Minimum ryzyka, maksimum możliwości. Jakie biuro wybrać?

Operatorzy biur muszą dostarczyć na rynek elastyczne rozwiązania, bo tego w nowej rzeczywistości będą oczekiwały firmy. Na popularności zyskają wielofunkcyjne powierzchnie serwisowane, pozwalające zorganizować pracę na kilka sposobów i z kilku miejsc jednocześnie.

Rynek biurowy w Polsce czekają duże zmiany. Specjaliści międzynarodowej firmy doradczej CBRE przewidują, że w długim okresie na popularności zyskają elastyczne powierzchnie biurowe. Za takim scenariuszem przemawia pięć głównych argumentów.

• Po pierwsze – znaczenie elastycznych rozwiązań wzrośnie, ponieważ firmy nie chcą wynajmować biura od razu na długi czas, dając sobie tym samym większe możliwości reakcji w razie zmian wewnętrznych lub zmian warunków otoczenia.
• Po drugie – elastyczne biura serwisowane pozwalają firmom skoncentrować się stricte na pracy, a bieżącą obsługę biura (np. w zakresie recepcji, sprzątania czy kuchni) powierzyć operatorowi.
• Po trzecie – bardzo atrakcyjny staje się system łączący pracę z biura i pracę z domu, do czego biura elastyczne nadają się wręcz idealnie.
• Czwarty powód – to możliwość rozmieszczenia zespołów lub oddziałów firmy w kilku mniejszych lokalizacjach, zamiast w jednym dużym biurze.
• Piąty powód – to optymalizacja kosztów. Firmy korzystające z biur elastycznych płacą tylko za pomieszczenia, których faktycznie używają, nie wliczając w to np. stałej opłaty za sale konferencyjne. Z kolei niektórymi kosztami dzielą się z innymi firmami (np. kosztem obsługi recepcji).

WIELOFUNKCYJNE PRZESTRZENIE

Dysponując nowoczesnymi i elastycznymi rozwiązaniami operator, taki jak CitySpace (jeden z największych w Polsce pod względem liczby lokalizacji, należący do dużej grupy Echo Investment), jest w stanie odpowiedzieć na chwilową, bądź stałą potrzebę rozpraszania struktury pracowników.

Zaczniemy pracować z różnych miejsc, przy biurkach, ale nie w biurach, będziemy chcieli być bardziej mobilni. Jesteśmy po to, by umożliwić to firmom i ich pracownikom. Nasze biura są w pełni przygotowane na nowe potrzeby rynku, który jeszcze bardziej zwróci się ku elastycznym centrom biurowym – mówi Lisa Zettlin, head of business development CitySpace.

Główną zaletą tego typu biur jest ich wielofunkcyjność, która sprzyja rozpraszaniu struktur. Centra CitySpace dysponują prywatnymi gabinetami różnych wielkości, przestrzeniami open space, salami spotkań, salami konferencyjnymi, pokojami do rozmów telefonicznych i pokojami ciszy, recepcją oraz pomieszczeniami wspólnymi, takimi jak kuchnia. Biura można wynajmować w dowolnych konfiguracjach, a z salek korzystać w razie potrzeby.

Dostęp do pomieszczeń różnego typu to udogodnienie, którego obecnie w wielu miejscach brakuje. To dlatego widzimy duże zainteresowanie formami elastycznymi, które reagują na zmieniające się oczekiwania klienta – tłumaczy Lisa Zettlin.

Dodaje, że przewagą CitySpace wobec innych operatorów działających na rynku – ważną w kontekście bezpieczeństwa – jest duża powierzchnia biurowa przypadająca na jednego pracownika. Reagując na bieżąco operator już pracuje nad kolejnymi rozwiązaniami adekwatnymi do sytuacji, np. nad wprowadzeniem większej liczby pomieszczeń współdzielonych, takich jak kuchnie, tak aby w jednym miejscu nie gromadziła się zbyt duża liczba osób. Operator musiał zareagować natychmiast. Efektem jest dezynfekcja powierzchni biurowej, większa częstotliwość sprzątania, nowe zasady korzystania z pomieszczeń wspólnych czy większa kontrola dostępu do biur osób trzecich.

Dużą zaletą biur CitySpace jest to, że są gotowe do pracy od zaraz, co wyklucza koszty wykończenia i wyposażenia przestrzeni. Do tego biura są serwisowane, co oznacza obsługę korespondencji, pomoc recepcji, serwis sprzątający, opiekę managera biura, wsparcie IT czy dostęp do serwerowni. Nie bez znaczenia jest również ograniczająca ryzyko kontrola dostępu do biur, które są w pełni prywatne i do wykorzystania tylko przez daną firmę, co dotyczy także pomieszczeń typu open space.

Serwis jest bardzo doceniany. Niedawno podpisaliśmy umowę z firmą logistyczną, która powiedziała wprost: nie chcemy zajmować się kawą, back officem, recepcją; chcemy zajmować się swoim biznesem i dlatego wprowadzamy się do was – mówi Jarosław Bator, dyrektor zarządzający CitySpace. – Mamy umiejętność dostarczania pewnych usług. Wiemy, że każdy szuka oszczędności czasu i nie chce przeznaczać go na rzeczy niezwiązane bezpośrednio z działalnością operacyjną – dodaje.

