Technologia

Digitalizacja – konieczność czy szansa?

538
Digitalizacja – konieczność czy szansa?

Na całym świecie obserwujemy obecnie trend związany z szeroko pojętą digitalizacją procesów w korporacjach, jednostkach zdrowia publicznego czy samorządach. Czy jest to tylko trend, czy realna transformacja przynosząca korzyści? O procesie digitalizacji w biznesie opowiada Jan Błażejewski z poznańskiej firmy IC Solutions.

Po ponad pięciu latach pracy w firmie, wprowadzającej na rynek system digitalizacji dokumentacji papierowej oraz integrowaniu jej w procesach firm, szpitali czy jednostek samorządowych, moja odpowiedź brzmi – digitalizacja jest szansą! Mamy do czynienia z trendem, który rozwija się i przybiera na sile. Proces ten został wzmocniony pandemią wirusa Sars-COV-2 i koniecznością wprowadzenia pracy zdalnej, które znacząco przyspieszyły transformację cyfrową wielu firm i podmiotów. Digitalizacja nie jest ani łatwa, ani tania, jednak przy odpowiednim przygotowaniu, zarówno przez przedsiębiorstwo kupujące technologię do digitalizacji, jak i przez firmę wdrażającą, można zakładać duże oszczędności oraz szereg korzyści procesowych, czy wizerunkowych.

NAJTRUDNIEJSZY PIERWSZY KROK

Zapytacie zatem, w jaki sposób należy się przygotować do takiego przedsięwzięcia, aby digitalizacja nie stała się kulą u nogi, a realną optymalizacją procesów i redukcją kosztów w organizacji? Przede wszystkim trzeba wybrać do współpracy firmę, która posiada już portfolio. Takich firm na polskim rynku jest dużo i mogą się one pochwalić doświadczeniem we wdrażaniu technologii do digitalizacji. Drugim ważnym czynnikiem, którego nie można lekceważyć, jest cena. Z pewnością nie należy sugerować się jedynie najniższą ceną w kwestii wyboru technologii i firmy pomagającej ją wdrożyć. W tym przypadku idealnie sprawdza się stare przysłowie: „chytry dwa razy traci”. Współpraca z doradcą biznesowym dysponującym wiedzą praktyczną na temat digitalizacji, znacząco ułatwi cały proces, naprowadzi na odpowiednie tory, pozwoli odpowiedzieć na kluczowe pytania. Prawidłowo wybrany ekspert zaproponuje także odpowiednie narzędzia oraz przedstawi harmonogram wdrożenia najlepszego rozwiązania. Bardzo często firma, która posiada doświadczenie i wiedzę w digitalizacji procesów, posiada już gotowe integracje z systemami dziedzinowymi w różnych obszarach.

Jest to niewątpliwie wielka zaleta takiego rozwiązania, gdyż znacząco ułatwi cały proces, tworząc przy tym koherentne środowisko, agregujące dane z różnych obszarów organizacji. Niestety, praktyka wielu organizacji pokazuje, że digitalizacja często powstaje obok najważniejszych systemów firmy, co jest ogromnym błędem, ponieważ ogranicza korzyści płynące z jej wprowadzenia.

Należy zawsze pamiętać, że digitalizacja musi być zintegrowanym elementem ekosystemu, na którym pracują pracownicy i ułatwiać im pracę. Tylko w taki sposób digitalizacja może być efektywna i przynieść najwięcej korzyści zarówno tych mierzalnych (oszczędności, optymalizacja), jak i tych trudno mierzalnych (poprawa wizerunku).

POROZMAWIAJMY O KORZYŚCIACH

Jakie są konkretne korzyści z wdrożenia digitalizacji poza wpisaniem się w światowe trendy? Przede wszystkim szybki dostęp do informacji. Należę do tego pokolenia, które pamięta żmudne wyszukiwanie haseł w przepastnych tomach encyklopedii. Rzecz nie do pomyślenia w dobie powszechnego dostępu do Internetu i Wikipedii (wiem, nie zawsze są to dane wartościowe), kiedy nikt nie chce już wracać do wertowania papierowych stron w poszukiwaniu interesującego hasła. W przypadku digitalizacji jest analogicznie. Gdy raz przyzwyczaimy się do faktu, że wczoraj podpisana umowa już jest dostępna w systemie i można ją bez problemu przejrzeć, nikt nie będzie chciał powrócić do systemu, który wymuszał wizyty w firmowym archiwum. Szybki dostęp do informacji, poza wygodą, niesie ze sobą również inne korzyści.

