Technologia

Dobry plan projektu - jak program do zarządzania projektami pomaga go przygotować?

Dobry plan projektu - jak program do zarządzania projektami pomaga go przygotować?

Dobry plan projektu to krytyczny czynnik sukcesu praktycznie każdego projektu. Czy każdy projekt powinien mieć plan? Odpowiedź brzmi: TAK. Natomiast poziom szczegółowości planu powinien być tym większy, im bardziej złożony i kompleksowy jest projekt. Trudno jest opracować kompleksowy, dobry plan projektu, współpracować nad jego tworzeniem w zespole projektowym bez dobrego programu do zarządzania projektami.

Przed rozpoczęciem projektu opracujesz szczegółową Kartę Projektu

Zarządzanie projektami ma na celu to, aby dostarczyć oczekiwany efekt w zakładanym czasie i budżecie. Oczywiście jest to powszechna wiedza, jaką można wynieść z wielu szkoleń. W praktyce większość projektów nie kończy się tak zdefiniowanym sukcesem. Bez wątpienia Karta Projektu to narzędzie powszechnie wykorzystywane w zarządzaniu projektami. Z pewnością krytyczne w Karcie Projektu jest szczegółowe opisanie celu projektu oraz oczekiwanego rezultatu i zakresu projektu. Na pewno na tych elementach zespół projektowy powinien spędzić najwięcej czasu. Bezsprzecznie dobrą praktyką jest upewnienie się, że cel i zakres projektu są precyzyjnie opisane i zarówno zespół, jak i interesariusze mają takie samo ich rozumienie. Dobra Karta Projektu jest podstawą, na której możemy opracować harmonogram projektu i pozostałe elementy planu projektu. Karta Projektu, harmonogram, budżet, plan zasobów, plan komunikacji i zarządzania ryzykami to z pewnością najważniejsze elementy dobrego planu projektu. Dobrze opracowany plan projektu, podobnie jak kompetentne podejście do realizacji projektu w istotnym stopniu zmniejszają ilość potencjalnych ryzyk oraz problemów projektowych.

Zaplanujesz zasoby projektu w zaawansowanym module


Zasoby projektu to w nie inwestycyjnych projektach najczęściej kluczowy czynnik kosztotwórczy i najwięcej ważący w budżecie projektu. W przeciwieństwie do Karty Projektu, którą można opracować np. w Excelu, plan zasobów projektu do opracowania i skutecznego zarządzania najczęściej wymaga zaawansowanego programu do zarządzania projektami. Bezsprzecznie Project Manager powinien dokładać dużo starań, aby zasoby projektu były jak najlepiej zaplanowane. Niewątpliwe będzie miało to istotny wpływ na zaangażowanie zespołu w prace projektowe i jego wysoką motywację. Przede wszystkim w kompleksowych projektach, w które zaangażowane jest wiele osób, plan zasobów powinien stanowić integralny element dobrego planu projektu. Podobnie jak harmonogram projektu, plan zasobów jest dość trudny do opracowania. Wiele organizacji skarży się, że opracowanie planu zasobów to czasochłonne i wymagające sporo wysiłków działanie. Niewątpliwie z tych powodów, wiele organizacji nie wymaga od Project Managerów, aby kompleksowe projekty miały plany zasobów. Tutaj na pewno warte podkreślenia jest to, że dobry program doi zarządzania projektami, posiadający moduł do planowania i zarządzania zasobami może tę sytuację niewątpliwie poprawić.

