Making coworking work

Na przestrzeni ostatnich lat, coraz większe zapotrzebowanie korporacji na elastyczne powierzchnie, praca zdalna i popularyzacja elastycznych form zatrudnienia, a także rozkwit start-upów poszukujących dopiero odpowiedniego modelu biznesowego i mających na starcie ograniczone środki finansowe, spowodowały dynamiczny rozwój przestrzeni coworkingowych. Poza biurkiem, powierzchnie coworkingowe oferują także szeroką gamę usług, począwszy od obsługi recepcyjnej, obsługi korespondencji czy sprzątania, skończywszy na szkoleniach, wirtualnej księgowości czy nawet oferowaniu biura wirtualnego.

POJĘCIE COWORKINGU I ZASADY DZIAŁANIA PRZESTRZENI COWORKINGOWYCH

Znaczenie coworkingu ewoluowało i od bycia jedynie wykorzystywaniem wspólnego biura lub innej przestrzeni i jej wyposażenia do pracy przez osoby samozatrudnione lub pracowników różnych przedsiębiorstw, stało się także polem do wymiany wiedzy i doświadczeń. Dzisiaj to współpraca i dzielenie się umiejętnościami są fundamentem w coworkingu, co może wydawać się dziwne, mając na uwadze, że osoby funkcjonujące w tym systemie pracują zazwyczaj nad indywidualnymi zleceniami i nie łączą ich relacje zawodowe.

Niemiecka socjolog miasta, Janet Merkel specjalizująca się w tematyce wzajemnych relacji i współzależności pomiędzy kreatywnością a przestrzenią miejską, określiła coworking zdecydowanie szerzej niż biuro, a mianowicie jako model kulturowy, promujący pięć wartości: wspólnotę (ang: community), współpracę (ang: collaboration), otwartość (ang: openness), różnorodność (ang: diversity), i zrównoważony rozwój (ang: sustainability)*. Zatem głównymi cechami coworkingu, które tworzą tę, tak wyjątkową formę pracy, są nieformalna współpraca, wymiana myśli i doświadczeń, a także wzajemne wsparcie korzystających ze wspólnej przestrzeni pracy, a w konsekwencji poczucie wspólnoty.

Zdaniem Janet Merkel sama fizyczna przestrzeń współdzielonego biura nie wystarcza do zawiązania relacji społecznych w zakresie wystarczającym do nawiązania współpracy. Zwraca przy tym uwagę na szczególną rolę wynajmującego, którego zadaniem jest zainicjowanie i utrzymywanie interakcji między poszczególnymi użytkownikami, a także odpowiednie zaplanowanie i zaprojektowanie przestrzeni pracy, które będzie jej sprzyjało. Nie należy przy tym zapominać, że każdego członka tej współdzielonej społeczności obowiązuje swoisty coworkingowy savoir-vivre, ujawniający się np. poprzez wyciszenie telefonu, dbanie o czystość, a także kontrolowany i nienachalny networking, bez którego produktywne funkcjonowanie we wspólnej przestrzeni nie byłoby możliwe.

KIM JEST UŻYTKOWNIK PRZESTRZENI COWORKINGOWEJ I SZTUKA PLANOWANIA PRZESTRZENI PRACY

Biuro coworkingowe powinno być przestrzenią odpowiednią dla wielu zróżnicowanych użytkowników lub grup użytkowników. Z jednej strony dla takich, którzy będą w niej spędzać 8 godzin dziennie, ale także dla tych, którzy zdecydują się bywać w niej nieregularnie – kilka razy w tygodniu i w różnych porach dnia. Zarówno dla pracowników branży kreatywnej i agencji reklamowych, jak i dla przedstawicieli banków i firm consultingowych, a także freelancelerów i gości każdego z przedstawicieli powyższych branży. Nie ma więc jednej docelowej grupy użytkowników (lub nawet dwóch czy trzech grup), co powoduje, że zaplanowanie takiej praktycznej, multifunkcjonalnej i elastycznej przestrzeni pracy nie jest łatwe i zapewne nie istnieją uniwersalne projekty czy koncepty.

Konieczność zaspokojenia różnych potrzeb wielu, często zupełnie niezwiązanych ze sobą, użytkowników jednocześnie, wymaga stworzenia spójnej przestrzeni, w ramach której wydzielone zostaną strefy dedykowane innym aktywnościom zawodowym i stylom pracy. Poza podstawową strefą „hot desków”, użytkownikom coworkingów potrzebne są także charakteryzujące się większą prywatnością biura zamknięte, a także sale konferencyjne, czy wyciszone i odosobnione powierzchnie przeznaczone do rozmów telefonicznych. Niezwykle ważne są także strefy relaksu, gastronomiczne i eventowe, które nie tylko wpływają na komfort pracy ale przede wszystkim stwarzają warunki i motywują do nawiązywania kontaktów i rozmów, a także prowokują sytuacje biznesowe w nienachalnej ale jednak pełnej energii atmosferze. Bardzo istotnym elementem przestrzeni coworkingowej jest także stworzenie licznych, a przy tym bezpiecznych miejsc do przechowywania poufnych danych, dokumentacji i korespondencji, które są nieodłącznym elementem każdego rodzaju działalności i każdego szczebla aktywności zawodowej, a zapewnienie ich właściwej ochrony jest priorytetem każdego użytkownika.

