93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat
![93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat](https://focusonbusiness.eu/public/img/_stale/content/pl/93-firm-dazy-do-wyeliminowania-papierowej-dokumentacji-w-ciagu-najblizszych-5-lat-26823.jpg)
Według danych z badania zrealizowanego dla Iron Mountain, aż 93% firm dąży do wyeliminowania papierowej dokumentacji w ciągu najbliższych 5 lat. Pierwszy oraz najważniejszy krok na drodze do paperless stanowi inwentaryzacja dokumentacji, a tym samym zidentyfikowanie zasobów przeznaczonych do zniszczenia, przechowywania lub zdigitalizowania, a także ustrukturyzowanie zgromadzonych danych.
Choć firmy przechowują dziś średnio 70% swoich zasobów w formacie cyfrowym, a odsetek fizycznych regularnie spada, biznes wciąż zmaga się z nadmiarem dokumentów1. Nawet 1/3 respondentów wspomnianego badania przechowuje wewnętrznie ponad 100 tys. pudeł z papierowymi aktami.
Uporządkowanie firmowych zasobów
Z naszych obserwacji wynika, że firmy coraz częściej deklarują zainteresowanie przeprowadzeniem inwentaryzacji zgromadzonej dokumentacji. Dane z raportu Iron Mountain wskazują przy tym, że dla 79% respondentów najważniejszym czynnikiem warunkującym przeprowadzenie takiej inicjatywy jest redukcja kosztów oraz ryzyka związanego z zarządzaniem papierowymi dokumentami. Z badania płynie zatem optymistyczny wniosek dotyczący rosnącej świadomości biznesu zarówno w zakresie możliwych do uniknięcia wydatków, jakie generuje utrzymywanie fizycznego archiwum, jak i przewagi zasobów cyfrowych nad tradycyjnymi w obszarze bezpieczeństwa danych czy też zgodności z przepisami, czyli compliance. Organizacje postrzegają również uporządkowanie dokumentacji jako fundament cyfrowej transformacji. 58% firm decyduje się na taki projekt, aby w przyszłości proces digitalizacji przebiegał płynnie i bezproblemowo.
Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
Pierwszy krok na ścieżce cyfryzacji
Nie mam wątpliwości, że liczba firm, które będą optymalizować procesy pod kątem koncepcji paperless, z czasem stanie się jeszcze większa. Choć biznes dostrzega już wielopoziomowe korzyści z wyeliminowania papieru z organizacji, pewne wyzwania niejednokrotnie utrudniają podjęcie konkretnych działań. Chodzi m.in. o brak odpowiedniego indeksowania zasobów, a także brak procedur w obszarze przechowywania, który skutkuje tym, że dokumenty w pudłach są pomieszane. Jednak według połowy osób biorących udział w naszym badaniu największym problemem okazuje się niedobór personelu. Uniwersalnym rozwiązaniem dla wymienionych wyzwań jest outsourcing, który pozwala ograniczyć zaangażowanie wewnętrznych zasobów o 63%, a także zwiększyć efektywność działań o 52%.
Michał Ledzion, Business Development Executive w Iron Mountain Polska
1 The Records Identification and Cleanup Priorities Survey, Iron Mountain, 2022
2 Tamże
3 Tamże