Biuro Zarządzania Projektami (PMO): Rola i zadania w organizacji

Biuro Zarządzania Projektami znajduje się w strukturach organizacyjnych w coraz większej liczbie firm zarówno w Polsce jak i na świecie. Aby skutecznie konkurować na rynku i szybko wdrażać cele strategiczne podejmowane są decyzje o realizacji coraz większej liczby projektów. Sukces wielu projektów w istotnej mierze determinuje wręcz sukces i przetrwanie na rynku całej organizacji. Te projekty w sposób istotny angażują zarówno zasoby ludzkie, finansowe jak też materialne. Przy tak dynamicznie rosnącej liczbie realizowanych projektów a co się z tym wiąże z dużym zaangażowaniem zasobów, firmy szukają metod, aby te projekty w skuteczny sposób realizować. Okazuje się, że dla uzyskania tej skuteczności kluczowe staje się zbudowanie w firmie Biura Zarządzania Projektami. Badania pokazują jednak, że nie wszystkie nowo powstałe Biura Zarządzania Projektami to sukces. Brak tego sukcesu prowadzący często do rozwiązania tej komórki organizacyjnej wynika często z następujących przyczyn:

1. Brak czytelnej wizji określającej rolę PMO w firmie
2. Brak w firmie odpowiedniej kultury projektowej
3. Zbyt słaba pod względem merytorycznym i pod względem kompetencji organizacyjnych osoba stojąca na czele PMO
4. Brak zaangażowania zarządu firmy w sukces PMO głównie w początkowym okresie jego działania
5. Brak jasnej komunikacji do organizacji dotyczącej roli i zakresu obowiązków PMO
6. Słaby zespół pracowników zatrudnionych w PMO
7. Brak nowoczesnych narzędzi informatycznych wspierających działanie PMO

Mając te wszystkie czynniki na uwadze, spróbujmy zająć się w niniejszym artykule doprecyzowaniem wizji i roli, jaką PMO powinno pełnić w organizacji.

Opis przypadku – Nieskuteczne wdrożenie Biura Zarządzania Projektami w dużej organizacji

W jednej z bardzo dużych, międzynarodowych firm mediowych działających na terenie Polski podjęto decyzję o uruchomieniu PMO. Firma ta realizowała jednocześnie kilkadziesiąt projektów o różnym charakterze. Wszystkim przeszkadzał ogólny bałagan związany z nieefektywnym zarządzaniem projektami. Zatrudniono kierownika PMO oraz dwóch podległych mu pracowników. PMO zaczęło funkcjonować i od samego początku zaczęły się pojawiać konflikty w obszarze współpracy między PMO a resztą organizacji. Wynikały one głównie z następujących przyczyn:

1. Pracownicy, którzy dotychczas pełnili rolę kierowników projektów, uznali, że skoro są nowi ludzie zatrudnieni w PMO, to od teraz oni będą zarządzać projektami.
2. Pracownicy PMO widzieli swoją rolę jako wsparcie dla zespołów projektowych, a nie przejęcie pełnej odpowiedzialności za realizację projektów
3. Zarząd firmy miał informacje o powstających konfliktach, ale uznał, że to kierownik PMO musi umieć sam je rozwiązać.
4. Nie rozpoczęto działania nowego PMO od precyzyjnego zdefiniowania jego roli i jej zakomunikowania do organizacji tylko od razu rozpoczęto działania operacyjne

W efekcie ten nieudany start doprowadził po kilku miesiącach do rozwiązania PMO. Błędów, jakie popełniła ta organizacja, można było uniknąć w dość prosty sposób.

Gdzie w strukturze organizacyjnej powinno być umiejscowione PMO?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. W różnych organizacjach to umiejscowienie PMO w strukturze organizacyjnej firmy jest różne. Najczęściej kierownik PMO raportuje bezpośrednio do prezesa firmy. Uzasadnieniem takiego miejsca w strukturze organizacyjnej jest to, że organizacja realizuje dużo projektów o bardzo różnym charakterze. Są to projekty IT, marketingowe, optymalizacyjne, inwestycyjne czy też R&D. Jeśli jednak na przykład 80% projektów wspieranych przez Biuro Zarządzania Projektami jest realizowanych w Pionie Produkcji to wówczas sensowne jest umiejscowienie PMO pod członkiem zarządu odpowiedzialnym za produkcję. Regułą jednak powinno być to, że PMO podlega pod jednego z członków zarządu. To istotnie pomaga w rozwiązywaniu różnych problemów organizacyjnych.