Opracujesz szczegółowy harmonogram projektu

Bezsprzecznie dobry plan projektu powinien zawierać harmonogram projektu. Podobnie do planu zasobów, harmonogram projektu powinien być bardziej precyzyjny i rozbudowany dla dużych projektów. Mniejsze projekty można realizować przy pomocy tablic kanbanowych. Jak zbudować dobry harmonogram projektu? Od czego zacząć? Oczywiście podejść do budowy harmonogramu projektu jest wiele. Godne uwagi czy też godne polecenia jest rozpoczęcie budowy harmonogramu projektu od precyzyjnego zdefiniowania głównych produktów projektu. Niewątpliwe, jeżeli dokładnie wiemy, jaki jest zakres projektu i jakie produkty muszą być dostarczone, to będą one stanowiły szkielet dla budowy harmonogramu. Dobry program do zarządzania projektami pozwoli nam w precyzyjny sposób powiązać produkty projektu z głównym fazami projektu, jego etapami i kamieniami milowymi. Podczas gdy mamy już szkielet harmonogramu projektu – produkty połączone z fazami, etapami i kamieniami milowymi – to taki szkielet możemy wypełnić zadaniami. Jeżeli do tych zadań dopiszemy odpowiedzialność, terminy oraz zbudujemy relacje pomiędzy zadaniami, to w efekcie otrzymamy dobry harmonogram projektu. Takie podejście zdecydowanie sprawdza się w praktyce.

Zidentyfikujesz ryzyka projektowe i będziesz nimi skutecznie zarządzał

Niewątpliwe dobry plan projektu minimalizuje ilość problemów projektowych w trakcie realizacji projektu. Drugim elementem, który bez wątpienia minimalizuje ilość problemów projektowych, jest dobre zarządzanie ryzykiem. W skutecznym zarządzaniu projektami dokładnie o to chodzi – aby w trakcie realizacji projektu pojawiało się jak najmniej nieoczekiwanych zdarzeń. To pozwala skutecznie realizować projekt i nie zajmować się „gaszeniem pożarów”. Przede wszystkim w kompleksowych projektach trudno jest zbudować tak dobry plan projektu, aby nie został on zakłócony przez nieprzewidziane zdarzenia, czyli ryzyka. Zdecydowanie warto więc dobrze zarządzać ryzykami projektowymi. Zarządzanie ryzykiem w projektach polega na identyfikacji ryzyk, ich parametryzacji, a następnie podejmowaniu działań, które zminimalizują prawdopodobieństwo ich wystąpienia. Do momentu wystąpienia problemu zarządzamy ryzykiem, gdy ryzyko już się zmaterializuje, to zaczynamy rozwiązywać problemy. Do takiej sytuacji nie chcemy dopuścić. Bazą do identyfikacji ryzyk projektowych jest przede wszystkim kompetentny i doświadczony zespół projektowy. Niewątpliwie warto gromadzić lessons learned ze zrealizowanych już projektów i budować bazę ryzyk w organizacji.

W łatwy sposób oddzielisz fazę planowania od fazy realizacji projektu

Dobre książki o zarządzaniu projektami mówią o tym, że faza planowania projektu powinna być wyraźnie oddzielona od fazy realizacji. Dzieje się tak dlatego, że zanim zaczniemy realizować projekt, to plan projektu powinien zostać zatwierdzony i stanowić baseline względem, którego będziemy monitorować progres i odchylenia. Tak też mówią praktycznie wszystkie dobre metodyki zarządzania projektami. Nie ma tu nawet znaczeni aczy mówimy o tradycyjnych czy też zwinnych metodykach zarządzania projektami. Z pewnością w takim podejściu niezmiernie pomocny staje się dobry program do zarządzania projektami. W takim programie możemy stworzyć i zatwierdzić baseline – plan – dla harmonogramu oraz budżetu projektu. Oficjalne zatwierdzenie planu projektu, jego baseline rozpoczyna fazę realizacji projektu. Warto zarekomendować, aby wszystkie większe projekty podążały zgodnie z tą dobrą praktyką. Dużą rolę w pilnowaniu tego, aby każdy projekt miał plan i aby był on zatwierdzony przed uruchomieniem fazy realizacji, odgrywa Biuro Zarządzania Projektami.

Podsumowanie

Plan projektu to kluczowy element wpływający na sukces projektu oraz na to, jak dużo ryzyk i problemów pojawi się po drodze. W związku z tym z pewnością można powiedzieć, że im lepszy plan tym mniej ryzyk i problemów. Reasumując, warto poświęcić czas i starania, aby szczególnie kompleksowe projekty miały jak najlepsze plany projektów.