Okiem eksperta: Wynajem biura – przemyślana strategia kluczem do sukcesu

W niełatwych dla biznesu czasach ostrożniej podejmujemy decyzje, dogłębniej badamy ryzyka. Historia ostatnich trzech lat pokazuje, jak niespodziewany splot mało prawdopodobnych wydarzeń prowadzi do globalnego kryzysu i zmiany perspektywy. Rynek wynajmu powierzchni biurowych jest jednym z bardzo wyraźnych przykładów wielowymiarowej zmiany, jaka dokonuje się na naszych oczach. Dostosowanie się do nowych warunków, poparte przemyślaną strategią, to klucz do sukcesu na kolejne lata.

(R)Ewolucja

Początek pandemii COVID-19 stał się początkiem końca tradycyjnego modelu pracy biurowej. Nagła zmiana, jaką było przeniesienie biurek do domów, postawiła pod znakiem zapytania pracę zespołową, wydajność i przywiązanie pracowników do pracodawców. Biurowce opustoszały, rynek wynajmu zamarł w wyczekiwaniu. Dwa lata później, gdy firmy gotowe były na powrót do biur okazało się, że dawny model pracy nie ma szansy się udać. Praca z domu przestała być jak kiedyś przywilejem dla wybranych – stała się codziennością i jednym z pierwszych oczekiwań stawianych pracodawcy. Kompromisem stał się hybrydowy model pracy. Szacuje się, że obecnie korzysta z niego ok. 25% zatrudnionych. Niewykluczone, że ich liczba wzrośnie, zwłaszcza, że nowe zapisy w Kodeksie Pracy umożliwiają pracę zdalną i hybrydową. Nowa rzeczywistość postawiła kolejne wyzwania przed firmami – zmianę zasad pracy w biurze i w zespołach oraz konieczność dostosowania powierzchni biurowej do nowego trybu pracy i liczby pracowników, rotujących pomiędzy biurem a domem.

Strategia miejsca pracy

Rola biura po pandemii bardzo się zmieniła. Pracownicy chcą w nim spędzać wartościowy czas – uzasadniony potrzebami biznesowymi oraz sprzyjający zacieśnianiu relacji w zespołach. Oczekują też komfortowej i atrakcyjnej przestrzeni, która ułatwi taką współpracę i integrację. Z kolei pracodawcom zależy, aby ich pracownicy chętnie przychodzili do biura i byli z niego zadowoleni, ponieważ to pomaga osiągnąć firmie długofalowe cele biznesowe. Z drugiej strony stoją przed dylematem, jak zorganizować pracę, zaplanować odpowiednio przestrzeń, a przede wszystkim oszacować, ile jej potrzeba. Płacenie czynszu za pustą część biura, z której nikt nie korzysta, zwłaszcza teraz, gdy czynsze i opłaty eksploatacyjne osiągają rekordowe poziomy, oznacza straty finansowe. By ich uniknąć warto pochylić się nad strategią miejsca pracy, która służy określeniu potrzeb i oczekiwań zarówno firmy, jak i jej pracowników – mówi Martyna Balcer, COO, Associate Director in Office Department, ITRA Polska.

Echa pandemii i wojny

Koniec pandemii i lockdownów nie przyniósł rynkowi biurowemu oczekiwanej stabilizacji. Wybuch wojny na Ukrainie wywołał kolejne zawirowania. Zakłócenie łańcuchów dostaw podczas pandemii, odpływ pracowników budowlanych na Ukrainę oraz wzrost kosztów wyhamowały branżę budowalną. Inwestorzy i deweloperzy przyjęli postawę wyczekującą, co wyraźnie wpłynęło na podaż nowej powierzchni biurowej. Obecnie w Warszawie powstaje najmniej biurowców od 10 lat, a dostępność nowych biur jest o 75% niższa niż w ubiegłym roku. Sytuacja wygląda nieco lepiej w miastach regionalnych, głównie w Krakowie, Wrocławiu, Trójmieście i Katowicach, gdzie wciąż przybywa nowych inwestycji. Pozwala to zaspokoić popyt, również wśród międzynarodowych firm, które wycofując się z Rosji i Białorusi przeniosły działalność lub część zespołów do Polski.

