Automatyzacja procesów ERP to korzyści dla wszystkich
Wiele firm używa w codziennej pracy systemów ERP. Im większe przedsiębiorstwo, tym bardziej rośnie konieczność mechanizacji procesów oprogramowania. Już wprowadzenie kilku zmian przynosi pozytywne skutki i poprawia efektywność organizacji.
Powody automatyzacji procesów ERP
Systemy ERP nie są już niczym niezwykłym, ale niektóre wciąż wymagają ręcznego wykonywania części zadań. W obliczu rosnącej ilości pracowników i zamówień, w pewnym momencie niezbędne staje się wdrożenie oprogramowania, które swoim zasięgiem obejmie jak największy obszar działań firmy, tj. księgowość, stany magazynowe, linie produkcyjne, podział zadań, etc. Aby móc oddelegować pracowników do kreatywnych zadań, we wdrożeniach ERP kładzie się duży nacisk na automatyzację jak największej ilości procesów. Umożliwia to wykorzystanie pełni potencjału zespołu oraz poprawia wydajność firmowych procesów.
Z takim wyzwaniem musiała się zmierzyć produkująca klimatyzatory litewska firma Technogaja. W 2020 roku okazało się, że stosowany przez nią system przestawał być wydajny, gdyż wiele z zadań musiało być wykonane ręcznie przez pracowników. W obliczu rosnącej ilości zleceń generowało to przestoje oraz uniemożliwiało osiągnięcie pełni możliwości produkcyjnych, co hamowało rozrost firmy. Miało to również wpływ na pracowników, którzy nie mogli wykorzystywać swoich umiejętności do bardziej wymagających zadań ze względu na konieczność żmudnego przepisywania danych.
Jeden konfigurator, wiele możliwości
Technogaja zwróciła się o pomoc do firmy Mindbox, która zajmuje się automatyzacją systemów ERP.
Na początku dokonano analizy dotychczas stosowanego systemu, po czym zaprojektowano rozwiązania, które miały zapewnić jego maksymalną automatyzację. Wprowadzenie czterech funkcjonalności – stworzonego od podstaw konfiguratora, kodów kreskowych dla partnerskiej firmy spedycyjnej Venipak, dedykowanych interfejsów do maszyn oraz kiosków MES – pozwoliło Technogai zwiększyć efektywność oraz poszerzyć wolumen zamówień.
Dotychczas pracownicy działu handlowego Technogaja ręcznie wprowadzali specyfikację zamówienia, co zajmowało czas i utrudniało wykonywanie innych zadań. Problem rozwiązano poprzez odwrócenie ról – stworzono intuicyjny w obsłudze konfigurator, w którym klienci wybierają odpowiadające im szczegóły.
Konfigurator jest wielopoziomowy i pozwala dokładnie określić szczegóły zamówienia. Wyposażono go w warunki, co oznacza, że jeśli klient wybierze opcję X, program podpowie wyłącznie opcje niewykluczające się z wybraną. Po wybraniu pożądanych właściwości produktu klient otrzymuje podsumowanie w postaci przewidywanej wyceny, a pracownik Technogai także bilet material, czyli pełną specyfikację zamówienia, która w czasie rzeczywistym porównuje ją ze stanami magazynowymi i określa prognozowane zużycie materiałów oraz czas realizacji zlecenia.
Po zaakceptowaniu oferty automatycznie powstaje zamówienie sprzedaży oraz zlecenie produkcyjne. Przeprowadzana jest także kalkulacja zapotrzebowania materiałowego. W wypadku braków magazynowych system od razu zamawia niezbędne surowce. Po sprowadzeniu potrzebnych elementów rusza produkcja zamówienia. Po jej zakończeniu oprogramowanie wystawia fakturę i wysyła ją do klienta.
Oprogramowanie powiązano z systemem firmy spedycyjnej Venipak. Po otrzymaniu szczegółów zamówienia oprogramowanie planuje transport gotowego produktu, od rozmieszczenia towarów w samochodzie dostawczym po opracowanie najefektywniejszej trasy oraz generuje kody kreskowe, które nakleja się na paczki. Znacząco przyspieszyło to czas dostarczenia, co pozwoliło Technogai zwiększyć możliwości produkcyjne.
Big Data Kluczem do sukcesu
Opracowanie interfejsów z danymi z maszyn z linii produkcyjnych pozwoliło na znaczącą optymalizację całego procesu. Po stworzeniu zamówienia maszyny otrzymują informację, że do produkcji będą potrzebowały określoną ilość surowców. Nie zawsze jednak projektowane zużycie jest zgodne z rzeczywistym. Przed wprowadzeniem rozwiązań Mindbox pracownicy Technogai musieli ręcznie sprawdzać, ile materiałów zużyto, po czym wprowadzali informacje do systemu. Zautomatyzowanie procesu pozyskiwania danych i powiązanie ich z ogólnym systemem dało lepszy wgląd w zużycie materiałów oraz pozwoliło lepiej planować produkcję i stany magazynowe. Była to też korzyść dla pracowników, którzy mogli zająć się bardziej wymagającymi zadaniami.
Wprowadzenie takiej funkcjonalności nie wszędzie było możliwe. W wypadku maszyn niewyposażonych w interfejsy SCADA(Supervisory Control And Data Acquisition) najkorzystniejszym rozwiązaniem jest ręczne wprowadzenie danych do systemu, ale jest to utrudnione w warunkach linii produkcyjnej, na której pracownicy muszą korzystać ze specjalistycznej odzieży roboczej utrudniającej niektóre ruchy. Ponieważ w codziennej pracy używają oni grubych rękawic roboczych, zastosowano wyposażone w ekrany dotykowe kioski MES. Kafelki w interfejsach odznaczają się sporymi rozmiarami, co umożliwia wpisanie informacji bez ściągania rękawic. Kioski rozmieszczono na hali tak, żeby były dostępne dla wszystkich w bliskiej odległości.
Automatyzacja procesów ERP oraz integracja wewnętrznych systemów z oprogramowaniem stosowanym przez klientów czy dostawców generuje korzyści produkcyjne i handlowe, ale również organizacyjne. Przykład Technogai pokazuje, że zastosowanie skastomizowanego systemu zwiększa możliwości produkcji, co pozwala rozszerzyć działalność oraz ma pozytywne skutki dla pracowników. Mechanizacja najżmudniejszych zadań pozwoliła zaoszczędzić czas, który firma mogła wykorzystać np. na wysłanie pracowników na szkolenia. Umożliwiła też oddelegowanie ludzi do bardziej kreatywnych zadań, co wpłynęło na poprawę samopoczucia oraz zwiększenie zaangażowania i poczucia sprawczości.
