Automatyzacja SAP - taniej, szybciej, efektywniej

Procesy bazujące na aplikacji SAP są najczęściej wybieranymi do automatyzacji przez naszych klientów. Wynika to z faktu, że SAP jest wiodącym systemem ERP, powszechnie wykorzystywanym przez firmy w wielu segmentach działalności. Ponadto, architektura aplikacji pozwala na tworzenie wysoce efektywnych i stabilnych rozwiązań przy relatywnie niskim nakładzie pracy. Niestety aplikacja SAP nie jest wolna od wad w kontekście robotyzacji, zwłaszcza jeżeli rozumiemy ją jako proces, a nie tylko pojedyncze zadanie.

Korzyści płynące z RPA (Robotic Process Automation) możemy podzielić na te, które odczujemy od razu po skończonej automatyzacji oraz takie, które zostaną zauważone po wdrożeniu większej liczby robotów. To właśnie te długoterminowe korzyści stanowią klucz do sukcesu i wyróżniają RPA od prostych makr lub innych doraźnych automatyzacji. Skąd biorą się te dodatkowe korzyści? Weźmy pod uwagę tworzenie bazy obiektów, czyli narzędzi pozwalających na interakcję z aplikacją. Obiekty stworzone zgodnie z najlepszymi praktykami mogą być użyte ponownie przez kolejne procesy, bazujące na tej samej aplikacji. Wielokrotne wykorzystywanie obiektów jest fundamentem RPA, a zarazem kluczem do osiągania ponadprzeciętnych korzyści. Właśnie w tym aspekcie automatyzowanie aplikacji SAP przy wykorzystaniu powszechnie stosowanych praktyk zwyczajnie nie zdało egzaminu.

Wraz z kolejnymi wdrażanymi robotami dla aplikacji SAP świadomi klienci oczekiwali redukcji czasu roboczego. Praktyka pokazała, że w przypadku SAP ta redukcja była niezauważalna. Po rzetelnej analizie Digital Workforce zdiagnozowało przyczynę. Mianowicie praca z SAP odbywa się przy wykorzystaniu dedykowanych transakcji. Niestety znakomita większość tych transakcji jest wykorzystywana do jednego procesu lub, w najlepszym wypadku, do niewielkiej grupy procesów. Oznacza to, że obiekt stworzony do interakcji z dowolną transakcją z dużym prawdopodobieństwem przyda się tylko do jednego procesu. Nie spełnia to więc fundamentalnego założenia RPA, a tym samym nie pozwala na skrócenie czasu implementacji kolejnych robotów.

SAP Automation Creator (SAC) jest naszą odpowiedzią na to wyzwanie. To narzędzie wykorzystuje w SAP to, co najlepsze, czyli spójną architekturę oraz możliwość nagrywania wykonanej w nim pracy w postaci skryptu. Taki zapis jest świetną instrukcją, która jasno wskazuje, jakie kroki powinny zostać wykonane, oraz dostarcza wszystkich niezbędnych informacji, potrzebnych do interakcji z daną transakcją. SAC został wyposażony w dokładnie takie same funkcje, jakie udostępnia nam SAP. Dzięki czemu jest w stanie rozumieć skrypt i na jego podstawie wygenerować robota. Oczywiście każdy proces składa się ze zmiennych oraz reguł biznesowych. Dlatego generowanie robota nigdy nie będzie mogło odbyć się w 100% automatycznie. Niemniej jednak, SAC jest w stanie poradzić sobie z najbardziej czasochłonną i zarazem krytyczną częścią automatyzacji, czyli interakcją z systemem SAP.

SAC BAZUJE NA TRZECH ZAŁOŻENIACH:

• Po pierwsze, SAC potrzebuje tylko dwóch obiektów do jakiejkolwiek interakcji z SAP-em. Jeden z nich pozwala na dokonywanie zmian z aplikacji. Natomiast drugi umożliwia czytanie wartości lub innych parametrów z elementów aplikacji SAP. Nietrudno zauważyć, że SAC zamienił największą wadę automatyzacji SAP w największą zaletę. Wskaźnik wielokrotnego wykorzystania z bardzo niskiego zmienił się w ekstremalnie wysoki.
• Kolejne założenie dotyczy sposobu utrzymania narzędzia. SAC jest udostępniany jako usługa (Web Service), a zarządzanie zmianami odbywa się w sposób scentralizowany, tj. przez twórcę rozwiązania. Takie podejście pozwala nam zabezpieczyć rozwiązanie oraz osiągnąć praktyczne korzyści. Mianowicie, wszelkie problemy lub brakujące funkcje w SAC muszą być raportowane przez programistów. Dzięki temu w krótkim czasie udało się znacząco udoskonalić narzędzie. Korekty dokonane w sposób centralny gwarantują, że wszyscy użytkownicy otrzymają aktualizację w tym samym czasie, i tym samym, nie będą musieli borykać się już z podobnymi problemami.
• Ostatnim, ale nie mniej ważnym założeniem jest szeroko rozumiana kompatybilność. Oznacza to, że narzędzie jest w stanie pracować z dowolną wersją SAP. I, co najważniejsze, wszelkie zmiany, jakie dokonywane są w narzędziu, nie mogą wpływać na wdrożone wcześniej roboty.

