10 funkcji, jakie powinna posiadać bezpieczna aplikacja służąca do efektywnej komunikacji i współpracy

Wirtualne wideokonferencje stały się fundamentem pracy zdalnej i hybrydowej. Badanie Metrigy „Współpraca w miejscu pracy – 2021-22”, które objęło blisko 500 organizacji będących użytkownikami końcowymi z całego świata wykazało, że 82% z badanych przedsiębiorstw korzysta obecnie z aplikacji do wideokonferencji podczas wszystkich lub większości spotkań, a prawie 87% uważa je za kluczową lub ważną część działalności biznesowej.

Zgodnie z raportem firmy Metrigy przejście na pracę zdalną i hybrydową radykalnie zwiększyło zapotrzebowanie na aplikacje do wideokonferencji. Prawie 87% organizacji uważa teraz wideo za jedną z głównych technologii umożliwiających efektywne prowadzenie działalności biznesowej. Wraz ze wzrostem popularności aplikacji wideokonferencyjnych pojawiła się również potrzeba zadbania o bezpieczeństwo tych środowisk. Szczególnie dotyczy to bezpieczeństwa treści udostępnianych podczas spotkań online oraz historii tych spotkań. Bez skutecznych zabezpieczeń organizacje narażają się na nieuprawniony dostęp do wideokonferencji, a także na utratę danych –  takich, jak zapisy rozmów, współdzielone treści czy nagrania.

Firmy zwykle wykorzystują chmurowe aplikacje do wideokonferencji i współpracy, do wielu różnych zadań – od wewnętrznych spotkań personelu po spotkania z klientami. Rozwiązania cloudowe muszą często spełniać wymogi prawne związane z poufnością, prywatnością i bezpieczeństwem. Aby skutecznie wykorzystywać te aplikacje do zwiększania zaangażowania pracowników i klientów, szefowie działów IT muszą zagwarantować bezpieczeństwo spotkań online. Oprogramowanie Avaya Spaces spełnia wszystkie kryteria bezpiecznej aplikacji zaprojektowanej do pracy w nowoczesnym, innowacyjnym środowisku biznesowym – powiedział Łukasz Kulig, dyrektor zarządzający Avaya Polska.

Rozwiązania wdrożone przez różne organizacje, bez względu na ich rozmiary, muszą chronić je przed całą gamą zagrożeń, takich jak nieupoważniony dostęp osób, które nie mają pozwolenia na uczestnictwo w spotkaniu, wycieki czatów, zapisów rozmów i treści udostępnianych podczas konferencji i poza nimi lub utratą danych na skutek mimowolnego lub umyślnego udostępniania przez pracowników poufnych lub zastrzeżonych informacji, takich jak wrażliwe pliki lub dane. Ponadto muszą one zapewniać ochronę prywatności pracowników, szczególnie w zastosowaniach takich jak telemedycyna czy wymiar sprawiedliwości.

Ryzyko nieumyślnego udzielania dostępu do spotkań, treści i prywatnych danych uczestników będzie wzrastać, w miarę rosnącej liczby stanowisk pracy zdalnych lub hybrydowych. Dodatkowym problemem jest korzystanie przez prawie połowę organizacji (41%) z dwóch lub więcej różnych aplikacji do konferencji i współpracy, co utrudnia zagwarantowanie spójnego przestrzegania zasad bezpieczeństwa.

Biorąc pod uwagę rosnącą popularność rozwiązań do współpracy online oraz związane z nimi zagrożenia, eksperci z firmy Metrigy rekomendują 10 funkcji, jakie powinna posiadać aplikacja, żeby można ją było uznać za bezpieczną:

1. Kontrola dostępu do spotkań i uwierzytelnianie użytkowników
2. Uwierzytelnianie wieloskładnikowe
3. Szyfrowanie danych podczas ich przechowywania  i przesyłania z  w oparciu o zarządzanie kluczami szyfrowania (Enterprise Key Management - EKM)
4. Prywatne spotkania i wirtualna przestrzeń do współpracy
5. Bezpieczeństwo oparte na rolach
6. Zabezpieczenia podczas spotkań
7. Polityka prywatności dostawcy usług
8. Przechowywanie danych
9. Kontrola dostępu do nagrywania
10. Elastyczność wyboru urządzenia końcowego i obsługa WebRTC