Rozliczenie service charge - na co najemcy powinni zwracać uwagę?

„Wierz i kontroluj” to dewiza biznesowa pozwalająca zweryfikować jakość pracy zatrudnianych pracowników, firm zewnętrznych oraz pozwalająca zoptymalizować koszty naszej działalności. W obecnych czasach, kiedy faktury wystawiane są z automatu, a czynnik ludzki występuje tylko przy wprowadzaniu danych do systemów i modeli, może dojść do nieprawidłowości i błędów. O możliwościach zoptymalizowania tego procesu mówi Grzegorz Dudziak, Dyrektor Rozwoju Biznesu oraz współwłaściciel firmy THINK Real Estate Services.

Jakiego rodzaju błędy można znaleźć w wystawianych fakturach?

Grzegorz Dudziak: nieraz są to błędy wynikające z nieprawidłowego ustawienia systemu, czy też modelu procesu rozliczania kosztów, ale bywają także błędy związane z ujęciem w rozliczeniu tzw. faktur nienależnych. Takie właśnie błędy, a co za tym idzie nienależne koszty, można wyeliminować w drodze profesjonalnych audytów.

Najemcy obiektów komercyjnych (centrów handlowych, biurowców, etc.) są obciążani z tytułu umów najmu kosztami czynszu oraz kosztami opłat wspólnych, czyli tzw. service charge. O ile sprawy związane z czynszem są stosunkowo proste do kontrolowania, to kwestie tzw. opłat wspólnych mogą być naprawdę skomplikowane, szczególnie w kompleksach obiektów stanowiących rozliczeniowo jedną całość.

W jaki sposób rozliczać koszty?

GD: Punktem wyjścia do ustanowienia zaliczek na poczet opłat wspólnych powinien być prawidłowo przygotowany budżet service charge. Jest to rola Property Managera, a nieraz także Inwestora, jeżeli jest to pierwszy budżet dla nowo otwieranego obiektu. Budżety startowe service charge dla nowych obiektów w znacznej mierze oparte są na szacunkach. Budynek wprawdzie posiada założenia technologiczne i eksploatacyjne, ale nikt nie może zagwarantować, jak będzie on rzeczywiście funkcjonował w eksploatacji. Część kosztów stanowiących pozycje budżetu jest znana i są to np. koszty firm zewnętrznych odpowiedzialnych za obsługę techniczną, sprzątanie czy ochronę w obiekcie. Mamy także podpisanych szereg dodatkowych umów serwisowych, których dokładny koszt jest możliwy do zabudżetowania. Natomiast jest cała grupa kosztów, która jest jedynie szacowana i de facto można ją doprecyzować jako rozpoznawalny koszt w drugim roku działalności obiektu na podstawie realnego zużycia w roku pierwszym. Są to przede wszystkim koszty mediów, czyli energii elektrycznej, ogrzewania, zużycia wody i odprowadzania ścieków, odpady, etc.

Najemcy w momencie rozpoczęcia funkcjonowania w danym obiekcie płacą miesięczne zaliczki na poczet opłat wspólnych. Jak wspominaliśmy, powinny być one ustalone na bazie przygotowanego budżetu, ale często tak się nie dzieje i ustalana jest tzw. startowa stawka zaliczek opłat wspólnych w pierwszym roku. Z reguły jest ona wyższa niż ta, która wynika z realnych kosztów obiektu.

Po pierwszym roku funkcjonowania obiektu i w każdym kolejnym roku Property Manager jest zobowiązany do przedstawienia najemcom rozliczenia rocznego service charge za rok ubiegły. Rozliczenie to ma na celu zweryfikowanie stawki zaliczek płaconych w poprzednim roku i obciążenie najemcy z tytułu ewentualnej niedopłaty lub też zwrot dla najemcy z tytułu nadpłaconych kwot. Należy tutaj dodać, że w drugim roku działalności obiektów, kiedy mamy już praktycznie zidentyfikowane rzeczywiste koszty utrzymania budynku, stawka zaliczki service charge na nowy rok powinna być ustalona na podstawie nowo stworzonego budżetu.

Rozliczenie service charge za poprzedni rok powinno zostać dostarczone przez Property Managera zgodnie z zapisami w umowach najmu i najczęściej jest to koniec pierwszego kwartału następnego roku.

Profesjonalne rozliczenie powinno zawierać model rozliczenia dedykowany dla najemcy uwzględniający najważniejsze zmienne: okres najmu w danym roku, pozycje kosztowe wynikające z umowy najmu, które mogą być zaliczone do kosztów service charge, udział najemcy w kosztach wspólnych wynikający z umowy (np. procentowy), dane metryczne wynikające z obmiaru obiektu oraz powierzchni najmu. Elementem rozliczenia powinien być także komentarz wyjaśniający istotne różnice pomiędzy kosztami budżetowanymi, a rzeczywiście poniesionymi. Na podstawie przeprowadzonego rozliczenia najemca otrzymuje fakturę rozliczeniową, na podstawie której musi dopłacić wskazaną kwotę lub otrzymuje kwotę do zwrotu.

Na co najemcy szczególnie powinni zwracać uwagę?

GD: Nie każdy najemca zwraca uwagę na fakt, że ma prawo do zweryfikowania otrzymanego rozliczenia service charge, ale tylko w danym okresie czasu po jego otrzymaniu, np. w ciągu 21 dni roboczych lub kalendarzowych. Audyt jest dodatkowym kosztem dla najemcy, ale często wartym poniesienia, ponieważ wartość otrzymanego rozliczenia może się radykalnie zmienić na rzecz najemcy.

Jakie błędy są najczęściej popełniane przy rozliczeniach service charge?

GD: Najczęściej są to:

• brak uwzględnienia zapisów szczególnych w umowie danego najemcy (np. najemca posiada ustalony w umowie próg kosztów do swojego rozliczenia),
• nieprawidłowo przypisany okres najmu (najemca wszedł do budynku np. w połowie roku rozliczeniowego),
• katalog kosztów wzięty do rozliczenia service charge niezgodny z katalogiem ustalonym w umowie (koszty nienależne w rozliczeniu),
• brak potwierdzonych obmiarów obiektu oraz przedmiotu najmu (dane do rozliczenia wzięte z projektu budowlanego),
• nieuwzględnienie struktury obiektu (zaliczanie kosztów innych budynków do kosztu budynku najemcy w przypadku kompleksów obiektów np. biurowych).

Co daje najemcy audyt rozliczenia service charge?

GD: Poczucie posiadania wpływu na zarządzanie obiektem, w którym funkcjonuje. Pozwala potwierdzić prawidłowość otrzymanych rozliczeń lub je zakwestionować i ustalić jasne zasady rozliczania na przyszłość. Umożliwia także zweryfikowanie poniesionej kwoty kosztów opłat wspólnych (najczęściej ze skutkiem pozytywnym dla siebie).

Kto w ramach Państwa Firmy prowadzi tego typu audyty ?

GD: W przypadku THINK RES nadzór merytoryczny procesów audytowych prowadzony jest przez Licencjonowanych Zarządców Nieruchomości, Członków RICS. Audyty prowadzą profesjonaliści z wieloletnią praktyką w zakresie zarządzania nieruchomościami komercyjnymi, których wspierają analitycy procesów rozliczania kosztów i budżetów service charge.

Robert Borowicz Advanced Communication