Biura zapasowe - kto z nich korzysta?

Najnowsze zalecenia Komisji Nadzoru Finansowego mówią, że instytucje finansowe nawet w obliczu sytuacji kryzysowej ponoszą odpowiedzialność za zagwarantowanie ciągłości pracy choćby kluczowym pracownikom. Powód jest jasny – dane którymi na co dzień operują takie instytucje należą do informacji szczególnie wrażliwych i powinny być dodatkowo zabezpieczone. Niemniej jednak, w coraz większej części firm z branż takich jak e-commerce czy sektor medyczny rośnie świadomość tego, jak ważna z punktu widzenia zaufania klienta jest ciągłość ich działania.

Należy zrozumieć, że katastrofą w rozumieniu np. sklepu internetowego wcale nie musi być tornado czy huragan. Dla firmy, która opiera swoją działalność na sprzedaży internetowej nagła awaria zasilania, może okazać się tragiczna w skutkach – ponieważ nie wychodzą przesyłki, klienci nie dostają odpowiedzi na wysyłane wiadomości a strona internetowa sklepu nie działa. Czy to już katastrofa? Biorąc pod uwagę zablokowanie realizacji kluczowych celów biznesowych danej firmy - zdecydowanie tak.

Interesująca z tego punktu widzenia jest sytuacja krakowskich firm, w szczególności międzynarodowych korporacji, w przed dniu Światowych Dni Młodzieży. Jak się okazuje w ostatnim czasie w Krakowie nawet firmy, które nie planowały wdrożenia działań Buisness Continuity szukają rozwiązania, pozwalającego na kontynuację pracy w tym okresie. Ponieważ szacuje się, że w zaplanowanych na 26 – 31 lipca Światowych Dniach Młodzieży może wziąć udział nawet 4 2,5-3 mln ludzi, wielu właścicieli firm nie ma złudzeń: Kraków zatrzyma się na cały tydzień. Nie wszystkie firmy są w stanie pozwolić sobie nawet na taki zastój.

Dlatego wiele z przedsiębiorstw, dla których ciągłość działań jest kluczowa jako rozwiązanie takiej sytuacji widzi wynajem biur zapasowych poza miastem. Włączenie biur zapasowych do podstawowego planu działań firmy w wypadku katastrofy lub awarii daje pewność, że podstawowa działalność firmy zostanie zachowana, nawet w najbardziej nieoczekiwanej sytuacji.

Teoria a praktyka

Jak pokazuje doświadczenie w teorii wiele planów jest skutecznych – by miały one jednak sens trzeba je wcielić w życie. Właśnie dlatego w ośrodkach świadczących usługi biura zapasowego odbywają się regularne testy, symulujące występowanie katastrowy. Czas reakcji na podobne zdarzenia powinien wynosić nie więcej niż 4 godziny, dlatego wszystkie etapy planu przywrócenia ciągłości działań powinny być dokładnie przemyślane. Osoby odpowiedzialne za bezpieczeństwo w ośrodkach świadczących usługi biur zapasowych podkreślają, że tak szybka reakcja jest możliwa tylko w sytuacji, gdy obydwie strony – firma odpowiedzialna z Business Continuity Plan oraz instytucja odpowiedzialna z udostępnianie infrastruktury zapasowej - weryfikują jego skuteczność. Nie da się tego zrobić na skróty.

Z naszego doświadczenia wynika, że odpowiednie przygotowanie planu ciągłości działania firmy, jego utrzymanie oraz jego testowanie jest kluczem do sukcesu. Mamy za sobą zakończone sukcesem, produkcyjne uruchomienie biura zapasowego, spowodowane problemami z dostępnością biura podstawowego jednego z naszych klientów. Nasz ośrodek zapasowy był gotowy do obsługi pracowników klienta już 2 godziny od zgłoszenia awarii ośrodka podstawowego. W tym czasie zostało zorganizowanych ponad 150 w pełni wyposażonych stanowisk pracy (typu desktop). W ciągu dwóch tygodniu biuro przyjęło łącznie prawie 700 pracowników, co pozwoliło klientowi na utrzymanie na wymaganym poziomie kluczowych działów jego biznesu. Pokazuje to, że odpowiednio przemyślana strategia klienta wraz z przygotowaną przez nas infrastrukturą działa w 100 % efektywnie. Rzecz jasna, nie byłoby to możliwe bez testów i ciągłej weryfikacji elementów planu podążającej za zmieniającymi się warunkami działania. Należy zdać sobie sprawę z tego, że imprezy masowe, nawet te z tak pozytywnym przesłaniem jak ŚDM, mogą prowadzić do sytuacji, w których funkcjonowanie przedsiębiorstw będzie utrudnione lub niemożliwe, dlatego odpowiedzialne firmy z wyprzedzeniem przygotowują się na tego typu zdarzenia – mówi Paweł Kmiecik, Disaster Recovery Office Manager z Polcom.

Stare przysłowie mówi, że lepiej zapobiegać niż leczyć – podobnie jest w przypadku biur zapasowych. Współczesna rzeczywistość biznesowa sprawia, że dla wielu firm każda minuta bez dostępu do pełnej infrastruktury teleinformatycznej może spowodować trudne do oszacowania straty. Taka zależność wymaga od osób zarządzających przedsiębiorstwem przemyślanych decyzji oraz wdrożenia planów działań na długo przed wystąpieniem jakichkolwiek awarii.

Polcom