Jakie wyzwania spotykają PMO w organizacjach?

W celu dobrego określenia roli PMO w organizacji warto wcześniej zrozumieć, jakie najważniejsze wyzwania stoją przed PMO we współczesnych organizacjach. W dobry sposób podsumowuje to wynik badania zaprezentowanego przez Project Management Solutions, który wymienia następujące wyzwania:

1. Brak zdolności do dobrego zarządzania zasobami projektowymi (53%).
2. Posiadanie wystarczającej ilości czasu / zasobów, które można poświęcić na realizację strategicznych projektów (48%).
3. Opór organizacji na wprowadzanie zmian (47%).
4. Priorytetyzacja (47%).
5. Brak wystarczającej liczby kierowników projektów (42%).

Na ogólnym poziomie można powiedzieć, że wyzwania nr 1 i 4 można rozwiązać w jakimś stopniu poprzez wdrożenie dobrego programu do zarządzania projektami. Pozostałe elementy mają bardziej charakter związany z zarządzaniem ludźmi.

Przykładowo, w dużej organizacji nie da się dobrze zarządzać zasobami projektowymi bez dobrego programu do zarządzania projektami, który posiada dobrą funkcjonalność zarządzania zasobami. Jest to bardzo trudne do osiągnięcia w Excelu. Na poniższej ilustracji pochodzącej z programu do zarządzania projektami FlexiProject pokazano widok modułu zarządzania zasobami.

Oczywiste jest, że samo narzędzie nie rozwiązuje wszystkiego, ale z pewnością brak takiego narzędzia i takiej funkcjonalności w zasadzie uniemożliwia dobre zarządzanie zasobami projektowymi w firmie.

Odnosząc się do wyzwania numer 4. czyli określania priorytetów projektów-to zagadnienie, również w istotnej części można rozwiązać, wdrażając program informatyczny do określania priorytetów projektów. Na poniższej ilustracji również pochodzącej z programu FlexiProject pokazano atrakcyjność projektów – ich priorytetyzację – w portfelu projektów. Ta atrakcyjność projektów jest pokazana w lewym górnym rogu w sposób graficzny na matrycy.

Wizja i zadania PMO w organizacji

Określając cel i zadania dla PMO w organizacji warto wyjść z założenia, że ktoś na podstawie określonych argumentów podjął decyzję o budowie Biura Zarządzania Projektami. Tym kimś najprawdopodobniej był któryś z członków zarządu firmy albo też cały zarząd. Kierownik PMO jako punkt wyjścia powinien to uzasadnienie zrozumieć i wspólnie z zarządem określić wizję i najważniejsze zadania funkcjonowania PMO w firmie. Kierownik PMO powinien też zrozumieć, jakie wyzwania ma organizacja w zakresie zarządzania projektami.

Wizja działania PMO może być prosta. Warto wyjść z założenia, że celem najważniejszym celem istnienia PMO jest zapewnienie, że projekty w sposób skuteczny będą dostarczały zakładane przed nimi cele biznesowe. I aby to osiągnąć Biuro Zarządzania Projektami musi zapewnić, aby w organizacji:

1. Istniały dobre standardy zarządzania projektami i portfelami projektów.
2. Zarząd firmy miał regularną i dobrą informację o sytuacji realizowanych projektów.
3. Istniał dobry proces priorytetyzacji pomysłów na nowe projekty i aby nowe projekty były uruchamiane w sposób świadomy z zapewnienie dla nich adekwatnych zasobów.
4. Projekty były w czytelny sposób powiązane ze strategią firmy.
5. Istniał dobry proces zarządzania zasobami projektowymi.
6. Kierownicy Projektów i zespoły projektowe miały dobre wsparcie od PMO.
7. Istniał dobry program informatyczny do zarządzania projektami.
8. Zarząd widział w PMO partnera do rozwiązywania i doradztwa w istotnych kwestiach projektowych.

Kluczowa rola PMO w organizacjach

Podsumowując, Biuro Zarządzania Projektami pełni w wielu organizacjach strategiczną rolę. Skuteczne PMO w istotnym stopniu wpływa na sukces projektów. Dobrze zrealizowane projekty wpływają na sukces strategii firmy. Dlatego PMO musi mieć kompetentnych pracowników, musi być właściwie umiejscowione w strukturze organizacyjnej i musi mieć określoną wizję oraz rolę, jaką ma pełnić w organizacji.