Praktyczny Poradnik Najemcy Biura - Jak odejść, żeby nie bolało? Czyli jak przygotować się do opuszczenia powierzchni (część 9)

Przeprowadzka do nowego biura i opuszczenie dotychczas zajmowanej powierzchni to proces, do którego trzeba się przygotować. Nie tylko w sensie „fizycznym”, czyli przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego, ale także w sensie „psychicznym” - czyli odpowiedniego przygotowania swoich pracowników na zmiany.

Koszty wyjścia - czyli sprawdzamy umowę

Przed finalną decyzją o opuszczeniu dotychczasowego biura i poinformowaniem o tym właściciela należy dokładnie zapoznać się z zapisami w umowie najmu, dotyczącymi tzw. „reinstatement” - czyli obowiązku przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego. Dawniej taki zapis często umieszczano w umowach, teraz jest on rzadziej spotykany. Dlaczego warto to sprawdzić? Czasem taki zapis może podważyć finansowo plan przeprowadzki, znacząco podnosząc koszty związane z opuszczeniem dotychczasowej powierzchni. Przywrócenie powierzchni do stanu poprzedniego może wiązać się z wyburzaniem ścianek działowych, demontażem elementów aranżacji, przywróceniem toalety dla niepełnosprawnych (w miejsce której w trakcie najmu urządzono prysznic), bardzo kosztownym usunięciem ulepszeń specyficznych dla danego biznesu (sejfy, laboratoria, serwerownie, kancelarie tajne). Jeżeli mamy taki zapis w umowie, warto zawczasu określić szczegóły tego obowiązku i zakres prac do wykonania, a następnie rozpocząć negocjacje z wynajmującym na temat kosztu tych prac.

Warto mieć kwity

Bardzo ważna jest tzw. dokumentacja wyjściowa opisująca ów standard wyjściowy. Zwyczajowo, powinniśmy to być w stanie określić na podstawie protokołu przekazania powierzchni i planów aranżacji, dołączonych do umowy najmu. Ponieważ każde praktycznie biuro przechodzi pewne modyfikacje związane z układem funkcjonalnym w trakcie trwania najmu, należy także zgromadzić całą dokumentację związaną z przeprowadzonymi w biurze przeróbkami. Czasem można mieć problem, gdy wykonało się prace bez uprzedniego poinformowania o nich właściciela.

W praktyce, większość wynajmujących będzie oczekiwać fizycznego zdemontowania tych elementów, które są bardzo specyficzne dla odchodzącego najemcy – wychodząc z założenia, że nowy użytkownik nie będzie z nich korzystał. W odniesieniu do pozostałych elementów aranżacji wynajmujący powinni być skłonni określić kompromisowy poziom kosztów, które najemca pokryje przed zakończeniem najmu. Dzięki temu wynajmujący może liczyć, że o ile aranżacja jest dobra, a powierzchnia niezniszczona, może skorzystać wynajmując ją kolejnemu najemcy w stanie nienaruszonym, po uprzednim odświeżeniu. Kwoty, które zapłaci w takim układzie odchodzący najemca, mogą zostać wykorzystane na niezbędne odświeżenie oraz modyfikacje dla nowego użytkownika biura. Oczywiście, jeżeli powierzchnia jest ponadnormatywnie zużyta, najemca musi zawsze zapłacić za wyrządzone szkody. Jeżeli wynajmujący przedstawia kosztorys prac, warto poprosić inną firmę o niezależną wycenę. Czasem także przy wyprowadzce jest także potrzebna pomoc project managera.

Planujemy przeprowadzkę

W naszym Praktycznym Poradniku Najemcy Biura pisaliśmy już wielokrotnie jak ważny jest czas i dobre planowanie. Często nasi klienci nie zdają sobie sprawy ile czasu zajmuje przeprowadzka, utylizacja mebli, przeniesienie sprzętu IT. Im większa firma, tym większa skala takiego przedsięwzięcia.

Nawet tak z pozoru prozaiczna czynność jak utylizacja starego wyposażenia naszego biura może stać się problemem i zająć dużo czasu, niewiele jest bowiem opcji „mądrej” i szybkiej utylizacji mebli czy sprzętu biurowego. Warto pomyśleć komu mogą one się przydać – szkoły, ośrodki pomocy, fundacje. Można je także rozdać/sprzedać pracownikom lub sprzedać na rynku mebli używanych, który niestety działa dość słabo.

Zawsze trzeba pamiętać, że termin opuszczenia powierzchni jest nieprzekraczalny, jeśli nie chcemy płacić kar umownych. Warto opuścić powierzchnię co najmniej tydzień przed zakończeniem kontraktu, aby w spokojnej atmosferze przeprowadzić wszystkie odbiory i uzgodnić odpowiednie protokoły zdania powierzchni. Nawet na końcowym etapie opuszczania powierzchni najemca może napotkać na kwestie sporne typu ponadnormatywnie zniszczone sanitariaty, panele sufitowe czy zniszczone oprawy oświetleniowe, za które będzie musiał wynajmującemu zapłacić. Właściciel sprawdza także czy przy usuwaniu różnych elementów aranżacji (np. uchwytów ściennych do sprzętu audio-wideo), nie została naruszona estetyka paneli na suficie czy ścianek. Zniszczenia mogą dotyczyć także toalet. Trzeba pamiętać także o usunięciu wszelkiego rodzaju tabliczek i innych oznakować z logo firmy umieszczonych w różnych miejscach budynku etc.

Dobra komunikacja na wagę złota

Planując przeprowadzkę musimy przede wszystkim myśleć o naszych pracownikach. Kiedy i jak poinformować ich o zmianie siedziby? Jak odpowiednio przygotować ich na zmiany? Termin przenosin do nowego biura nie może w żadnym wypadku kolidować z „gorącym” okresem w pracy firmy (jakim zazwyczaj jest koniec roku bądź określone okresy wzmożonej sprzedaży w firmach handlowych) czy innymi ważnymi wydarzeniami w kalendarium danego przedsiębiorstwa.

Dobra komunikacja musi także opierać się na zaangażowaniu pracowników w proces zmiany. Wskazane jest wybranie przedstawicieli poszczególnych departamentów, aby od początku do końca uczestniczyli w projektowaniu i urządzaniu nowego biura. Ważna jest też odpowiednio wczesna wizytacja w nowym budynku reprezentantów tego „ciała opiniotwórczego”, a także informowanie pracowników o postępie prac. Warto przygotować „pakiet informacyjny” o nowym biurze, nowym układzie pomieszczeń, nowych funkcjonalnościach, a także informacje o komunikacji miejskiej i dojeździe autem do nowej siedziby. Należy także szczegółowo i z odpowiednim wyprzedzeniem przedstawić plan przeprowadzki. Warto także zawczasu urządzić w biurze „dni utylizacji śmieci”, czyli pozbywania się niepotrzebnych ton papieru. Odpowiednio wcześniej należy też zacząć proces archiwizacji lub cyfryzacji danych.

Przeprowadzka do nowego biura i opuszczenie dotychczas zajmowanej powierzchni powinno przebiegać bez zakłóceń i problemów dzięki wcześniejszemu sprawdzeniu kontraktu i odpowiedniemu przygotowaniu się do opuszczenia powierzchni. A przy odpowiednio wcześnie zaplanowanej i przeprowadzonej kampanii informacyjnej, satysfakcja pracowników gwarantowana.