Innowacyjny system zarządzania przestrzenią pracy

AKTYWNE BIURO SPEŁNIAJĄCE WSZYSTKIE WYMAGANIA
Aktywne biuro to jedynie połowa drogi do osiągnięcia efektywnego, dynamicznego i ekscytującego miejsca pracy. Tworzenie środowiska dla zespołu i gości, którzy z przyjemnością będą korzystać z przestrzeni w pełni wykorzystując jej potencjał, wymaga wykorzystania dodatkowych narzędzi. Potrzeby te spełnia system zarządzania przestrzenią Floor Management Flowscape.

ZAPROJEKTOWANE, BY ZWIĘKSZYĆ KOMFORT UŻYTKOWNIKA
Zastosowanie rozmaitych aranżacji w otwartej przestrzeni biurowej może budzić obawy u pracowników przyzwyczajonych do tradycyjnych przestrzeni. Wybór miejsca odpowiedniego do realizacji bieżących zadań, znalezienie kolegi czy też wolnego biurka to wyzwania, które pochłaniają czas i mogą przyprawić o frustrację, a nawet prowadzić do powrotu do starych nawyków.

Mając na uwadze wszystkie powyższe obawy Kinnarps wprowadza na rynek system, który przedstawia pracownikom potrzebne informacje w formie mapy, dzięki czemu z łatwością mogą znaleźć miejsce, przedmiot lub osobę. System współpracuje z technologią mobilną i takimi urządzeniami, jak np. smartfony i iPady, umożliwiając zaplanowanie i zarezerwowanie miejsca pracy, zanim dotrzemy do biura.

Wszyscy doświadczyliśmy stresu, dojeżdżając do parkingu pełnego samochodów. Kiedy jeden kierowca wyjeżdża, maszyna drukuje bilet, barierka podnosi się i trzeba znaleźć to jedno wolne miejsce.

Sytuacja jest bardzo podobna, kiedy pracownik dociera do biura zaaranżowanego w koncepcji activity-based working i chce znaleźć wolne biurko do pracy na godzinę. System Floor Management Flowscape rejestruje informacje na temat czasu korzystania z biurek, sal spotkań oraz innych obiektów, dzięki czemu łatwo jest znaleźć przestrzeń odpowiednią do konkretnych zadań i potrzeb.

Umieszczenie łatwych w instalacji, bezprzewodowych czujników przy biurkach, w pomieszczeniach oraz w stacjach dokowania pozwala systemowi Floor Management Flowscape na monitorowanie czasu korzystania ze stanowisk pracy w czasie rzeczywistym i gromadzenie danych. To z kolei przynosi korzyści pracownikom oraz gościom korzystającym z przestrzeni biura, a także oferuje duże możliwości osobom zarządzającym obiektami, które w ten sposób mogą analizować wykorzystanie zasobów i wprowadzać stosowne modyfikacje. System Floor Management Flowscape podnosi poziom satysfakcji pracowników, pracujących w aktywnym biurze i stanowi doskonałe narzędzie do planowania pracy.

ZAREZERWUJ I ODPRĘŻ SIĘ
System może także łączyć się z usługami rezerwacji pomieszczeń, a wykorzystywane do tego panele dotykowe wyraźnie pokazują, kiedy dane pomieszczenie będzie wolne. Zdalny dostęp do systemu rezerwacji pozwala na znalezienie wolnego pomieszczenia na szybkie spotkanie jeszcze w drodze do biura.

Korzystając z aplikacji, pracownicy mogą również z łatwością znaleźć swoich współpracowników. Mapa może wyświetlać osoby poruszające się po biurze, dzięki czemu łatwo jest znaleźć kolegę lub koleżankę i spotkać się ad hoc lub umówić na konkretną godzinę.

Dodatkową korzyścią, płynącą z systemu Floor Management Flowscape, jest możliwość zgłaszania awarii urządzeń za pośrednictwem telefonu, tabletu czy laptopa. Jeśli nastąpi awaria rzutnika, przepali się żarówka lub zabraknie zasilania, można to szybko zgłosić, co skróci czas naprawy i dostarczy innym użytkownikom biura informacji o usterce w danym pomieszczeniu.

Flowscape został zaprojektowany tak, aby zapewnić użytkownikom maksymalny komfort, zminimalizować niedogodności i poziom frustracji w środowisku pracy oraz podnieść wydajność.

Składa się z następujących modułów, które można konfigurować stosownie do potrzeb organizacji:

SPACE FINDER /POSZUKIWACZ MIEJSCA

Znajduje i rezerwuje daną przestrzeń, która spełnia aktualne potrzeby.

