Idealna recepcja według ekspertów Mikomax Smart Office

Recepcja okiem Mikomax Smart Office – niepotrzebny wydatek czy absolutny must have?

Nikogo nie musimy chyba przekonywać, co do tego, że biura się zmieniają. Jeszcze kilkanaście lat temu nikt nie pomyślałby, że w biurze będziemy mogli skorzystać z wyciszonej akustycznie budki telefonicznej czy też zrobić sobie drzemkę. Dziś takie rozwiązania stają się coraz bardziej powszechne, a każda innowacja rodzi kolejne pytania „Co będzie następne?”.

I chociaż w wielu aspektach technologiczne rozwiązania świetnie zastępują ludzką pracę, to są takie sytuacje i takie miejsca, w których relacja człowieka z drugim człowiekiem jest niezbędna. W ostatnich latach często spotykamy się w wątpliwościami dotyczącymi istoty recepcji, a dokładniej czy nie jest to już przypadkiem relikt dawnych lat. Dla nas istotnym jest budowanie relacji z naszymi klientami, pracownikami i dostawcami. Wierzymy w ludzi i w wartość, jaką jest dobre samopoczucie. Chcemy, by każdy kto wchodzi do naszej firmy, czuł się w niej mile widziany, by zyskiwał „na starcie” dobre nastawienie. Odpowiednie powitanie to odpowiednie pierwsze wrażenie. Są jednak takie miejsca, w których ta relacyjność nie jest priorytetowa, dlatego potrzeba posiadania recepcji jest uzależniona od specyfiki firmy.

Przestrzeń przy recepcji może służyć zarówno jako poczekania, jak i miejsce do nieformalnych spotkań lub relaksu

Recepcja idealna

Idealny w przestrzeniach biurowych oznacza dopasowany do nas. Tyczy się zarówno sfery wizualnej jak i funkcjonalnej. Jesteśmy tradycyjną kancelarią adwokacką? Wybieramy meble w wykończeniu skórzanym i drewnianym. Zatrudniamy głównie młodych ludzi związanych z branżą IT? Nie bójmy się kolorów, niestandardowych tworzyw i gry światłami. Nie chcemy, aby nasza recepcja była wyłącznie poczekalnią? Zdecydujmy się na wygodne kanapy, telewizor, otwarty aneks, tkaniny, roślinność i miłą atmosferę, stwórzmy miejsce, w którym możemy się spotykać, w którym chcemy przebywać... Coraz częściej lada recepcyjna nie jest wybierana z oferty mebli systemowych, tylko jest projektowana indywidualnie przez projektanta. Cała strefa recepcyjna projektowana jako całość dopełniana jest przez dodatkowe elementy jak soft seating, stoliki, ogrody wertykalne.

Przykład recepcji oddającej charakter firmy Daikin Poznań

Recepcja tylko czy aż?

Nikogo nie zszokuje informacja, że na tle całego biura to właśnie recepcja często stanowi (obok gabinetów) najdroższą strefę. Nie bez przyczyny firmy tak bardzo angażują się w tę przestrzeń, bo przecież to właśnie ona stanowi pierwsze miejsce kontaktu klienta z firmą.

„To tak jak idziemy do restauracji - jeśli ktoś czeka na nas na wejściu, miło zapyta się, czy mamy rezerwację i zaprowadzi nas do stolika, to na pewno będziemy mieć inne wrażenie niż kiedy wchodzimy do restauracji, jest kolejka i do tego sami musimy szukać miejsca” mówi Zuzanna Mikołajczyk, Członek Zarządu Mikomax Smart Office.

Pora na nowości

Na przełomie lat, w których istnieje nasza firma, kształt i funkcja recepcji wielokrotnie się zmieniały. Dziś nadeszła pora na kolejny krok. Zaobserwowaliśmy, że największym problemem recepcji, jest ogromna ilość paczek, która w ciągu całego dnia pojawia się w tej strefie. W odpowiedzi na tę potrzebę wprowadzamy kolektomat, czyli rodzaj paczkomatu do biura. Częstym obrazkiem jest kolejka kurierów, na końcu której stoi ważny klient biznesowy.

„Taka sytuacja nie tylko zaburza podstawowe funkcje recepcji, w szczególności tę reprezentatywną, ale także zwyczajnie frustruje klientów” - mówi Mateusz Siwiaszczyk, Dyrektor ds. Kontraktów Mikomax Smart Office. Kolektomat jest rozwiązaniem, które gwarantuje szybki i wygodny sposób przekazywania paczek pomiędzy dostawcami oraz kurierami, a pracownikami biur. „To rozwiązanie odciąża recepcje z obsługi kurierów, zapewnia porządek oraz przyczynia się do tworzenia wygodnego i przyjaznego miejsca pracy dla wszystkich pracowników” – dodaje.

Przy projektowaniu jakiejkolwiek przestrzeni biurowej, czy to aneksu kuchennego, czy też właśnie recepcji, nie zapominajmy, że najważniejsi jesteśmy my. Zapytajmy o zdanie pracowników, skonsultujmy ich potrzeby z oczekiwaniami zarządu, przyjrzyjmy się aktualnemu funkcjonowaniu danej strefy naszego biura i zaobserwujmy co jest w niej dobrego, a co wymaga zmian. Nikt nie dam nam jednej recepty na urządzenie biura, tak samo jak nikt nie powie jak zarządzać firmą. Bądźmy otwarci, nie bójmy się pytać i słuchajmy uważnie.