NOWOŚĆ NA RYNKU BIUROWYM

Elastyczne i serwisowane powierzchnie sprzyjają rozpraszaniu struktur, nie tylko w obrębie tej samej powierzchni biurowej, ale także w jednym mieście bądź na terenie całego kraju. CitySpace ulokował swoje centra w największych miastach Polski – w niektórych ma ich kilka. Firmy dostają więc możliwość nawiązania współpracy z jednym operatorem i ulokowania oddziałów w kilku miejscach. Plusem jest także znakomita lokalizacja biur, w dobrze skomunikowanych częściach miast, co umożliwia pracownikom wykorzystywanie mieszanego trybu pracy pomiędzy biurem a domem. Z trybu łączonego z pewnością zacznie korzystać więcej firm, szczególnie tych mniejszych, a także większa liczba działalności jednoosobowych i przedstawicieli wolnych zawodów. To przede wszystkim z myślą o nich CitySpace wprowadził niedawno na rynek rozwiązanie zwane day office, czyli indywidualne biura do wynajęcia na bardzo krótki termin – nawet na kilka dni w tygodniu.

Do skorzystania zapraszamy osoby, które nie mogą cały czas pracować z domu i muszą raz na jakiś czas przyjść do biura, żeby popracować w koncentracji i spokoju – zachęca Magdalena Śnieżek, regional manager CitySpace Wrocław.

ROZWIĄZANIE WIRTUALNE

Innym rozwiązaniem dostosowanym do aktualnych potrzeb są biura wirtualne, czyli możliwość rejestracji działalności pod adresem CitySpace. Wirtualne biuro to prestiżowa lokalizacja, profesjonalny wizerunek czy obsługa korespondencji. A dodatkowo dostęp do biur i sal konferencyjnych w razie np. potrzeby zorganizowania spotkania. Z biur wirtualnych CitySpace najczęściej korzystają małe firmy, którym prestiżowy adres ułatwia start, duże firmy w trakcie ekspansji na nowe rynki, freelancerzy oraz osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, rozwojowe start-upy, doskonalące produkt lub usługę.

Biura serwisowane CitySpace wybierają firmy z różnych branż: finansowej, farmaceutycznej, nieruchomości, doradczej czy technologicznej. Elastyczne biura to równie właściwe miejsce dla dojrzałego biznesu, jak i dla start-upów różnej wielkości czy kilkuosobowych firm. Wiele przedsiębiorstw korzysta z możliwości najmu na krótki termin, żeby ograniczać ryzyko ponoszenia wysokich kosztów na wypadek utraty płynności lub konieczności ograniczania działalności. Umowy krótkoterminowe wybierają również firmy przenoszące zespoły z jednego miejsca do drugiego.

DOMY BIUR NIE ZASTĄPIĄ

Już teraz wiele firm zgłasza potrzebę powrotu do biur ze względu na trudności, które wystąpiły podczas przedłużającego się okresu pracy zdalnej.

Wielu z nas nie ma warunków do efektywnej długoterminowej pracy z domu. Brak możliwości wygospodarowania komfortowej przestrzeni czy konieczność opieki nad dziećmi w międzyczasie, to tylko wybrane niedogodności, z powodu których prędzej czy później wrócimy do biur – zauważa Jarosław Bator.

Dodaje, że warunki home office nie są wystarczające do wypracowania innowacyjności i pobudzania kreatywności. Nie dają też możliwości do budowania więzi pomiędzy pracownikami oraz odpowiedniej mentalności nazywanej duchem drużyny. Kolejną przewagą biur jest dostęp do bardziej nowoczesnych technologii, zaawansowanej infrastruktury i wsparcia IT.

Jarosław Bator przyznaje, że praca z domu jest atrakcyjną alternatywą, ale nie dla każdego i nie w każdym wymiarze czasowym. – Na pewno niektóre elementy pracy zdalnej pozostaną z nami na zawsze, bo niektórzy dopiero teraz odkrywają nowoczesne narzędzia komunikacji, ale biura wciąż są nam bardzo potrzebne – przekonuje. W nowej rzeczywistości biura w tradycyjnej formie mogą już jednak nie wystarczyć. Firmy poszukają innych rozwiązań, bardziej dopasowanych do konkretnych potrzeb. Tu właśnie otwiera się przed nimi duża szansa na skorzystanie z elastycznych biur, takich jak CitySpace.

Większa świadomość o pracy zdalnej po okresie izolacji społecznej może przyczynić się do wzrostu zainteresowania biurami elastycznymi – prognozuje Konrad Szaruga z CBRE.

Trend ten możemy zaobserwować już w początkowym etapie biurowej transformacji, kiedy – ze względów bezpieczeństwa i innych – część pracowników wróci do biur, a część zostanie w domach.

W najbliższym czasie jeszcze więcej firm poszuka rozwiązań biurowych dostosowanych do zmieniających się potrzeb. To spowoduje stopniowy zanik biur w tradycyjnej formie i wzmocnienie trendu popularyzacji biur elastycznych, które jednocześnie minimalizują ryzyko i dają duże możliwości.