Duży apetyt, duże koszty

Jak wynika z rocznego raportu Polskiej Izby Nieruchomości Komercyjnych popyt na nowoczesne powierzchnie biurowe w stolicy zwiększył się o 33% r/r. Oznacza to, że firmy, które chcą przyciągnąć pracowników atrakcyjnym miejscem pracy muszą liczyć się z mniejszym wyborem i wyższymi kosztami.

Nowocześnie zaprojektowane biura, w prestiżowych lokalizacjach z dostępem do wielu udogodnień – zieleni, kawiarni, restauracji, sklepów, centrum medycznego, klubu fitness i innych usług – to duży wydatek, zwłaszcza że zobowiązanie wiąże firmę na długie lata. Najemcy ponoszą nie tylko duże koszty ich aranżacji, wynikające ze wzrostu cen materiałów budowlanych oraz usług projektantów i wykonawców. Umowy długoterminowe, zawierane na 7, a nawet 10 lat z jednej strony pozwalają na amortyzację kosztów urządzenia powierzchni, z drugiej strony zobowiązują najemcę do ponoszenia comiesięcznych kosztów czynszu oraz opłat eksploatacyjnych. A te w ostatnim roku wzrosły od 25 do 45%, choć już teraz w niektórych budynkach nawet dwukrotnie w porównaniu z rokiem ubiegłym.

Efekt śnieżnej kuli

Od wielu miesięcy obserwujemy efekt śnieżnej kuli – rosnąca inflacja, wyższy kurs euro, wzrost płac minimalnych, a do tego szybujące koszty energii sprawiają, że koszty eksploatacyjne rosną w zatrważającym tempie. Najemcy nieruchomości komercyjnych mierzą się z waloryzacją czynszów, która sięgnęła rekordowego poziomu, bo 9,2% dla umów w euro i aż 17% dla kontraktów rozliczanych w złotówkach. Ostatnio taki wskaźnik notowany był ćwierć wieku temu, dlatego najemcy szukają sposobów na ograniczenie i lepszą kontrolę kosztów związanych z wynajmem powierzchni biurowej – komentuje Łukasz Dreger, Associate Director in Office Department, ITRA Polska.

Szukanie oszczędności a strategia najmu biura

Zaskakująco wysoki wzrost kosztów eksploatacyjnych, wynikający przede wszystkim z podwyżek cen energii (prądu i gazu), ale też zmiana minimalnego wynagrodzenia, mająca odzwierciedlenie w zwyżkach cen usług, skłoniły najemców do poszukiwania oszczędności. Pod lupą znalazły się nie tylko warunki zapisane w umowach, lecz także ubezpieczenia czy podatki od nieruchomości. Poszukiwanie najefektywniejszych sposobów ograniczania kosztów związanych z wynajmem biura stało się na początku roku priorytetem wielu firm, co jest bez wątpienia uzasadnione. Niektóre firmy zdecydowały się na przeniesienie do nowszych „zielonych” biurowców, które są tańsze w utrzymaniu i w perspektywie kilku lat pozwalają na realne oszczędności. Innym udało się renegocjować umowy na warunkach, które odciążyły je finansowo.

Wydarzenia ostatnich lat niosą jednak pewną naukę – mimo że nie jesteśmy w stanie przewidzieć i skalkulować wszystkich ryzyk, to warto zabezpieczyć się i przygotować długofalową strategię najmu, która uwzględnia dynamikę zachodzących zmian.

Rola doradcy w budowaniu strategii najmu

Pewność w podejmowaniu decyzji jest tym większa, im dogłębniej przeanalizowane są wszystkie aspekty wpływające na powodzenie przedsięwzięcia. Od trafności oceny sytuacji rynkowej, makroekonomicznej, trendów i długoterminowych prognoz zależy czy „inwestycja w biuro” będzie korzystna zarówno pod kątem ekonomicznym, jak i w wymiarze kapitału ludzkiego. Profesjonalny doradca nie jest jedynie pośrednikiem w procesie wynajmu. Jest ekspertem, który nie tylko przeprowadza transakcję, ale przede wszystkim rozumie rynek oraz potrzeby klienta i potrafi dokonać odpowiedniego bilansu, patrząc wielopłaszczyznowo – również z perspektywy pracownika, która obecnie jest nie do przecenienia.

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #10 May-June (3/2023)