Ponownie w stronę biur? Skorzystaj z doświadczeń z lockdownu

Im bardziej będziemy kontrolować sytuację epidemiczną, tym bardziej potrzeba kontaktu z drugim człowiekiem, chęć wymiany informacji i konsultacji skierują nas ponownie w stronę biur. Jednak, czy po zmianie, jaka zaszła w sposobie pracy, możemy wrócić do naszych wcześniejszych obowiązków i funkcjonować, jak gdyby nigdy nic?

Pandemia wymusiła na nas zmianę sposobu wykonywania pracy. Stwierdzenie to nie jest ani nowe, ani odkrywcze, więc nie będę się nad nim specjalnie pochylać. Pozwolę sobie za to na małe wybiegnięcie myślami wprzód i zastanowienie się nad tym, co w związku z tym się zmieni? O czym trzeba pomyśleć? Co zabezpieczyć?

PRZENIESIENIE DO ŚWIATA WIRTUALNEGO

Przed pandemią mówiliśmy o różnorodności zadań wykonywanych w ramach obowiązków służbowych i potrzebie zapewnienia odpowiedniej przestrzeni w biurze. Praca projektowa, burze mózgów, spontaniczne spotkania ze współpracownikami, spotkania zewnętrzne, praca w skupieniu – to tylko niektóre z nich. Z perspektywy działań operacyjnych, wraz z wybuchem pandemii niewiele się zmieniło. Większość zadań po prostu przeniosła się do online’u, a oprogramowanie do wideokonferencji, czy aplikacja do zarządzania zespołem rozproszonym, stały się kolejnymi narzędziami niezbędnymi do efektywnego wykonywania zadań. Warto zwrócić uwagę na to, że podobny model jeszcze przed pandemią był bardzo popularny wśród handlowców i wynikał bezpośrednio ze specyfiki ich pracy. Teraz rozpowszechnił się znacznie szerzej, a co istotniejsze – w wielu przypadkach się sprawdził.

MODEL HYBRYDOWY – POMYSŁ NA ZŁOTY ŚRODEK

W czasie pandemii część obowiązków i procesów było wykonywanych może efektywniej, jednak kosztem wymiany informacji i poczucia przynależności do zespołu czy organizacji. Nasze poczucie odizolowania, brak kontaktu z zespołem i jakże popularne problemy z przepływem informacji wskazują nam, że będziemy szukali modeli pośrednich. Modeli, w których będziemy mogli wykorzystać umiejętności, wdrożone narzędzia i wypracowane podczas pandemii schematy działań. Pełny powrót do biura na stałe wydaje się jednak nazbyt abstrakcyjną myślą. Przecież już doskonale wiemy, że nie trzeba stać w półtoragodzinnych korkach, żeby przy biurku odpowiedzieć na wszystkie maile. Można to zrobić z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. W takich przypadkach często najlepszym rozwiązaniem bywa wypracowanie złotego środka, którym wydaje się być wspomniany już model pracy hybrydowej.

Każda organizacja będzie musiała jednak sama zdecydować, jakie ramy przyjmie ich hybryda. Warto pamiętać, że istnieją zawody, w których – z różnych względów (technicznych, bezpieczeństwa itp.) – konieczna jest praca wyłącznie biurowa. Dodatkowo, niektórzy pracownicy po prostu preferują pracę z biura z przeróżnych powodów osobistych, i to również powinniśmy wziąć pod uwagę podczas planowania naszego biura jutra. Pytanie, które powinniśmy sobie ostatecznie zadać, nie brzmi „czy powrócimy do biur?”, lecz „do jakich biur powrócimy?”. Tak jak przed pandemią staraliśmy się, żeby biura były dopasowane do stylu pracy, jaką w nich wykonywaliśmy, tak i teraz trzeba się zastanowić, jakie aktywności będą podejmowane w biurze jutra i co musimy zrobić, aby stworzyć przestrzeń, która będzie pobudzać kreatywność, wspierać wymianę wiedzy i efektywną pracę. Analiza trendów wskazuje już na pewne tendencje, w jakim kierunku będzie się kształtował wygląd i funkcje biura jutra.