Zerkając na aplikację na telefonie czy na innym urządzeniu, otrzymujemy informacje potrzebne do znalezienia i zarezerwowania przestrzeni, która idealnie spełni bieżące potrzeby, niezależnie od tego, czy będzie to mała budka do rozmów telefonicznych, sala konferencyjna na sześć osób, czy wolne stanowisko do pracy w określonej strefie biura.

System sprawdza dostępność rezerwacji pomieszczeń i informuje, czy ktoś jest obecny w sali. Jeśli dana przestrzeń została zarezerwowana, lecz nikt się tam Każdy w każdej chwili może skorzystać z opcji „niewidzialości” i zniknąć z mapy. Ponadto wszystkie dane są zapisywane anonimowo i szyfrowane, a raporty są wyłącznie zbiorcze. System Floor Management Flowscape odpowiada na potrzeby i wyzwania pracy w biurze zaaranżowanym zgodnie z koncepcją Acitvity Based Working. BIZNES 32 Outsourcing&More Polska | maj – czerwiec 2017 nie pojawił, wówczas sam automatycznie anuluje rezerwację i udostępnia pomieszczenie.

Bardzo ciekawą funkcją jest „guzik strachu”. Po kliknięciu system natychmiast znajdzie najbliższe wolne pomieszczenie. To rozwiązanie sprawdzi się idealne podczas niezapowiedzianych wizyt, na spontaniczną sesję burzy mózgów lub kiedy najważniejszy klient czeka w recepcji, a my zapomnieliśmy wcześniej zarezerwować salę.

SPACE FINDER / POSZUKIWACZ MIEJSCA – W SKRÓCIE:

• natychmiastowy widok na całą przestrzeń pracy,
• narzędzie wyznaczające trasę z określeniem odległości do danej lokalizacji,
• guzik strachu pomagający przy rezerwacjach na ostatnią chwilę,
• niewykorzystane pomieszczenia są udostępniane, jeśli nikt się w nich nie pojawi,
• specyfikacja techniczna dla każdego biurka, obszaru lub pomieszczenia.

COLLEAGUE FINDER / POSZUKIWACZ WSPÓŁPRACOWNIKÓW

Znajduje współpracowników i kontaktuje się z nimi.

Dzięki funkcji Colleague Finder mapa ożywa. Można poczuć, jak biuro tętni życiem, widząc jak krążą po nim nasi współpracownicy. Colleague Finder ułatwia współpracę i redukuje czas, jaki zajmuje nam bieganie po biurze i szukanie osób, do których akurat mamy ważną sprawę.

Mapa daje pełny widok biura, wyświetlając informacje o tym, gdzie się znajdują nasi współpracownicy i czy są dostępni. Jednym kliknięciem w interaktywną mapę można wysłać koledze czy koleżance wiadomość lub zadzwonić. System został zaprojektowany w taki sposób, aby zintegrować się z bieżącym systemem komunikacji, np. Lync czy Skype for Business.

Poszanowanie prywatności jest naszym największym priorytetem. Każdy w każdej chwili może skorzystać z opcji „niewidzialości” i zniknąć z mapy. Ponadto wszystkie dane są zapisywane anonimowo i szyfrowane, a raporty są wyłącznie zbiorcze.

COLLEAGUE FINDER / POSZUKIWACZ WSPÓŁPRACOWNIKÓW – W SKRÓCIE

• informacja, czy współpracownicy są zajęci, np. uczestniczą w spotkaniu,
• natychmiastowe wysyłanie wiadomości i przycisk szybkich rozmów,
• szybki widok na członków grup projektowych,
• integracja z Lync i Skype for Business,
• zawsze dostępna opcja „niewidzialności”.

HOUSEKEEPER / ADMINISTRATOR BIURA

Zgłasza i wizualizuje informacje na temat niedziałających urządzeń i usterek.

W otwartych biurach wiele osób korzysta z tego samego sprzętu. Mimo to informacje na temat awarii nie są zgłaszane dostatecznie szybko lub trafiają w niewłaściwe miejsce, co powoduje niepotrzebny stres i irytację.

Funkcja Housekeeper potrafi temu zaradzić. Osoba, która natknie się na usterkę, może zgłosić ją jednym kliknięciem i krótko opisać problem. Niezależnie, czy będzie to zepsuta lampa w rzutniku, drukarka, w której zaciął się papier, czy problemy z hydrauliką w toalecie, informacja natychmiast trafi do właściwej osoby, a wszyscy użytkownicy zobaczą ikonę niedziałającego sprzętu na mapie. Ponadto system wyświetli szacowany czas naprawy.

