Jak zmieniły się biura w ciągu ostatnich 20 lat i jak będziemy pracować w przyszłości?
Rozwój technologii i zmiana stylu pracy to główne motory napędzające powstawanie nowych trendów w aranżacji biur w ciągu ostatnich 20 lat. Przeszłość stoi pod znakiem sztucznej inteligencji, jednak kluczową rolę w pracy biurowej wciąż będzie odgrywał człowiek i to jego potrzebny już dziś znajdują się w centrum projektowania przestrzeni biurowej. Czy zawsze tak było? Niekoniecznie.
Początki „open space”
Wydawać by się mogło, że powszechni dziś open space to wynalazek późnych lat XX wieku. Nic bardziej mylnego. Przestrzenie bez podziału na hierarchię były popularne o wiele wcześniej – do połowy XIX w. były raczej normą niż wyjątkiem. Pierwsze stricte „biurowe” budynki, takie jak Royal Admiralty Building czy East India House przy Leadenhall Street w Londynie oparte były o przestrzenie wspólne, w których osoby po wejściu międzynarodowych korporacji.nadzorujące prowadzone prace, znajdowały się w jednym pomieszczeniu ze swoimi podwładnymi.
Z czasem środowisko pracy ewoluowało w kierunku bardziej hierarchicznej aranżacji przestrzeni z oddzielnymi pokojami dla kadry zarządzającej. Praca w otwartej przestrzeni biurowej stopniowo upowszechniła się w Polsce w połowie lat 90., wraz z nadejściem pierwszych międzynarodowych korporacji. Choć współczesne biura są coraz bardziej innowacyjne i oryginalne, to nadal wiele miejsc pracy przypomina biura z minionej epoki.
Technologia i demografia zmieniają styl pracy
Zmiana aranżacji przestrzeni biurowej jest stosunkowo nowym zjawiskiem. Rewolucyjne podejście do organizacji pracy w biurach jest efektem dynamicznego rozwoju i upowszechnienia się nowoczesnych rozwiązań technologicznych, a także czynników demograficznych, które znacząco zmieniają tradycyjny model pracy. Smartfon, laptop czy sieć Wi-Fi są powszechnie używane w niemal każdym biurze. Dzięki nowym technologiom można pracować także poza biurem np. w domu, kawiarni, parku, itp. Tym samym, zaciera się granica między życiem prywatnym a zawodowym. Co więcej, na rynek pracy wchodzą przedstawiciele młodszego pokolenia mający odmienne podejście do pracy niż ich starsi koledzy. Najmłodsi pracownicy cenią sobie większą swobodę i chcą być oceniani za efekty, a nie za czas spędzony za biurkiem. Zachodzące zmiany wymagają od menedżerów zupełnie innego sposobu myślenia o przestrzeni biurowej, niż jeszcze kilka lat temu.
Indywidualny charakter biura, czyli Worplace Innovation
Jakość środowiska pracy realnie wpływa na efektywność i satysfakcję pracowników, a także na atrakcyjność pracodawcy wśród potencjalnych kandydatów. W efekcie, firmy zaczynają odchodzić od standardowego modelu biura na rzecz zindywidualizowanej przestrzeni, odzwierciedlającej wartości firmy i jej specyfikę. Nigdy dotąd nie projektowano na taką skalę specjalnych przestrzeni, sprzyjających pracy indywidualnej, w ciszy lub w grupach, albo przestrzeni przeznaczonych do relaksu i odpoczynku.
Dzisiejsze biuro jest ważnym ogniwem łączącym pracowników z firmą. Tworzy więzi międzyludzkie i buduje unikalną tożsamość każdej firmy. Biuro staje się narzędziem employer brandingowym i może być źródłem przewagi konkurencyjnej. Należy jednak pamiętać, że przestrzeń biurowa może zarówno ułatwić, jak i utrudnić realizację zadań. Dlatego warto przy wsparciu zaufanego i doświadczonego partnera odpowiednio zaplanować biuro z myślą o bieżących i przyszłych potrzebach pracowników z różnych pokoleń. Takie podejście pozwoli również obniżyć koszty ewentualnych zmian organizacyjnych w przyszłości.
Biuro „szyte na miarę”
Colliers International już w zeszłym roku uruchomił w Polsce wyspecjalizowany dział Workplace Innovation, który doradza klientom przy tworzeniu strategii środowiska pracy i zarządzaniu zmianą. Wyróżnia go nowoczesne podejście do przestrzeni pracy, integrujące wiedzę i doświadczenie doradców nieruchomości, architektów, psychologów biznesu, socjologów i osób z obszaru HR. Łączenie zróżnicowanych kompetencji pozwala na kompleksową analizę sytuacji danej firmy, zrozumienie jej potrzeb i wypracowanie wielopłaszczyznowej strategii dalszego działania.
Proces zmian w środowisku pracy zaczynamy od spotkania z zarządem, aby poznać potrzeby i wizję długofalowego rozwoju firmy. Następnie nasi eksperci obserwują specyfikę codziennej pracy, interakcje między pracownikami, czy stopień wykorzystania poszczególnych powierzchni. Po dogłębnej analizie, przedstawiamy klientowi potencjalne korzyści i ryzyka zmian, a także rekomendacje dotyczące konkretnych rozwiązań. Ważne jest, aby ewentualna metamorfoza była spójna ze strategią rozwoju firmy. Nigdy nie narzucamy z góry rozwiązań, lecz aktywnie włączamy pracowników i dział HR w cały proces. Takie podejście pomaga dokonać zmian lub stworzyć zupełnie nowe środowisko pracy, które najlepiej odpowiada potrzebom firmy i jej pracowników.
Jak będziemy pracować w przyszłości?
W najbliższych latach coraz więcej firm będzie inwestować w sztuczną inteligencję i automatyzację powtarzalnych procesów, by zwiększyć konkurencyjność. Co istotne, praca oparta na relacjach międzyludzkich nadal będzie odgrywać kluczową rolę, choć zmieni się dotychczasowy model pracy, polegający na przypisaniu pracownika do jednego biurka. Praca w przyszłości jeszcze w większym stopniu będzie wymagała od pracowników holistycznego spojrzenia, analizy i wyciągania wniosków, które następnie przełożą się na kreatywne rozwiązania. Upowszechni się system pracy projektowej w zespołach, składających się ze specjalistów z różnych dziedzin i krajów.
W biurach przyszłości pojawią się zaawansowane formy sztucznej inteligencji. Wiele prac będzie wykonywanych przez roboty i inteligentne aplikacje, które pomogą w usprawnieniu analizy danych i ułatwią dotarcie do potencjalnych klientów zainteresowanych oferowanymi usługami. Jednocześnie biura przyszłości będą sprzyjać budowie relacji międzyludzkich, bowiem kontakt z drugim człowiekiem będzie nadal kluczowy. Firmy będą inwestować w innowacyjne laboratoria badawcze, których celem będzie tworzenie jeszcze lepszych rozwiązań. Dlatego przestrzeń biurowa powinna jeszcze bardziej stymulować pracę twórczą i dzielenie się wiedzą. Biura przyszłości będzie też cechować duża mobilność pracowników i możliwość szybkiej rearanżacji przestrzeni do aktualnych zadań.