Klienci, którzy decydują się na wykorzystanie SAC mogą liczyć na wielowymiarowe korzyści.

Przede wszystkim jest to aspekt kosztowy. Programiści nie muszą tworzyć żadnych obiektów, ponieważ są one integralną częścią SAC. Dodatkowo, około 50% robota może zostać wygenerowane bez ich udziału. Jednak pamiętajmy, że stopień automatyzacji zależy od poziomu skomplikowania procesu. Im więcej zmiennych lub reguł biznesowych, tym więcej manualnej pracy do wykonania.

Należy tu podkreślić, że skrócenie czasu automatyzacji dotyczy jedynie części procesu, która dotyczy programu SAP. Optymalizacja kosztów nie wynika tylko z faktu redukcji czasu roboczego. W przeciwieństwie do standardowej automatyzacji SAC wykorzystuje takie mechanizmy, które pozwalają pracować na wielu połączeniach i wielu sesjach SAP jednocześnie, wykorzystując tylko jedną maszynę. Tak więc ograniczamy wydatki związane z infrastrukturą. Ostatnim, ale bardzo ważnym czynnikiem obniżającym koszty jest wpływ SAC na utrzymanie robota. Powszechne wykorzystanie tych samych obiektów przez wielu klientów, na wielu środowiskach jest najlepszym sposobem na weryfikację i zapewnienie stabilności rozwiązania. Już na tym etapie udało nam się niemal zupełnie wyeliminować konieczność prowadzenia jakichkolwiek prac konserwacyjnych.

Co więcej, fakt powszechnego wykorzystania jest również gwarancją najwyższej jakości i wydajności. Jakość SAC rozumiana jest poprzez stabilność, przejrzystość, zapewnienie najwyższego wskaźnika wielokrotnego wykorzystania oraz pełną dokumentację rozwiązania. Natomiast na wydajność składa się kilka czynników. Przede wszystkim jest to wysoka skalowalność dzięki wspomnianej wcześniej możliwości pracy na wielu połączeniach i sesjach SAP jednocześnie. Ponadto, setki obiektów możemy zastąpić tylko dwoma, dzięki czemu unikamy zduplikowanych komponentów, poprawiamy przejrzystość naszej bazy danych oraz optymalizujemy wykorzystanie pamięci. Poprawa wydajności wynika również ze skrócenia czasu potrzebnego na wytworzenie robota. Dzięki temu jesteśmy w stanie implementować więcej, w krótszym czasie. Z pozoru błaha zaleta okazała się niezwykle wartościowa w dobie COVID-19. Pandemia spowodowała, że niektóre procesy w firmach stały się procesami krytycznymi, o gigantycznych wolumenach. Dobrym przykładem jest proces refundacji za niezrealizowane usługi. Nawet błyskawiczne szkolenia i realokacja ludzi do tych procesów nie pomagały pozbyć się opóźnień. Dzięki SAC można było automatyzację wdrożyć szybciej, czasami w ciągu tygodnia od rozpoczęcia analizy.

Podkreślmy w tym miejscu, że SAC stanowi know-how firmy. W narzędziu jest skondensowana cala wiedza teoretyczna oraz doświadczenie. Dzięki takim rozwiązaniom, niezależnie od rotacji zatrudnienia, wiedza pozostaje w firmie.

Digital Workforce oferuje swoim klientom SAP Automation Creator jako usługę nowej generacji. Powszechnie uważa się, że skorzystanie z usług dostawcy zewnętrznego zwiększa koszty wdrożenia RPA. Dzieje się tak w przypadku wyboru partnera, który albo jest dla nas nieodpowiedni, albo nie zostały wobec niego sprecyzowane wcześniej oczekiwania. Natomiast w przypadku świadomego doboru dostawcy, który świadczy usługi na wysokim poziomie, zyskujemy nie tylko wygodę, ale również oszczędności. Korzyści ze współpracy możemy odczuwać na wielu etapach: od zakupu licencji w bardziej korzystnych cenach, poprzez tańszy development i na utrzymaniu procesów kończąc.

Autorzy:

Kamil Michałek, RPA Tech Lead Developer, Digital Workforce

Michał Żurawski, Key Account Manager, Digital Workforce