Zagrożenia wynikające z COVID-19 są kolejnym wyzwaniem, z którym projektanci przestrzeni coworkingowej będą musieli się wkrótce zmierzyć, wprowadzając do niej nowe rozwiązania, np. takie, które pozwolą na zachowanie dystansu w trakcie epidemii a jednocześnie nie zaburzą, tak ważnej dla tego modelu pracy, interakcji pomiędzy użytkownikami.

SPACING.PL, CZYLI JAK PODĄŻYĆ ZA NAJEMCĄ

Ponieważ najważniejsze w coworkingu jest łatwość i szybkość dostępu, a także funkcjonalność, a z licznych badań i ana-liz rynku wynika, że największym konkurentem dla współdzielonych biur jest dom ich potencjalnego użytkownika, Hagay Albo i Eitan Singer założyli w 2017 r. platformę Spacing. Jest ona pododobną do gastronomicznego Pyszne.pl czy hotelarskiego Booking.pl porównywarką przestrzeni coworkingowych i biur zawierającą wszystkie potrzebne dane do łatwego znalezienia idealnego coworkingu, dopasowanego do potrzeb i stylu pracy konkretnego pracownika. Od 2018 roku Spacing.pl jest dostępny również w Polsce i, co ciekawe, nasz rynek był trzecim, w którym założyciele portalu zdecydowali się uruchomić lokalną platformę.

Głównym zadaniem operatorów biur coworkingowych jest chociażby pobieżne zdefiniowanie własnej grupy docelowej i pokazanie jej dostępnych funkcji i usług oferowanej przestrzeni, w tym korzyści płynących z obecności w coworkingu, takie jak wymiana myśli i doświadczeń i spontaniczne nawiązywanie relacji biznesowych. Istotnym jest także ciągłe obserwowanie tego żywego organizmu, jakim jest współdzielona przestrzeń do pracy i dopasowywanie jej aranżacji oraz dostępnych w jej ramach usług do potrzeb i oczekiwań użytkowników.

COWORKING A COVID-19

Jaki wpływ będzie miała obecna sytuacja społeczno-gospodarcza, w której z powodu wybuchu pandemii COVID-19 znalazło się wiele regionów na świecie, na działalność operatorów coworkingowych? Branża coworkingowa może być, krótkoterminowo, jednym z sektorów najbardziej dotkniętych skutkami pandemii, między innymi z powodu odgórnie wprowadzanych przez władze poszczególnych krajów ograniczeń w przemieszczaniu się, ograniczeń zgromadzeń, czy innych rekomendacji w zakresie tzw. social distancing.

W naszej ocenie, w dłuższej perspektywie, operatorzy coworkingowi mogą zyskać, z powodu tego, że często ich klientami są mniejsze firmy, start-upy, których kryzys może doprowadzić do kłopotów finansowych, w rezultacie których zrezygnują z korzystania z długoterminowych zobowiązań, takich jak wieloletnie umowy najmu, na rzecz elastycznych powierzchni. Dodatkowo, paradoksalnie, nadzieją dla coworkingu jest to, że wiele firm jest obecnie zmuszonych do wprowadzenia tzw. home office na szeroką skalę. Wbrew pozorom, to doświadczenie może przysłużyć się coworkingowi i sprawić, że pracodawcy uświadomią sobie, że nie ma powodu, aby ich (współ) pracownicy tracili czas na dojazd do siedziby firmy, spędzali w niej 8 godzin i byli pod stałą kontrolą zapewniającą efektywność ich pracy. Home office bywa często krokiem, który poprzedza wprowadzenie modelu czy też możliwości pracy zdalnej, którą pracownicy wykonują w centrum coworkingowym znajdującym się najbliżej ich domu.

Obecna sytuacja może również zmusić do przemyśleń na temat konieczności utrzymywania siedzib firm, które generują potężne koszty stałe, a które aktualnie stoją puste, podczas gdy pracownicy kontynuują swoją pracę korzystając z najnowszych technologii pozwalających na komunikowanie się ze sobą z każdego miejsca na ziemi. Oswojenie się z modelem pracy zdalnej w połączeniu z szeroko pojętą recesją i koniecznością cięcia kosztów, w naszej ocenie doprowadzi do wzrostu popularności przestrzeni coworkingowych. Ponadto, operatorzy coworkingowi oferują wiele rodzajów usług, z których część nie padnie ofiarą kryzysu lub wręcz ich popularność wzrośnie, jak np. usługi biura wirtualnego, usługi IT.

Epidemia na pewno postawi także nowe wyzwania przed projektantami powierzchni wspólnych, którzy, mając świadomość, jakie obostrzenia niesie takie zagrożenie, będą starali się stworzyć biura z takimi funkcjami i na tyle bezpieczne dla zdrowia, że żaden wirus nie zakłóci ich pracy.

Trudno jest oceniać skutki zbliżającego się kryzysu gospodarczego dla coworkingu, ale w dłuższej perspektywie może on wpłynąć korzystnie na rozwój tego trendu, który stanowi doskonałą alternatywę dla pracy zdalnej wykonywanej w domu, a także dla firm chcących zmniejszyć koszty poprzez rezygnację z najmu dużych powierzchni biurowych.

* Janet Merkel, Coworking in the city, www.ephemerajournal.org volume 15(1): 121–139

Autorzy: Artykuł został przygotowany przez prawniczki z zespołu Real Estate & Construction kancelarii Baker McKenzie, które od wielu lat współpracują ściśle z branżą co-workingową.

Joanna Wojnarowska, Partner, Baker McKenzie
Weronika Roesler, Senior associate, Baker McKenzie
Ewa Lewandowska, Associate, Baker McKenzie