COMMUNICATION HUB

Biuro na pewno będzie pełniło funkcję integracyjną dla firmy i jej zespołów, będzie nośnikiem kultury organizacyjnej, który pomaga lepiej wdrożyć się nowym pracownikom. Wszystko dzięki temu, że stanie się ono swoistym hubem komunikacyjnym. To, co warte jest podkreślenia, to fakt, że mówimy tu nie tylko o komunikacji pomiędzy pracownikami, którzy akurat danego dnia przyszli do biura. Z biura będzie można łączyć się z dowolnym miejscem, dowolnym partnerem: z pracownikiem z innej lokalizacji, z kimś, kto akurat dziś pracuje zdalnie, z kontrahentem, dostawcą itp. Umożliwią to liczne sale spotkań i jednoosobowe, zamykane pomieszczenia, wyposażone w system do wideokonferencji.

Najnowsza publikacja Nowego Stylu – Workspace of tomorrow. Communication Hub – przedstawia wizję biura, którego kluczową funkcją jest komunikacja. Model Communication Hub to biuro organizacji pracującej hybrydowo, które jest miejscem spotkań, wymiany wiedzy i budowania relacji między pracownikami. To właśnie dzięki formalnemu, ale i nieformalnemu przepływowi wiedzy możliwe jest zachowanie ciągłości procesów biznesowych i stały ich rozwój.

PRACUJ TAK, JAK LUBISZ

Kolejną konsekwencją przemian, jakich byliśmy świadkami w ostatnim czasie, będzie uelastycznienie przestrzeni i czasu pracy. Skoro zespół w pełni efektywnie (czasami nawet efektywniej!) wykonuje swoje obowiązki zdalnie, to po co zmuszać go do całościowego powrotu do biura w pełnym wymiarze czasu pracy? Danie pracownikowi wolnej ręki w wyborze przestrzeni do pracy, obdarzenie go zaufaniem, wyposażenie w potrzebne narzędzia w biurze i w domu – oto wzór, który będzie stawał się coraz popularniejszy. Wraz z umożliwieniem pracy zdalnej rozpowszechni się więc i desk sharing, czyli współdzielenie pewnej liczby biurek wśród większej liczby pracowników. Stanie się tak, ponieważ pozwolenie sobie na to, żeby spora część biurek stała pusta przez większość czasu wydaje się być nieuzasadnionym wydatkiem, by nie powiedzieć rozrzutnością. By zapewnić jednak odpowiednio komfortowe warunki do pracy dla tych, którzy przyjdą pracować do biura, pojawią się różnorodne strefy wspierające do spontanicznych rozmów, oficjalnych spotkań, burz mózgów.

Dzięki postępowi technologii, komunikacja w zespołach rozproszonych będzie łatwiejsza – każdy będzie mógł uczestniczyć w spotkaniu na równych prawach.

BIURO JUTRA

Roztaczam tu wizję, która przed pandemią mgliście majaczyła w odległej przyszłości. Przynajmniej jeśli chodzi o większość organizacji, ich świadomość i gotowość do takich zmian. Dziś zupełnie nie boję się powiedzieć, że jest to wizja biura jutra, niemalże na wyciągnięcie ręki. Wszystko dlatego, że pewnych zmian nie da się już cofnąć, innych nikt by nie chciał cofać. Dlatego warto zastanowić się, jak powinna wyglądać przestrzeń, w której będziemy pracować po zakończeniu przymusowej pracy zdalnej. Wiele rozwiązań było znanych nam już przed pandemią, wielu nauczyliśmy się podczas jej trwania. Oczywiście, dużo pracy jeszcze przed nami, ale warto sobie uświadomić, ile rzeczy, które wykorzystujemy już dziś, może efektywnie wspierać nas we wdrażaniu modelu pracy hybrydowej.

Po więcej inspiracji i rozwiązań zapraszamy do naszej publikacji Workspace of tomorrow. Communication Hub – swoistego rezerwuaru możliwości, z których razem zbudujemy Twoje biuro jutra.

Autor: Mikołaj Tarnawa, Senior Workplace Research & Analysis Consultant, Nowy Styl