pracowników biurowych, jest niezwykły”. Okazało się, że pracownicy, których biurka stały w naturalnie naświetlonych miejscach, spali średnio w nocy o 46 minut dłużej. Mowa tu oczywiście o efektywnym, zdrowym śnie. To miało swoje przełożenie na lepszej jakości aktywność w ciągu dnia. Pracownicy pozbawieni dostępu do naturalnego światła w trakcie swojej pracy, osiągali gorsze wyniki w testach mierzących ich witalność, jakość i efektywność snu oraz poziom aktywności w ciągu dnia. W oczywisty sposób przekładało się to więc na samopoczucie pracowników – np. na podatność na stres czy ogólne rozdrażnienie.
Do tej pory oświetlenie projektowano tak, by zapewnić bezpieczeństwo i odpowiednie warunki do codziennej pracy naszego wzroku. Pomijano natomiast pozawzrokowe mechanizmy oddziaływania światła na organizm człowieka. W naturalnym środowisku światło załamuje się, odbija, rozprasza oraz zmienia swoją pozycję w ciągu dnia. W zamkniętych przestrzeniach biurowych stworzona atmosfera jest jednostajna. Brak ruchu światła, wciąż zmieniającego się balansowania cienia, wpływa na nasze odczuwanie tej przestrzeni. Pomieszczenia pozbawione kontrastów świetlnych (np. powstających podczas oświetlenia bocznego) zatracają swoją głębię i perspektywę, stając się mniejsze niż są w rzeczywistości, bardziej przytłaczające, a nawet jednowymiarowe. Mało kto zdaje sobie sprawę, że to wpływa na naszą produktywność i efektywność w działaniu.
Istotą zdrowego biura – również w kontekście naszego stanu psychicznego, który jest pochodną towarzyszących nam emocji – jest umiejętne połącznie kilku kluczowych elementów. Naturalne oświetlenie to tylko jeden z wielu. Międzynarodowa organizacja World Green Building Council sformułowała siedem innych, które trzeba przemyśleć przy projektowaniu każdego biura. To m.in. jakość wentylacji, komfort termiczny, akustyka, sposoby angażowania pracowników, dobór materiałów i ich wygląd, układ pomieszczeń czy widok z okna. Wszystko może mieć nie tylko znacznie, ale także swoją konkretną wartość dla pracodawcy. Skoro bowiem hałas obniża efektywność pracowników, to firmy tracą na tym realne pieniądze.
Holenderski armator Heerema, w związku z najmem swojego nowego „miejsca pracy” dla 1100 osób, zamówił po prostu ekspertyzę finansową, mającą pokazać sensowność inwestycji w „well-being” pracowników. Międzynarodowa sieć firm audytorsko-doradczych KMPG wyliczyła, że zdrowe biuro to 42 miliony euro netto oszczędności wygenerowanych w ciągu dwudziestu lat. Sam ekonomiczny wpływ naturalnego oświetlenia obliczony został na 650 tys. euro rocznie (czyli 13 mln euro w ciągu dwudziestu lat najmu). Oznacza to, że dzięki optymalizacji dostępu do naturalnego światła firma Heerema może odliczyć sobie miesięcznie 2,3 euro od ceny najmu każdego metra kwadratowego powierzchni. Emocje, jak widać, mogą mieć bardzo dużą wartość.