Wyobraźmy sobie sytuację w szpitalu, gdy lekarz ratujący czyjeś życie musi zajrzeć do dokumentacji medycznej pacjenta. Czas odgrywa wtedy kluczową rolę. Dzięki automatycznej digitalizacji dokumentacji medycznej pacjenta i integracji z systemem dziedzinowym (system HIS) możliwy jest szybki i pełny wgląd do kompleksowej dokumentacji medycznej. Nasz czas to jeden z najcenniejszych zasobów, jakie mamy, zarówno w sferze zawodowej, jak i prywatnej, zatem warto sięgać po wszystkie dostępne rozwiązania technologiczne, które pozwalają optymalizować nasze działania w taki sposób, by czas był jak najefektywniej wykorzystany.

DIGITALIZACJA A ROI

Ktoś powie – świetnie, ale ja muszę przedstawić korzyści finansowe, business case wdrożenia technologii umożliwiającej digitalizację dokumentacji. Tutaj również z pomocą powinien przyjść doświadczony doradca biznesowy z firmy oferującej system do cyfryzacji. Przedstawiciel firmy pomoże obliczyć potencjalne korzyści wynikające z digitalizacji. Pierwszym krokiem powinny być obliczenia na bazie danych z uwzględnieniem tych parametrów, które są istotne w kontekście zwrotu z inwestycji w technologię. W kontekście opłacalności procesów, które mają podlegać digitalizacji, ważne są takie parametry, jak: czas pracy pracowników, szybkość przesłania informacji, koszty związane z wytwarzaniem dokumentacji papierowej, jej obiegiem, przechowywaniem czy też późniejszą digitalizacją (skanowanie, indeksowanie).

Czas pracy pracownika, o którym wspomniałem, to również pieniądze, więc skrócenie czasu na realizację konkretnego zadania (procesu) to także korzyść finansowa dla pracodawcy. Zdarza się również tak, że firmy posiadają umowy na zewnętrzną archiwizację dokumentacji, logistykę dokumentów ich niszczenie czy indeksację. Suma tych wszystkich kosztów, w połączeniu z wydatkami na wydruk czy zakup tonerów, może być naprawdę znacząca. Właściwa i skrupulatna analiza, m.in. powyższych parametrów, pozwoli nam na oszacowanie kosztów wytworzenia dokumentacji papierowej oraz jej obsługi. Mając taką wiedzę możliwe jest obliczenie zwrotu z inwestycji w digitalizację dokumentów oraz oszczędności, które organizacja może generować w kolejnych latach.

DIGITALIZACJA JEST ECO

Opowiem o jeszcze jednej kwestii, której wartość warto podkreślić, a która często jest pomijana. Otóż wdrażając innowacyjne rozwiązania, służące szeroko pojętej digitalizacji, budujemy wizerunek nowoczesnej firmy, która dba o środowisko. Eliminacja tradycyjnej dokumentacji, oznacza realny wpływ na ograniczenie zużycia papieru. Troskę o środowisko naturalne i los naszej planety widać w strategiach firm niemal wszystkich branż. Banki deklarują zmniejszenie produkcji plastiku, dzięki nowym kartom bankomatowym z ekotworzywa, firmy samochodowe natomiast reklamują głównie modele hybrydowe. Warto zatem nie tylko kreować się na firmę eco-friendly, ale faktycznie nią być. W ten sposób nasza organizacja może stać się bardziej wiarygodna i osiągnąć wymierne korzyści wizerunkowe. Trendy digitalizacji również możemy zaobserwować w całej sferze publicznej, gdzie sukcesywnie wdrażane są kolejne cyfrowe obiegi dokumentów, jak EDM (medycyna), ETO (HR) czy systemy EZD (samorządy). Warto się zastanowić, czy digitalizacja to w dalszym ciągu trend czy może już realny kierunek, w którym wszystkie branże i sektory podążają? Kierunek, który pozwala efektywnie pracować i zarządzać rosnącą ilością danych. Jeżeli więc dodamy do tego korzyści finansowe, budowę wizerunku firmy nowoczesnej i dbającej o środowisko, odpowiedź na pytanie zawarte w tytule wydaje się oczywista. Digitalizacja to szansa dla nas wszystkich!

Autor: Jan Błażejewski, IC Solutions

Artykuł pochodzi z magazynu:
FOCUS ON Business #2 January-February (1/2022)

FOCUS ON Business #2 January-February (1/2022) Zobacz numer