HOUSEKEEPER / ADMINISTRATOR BIURA – W SKRÓCIE:

• wizualizacja niedziałającego sprzętu i zgłoszenie awarii,
• uproszczona procedura zgłaszania usterek,
• zgłoszenia awarii można odnaleźć w systemie, dzięki czemu administracji biura łatwiej nimi zarządzać,
• informacja na temat szacowanego czasu naprawy dostępna dla wszystkich,
• usprawnienie procesu usuwania usterek.

EQUIPMENT FINDER / POSZUKIWACZ SPRZĘTU
Lokalizuje niezbędny sprzęt w biurze.

Equipment Finder wizualizuje lokalizację i status ważnych urządzeń. Minimalizacja niedogodności – jedno spojrzenie na mapę pozwala znaleźć drukarkę, automat do kawy, gaśnicę czy potrzebny sprzęt elektroniczny.

Equipment Finder ułatwia poznanie wyposażenia biura. Szczególnie doceniają go nowi pracownicy czy goście z innych oddziałów. Razem z funkcją Wayfinder/ Znajdź drogę – każdy będzie czuł się w biurze jak w domu.

Equipment Finder oferuje szczegółowy tryb wyszukiwania. Ułatwia to znalezienie przenośnego rzutnika czy jedynej drukarki formatu A3 w biurze.

EQUIPMENT FINDER / POSZUKIWACZ SPRZĘTU – W SKRÓCIE:

• wizualizacja całego niezbędnego sprzętu biurowego na mapie,
• jedno kliknięcie pokazuje szczegó- łowe informacje na temat danego urządzenia,
• tryb wyszukiwania dostępny dla konkretnych specyfikacji,
• świetne rozwiązanie dla nowych pracowników i gości z innych oddziałów.

REZERWACJA POMIESZCZEŃ
Rezerwacja sal konferencyjnych na miejscu.

Podświetlany panel dotykowy znajduje się na zewnątrz każdego pomieszczenia. Dzięki interaktywnemu ekranowi dotykowemu wysokiej rozdzielczości rezerwacja pomieszczenia na miejscu jest dużo prostsza. Na ekranie wyświetlana jest informacja na temat dostępności, a rezerwacji można dokonać jednym kliknięciem.

Ponieważ diabeł tkwi w szczegółach, zastosowaliśmy jeden z najcieńszych paneli dostępnych na rynku. Ponadto, w jego skład wchodzi podświetlana ramka. Jeśli pomieszczenie jest dostępne, ramka świeci się na zielono, jeśli nie – na czerwono, co łatwo można dostrzec nawet z większej odległości.

Ponieważ klienci cenią sobie spójność, układ interfejsu panelu może być dostosowany do barw i znaków graficznych stosowanych przez daną firmę.

Panele pomieszczeń są integralną częścią systemu i od razu pokazują status rezerwacji danego pomieszczenia.

PANEL POMIESZCZEŃ – W SKRÓCIE:

• prosty interfejs rezerwacji,
• jeden z najcieńszych paneli na rynku,
• podświetlana ramka widoczna z dalszej odległości, • układ interfejsu może uwzględniać barwy i logo stosowane przez firmę,
• ramka dostępna w trzech kolorach, w orientacji poziomej lub pionowej,
• funkcjonuje jako samodzielne urządzenie lub element całego systemu.

FLOW MANAGER / ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O RUCHU W BIURZE
Panel z danymi statystycznymi.

Flow manager zbiera i analizuje dane z różnych elementów systemu – na temat przepływu osób oraz czasu korzystania z pomieszczeń i stanowisk pracy. Te dane pozwalają w inny sposób spojrzeć na to, w jaki sposób pracownicy dużych organizacji ze sobą współpracują. Floor Management Flowscape to pierwsze narzędzie na rynku, które pomaga zoptymalizować interakcje przez analizę ruchu osób w danym biurze.

Dzięki systemowi Floor Management to, co kiedyś wydawało się nieuchwytne, teraz jest doskonale widoczne. Na mapach kolory w przejrzysty sposób ilustrują poziom wykorzystania różnych części biura. Kolor czerwony oznacza duży ruch, a zielony – spokojny obszar. Korzystając z przyjaznego interfejsu, jednym kliknięciem można zaktualizować wszystkie wykresy w czasie rzeczywistym.

FLOW MANAGER / ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ O RUCHU W BIURZE – W SKRÓCIE:

• mapa pokazująca intensywność wykorzystania biura,
• kilka matryc ukazujących interakcje w organizacji,
• monitorowanie zmian związanych z aranżacją biura w koncepcji activity based working z wykorzystaniem np. wykresu zmiany użytkowania biurek,
• rzeczywiste statystyki rezerwacji i wykorzystania pomieszczeń i poszczególnych stanowisk pracy,
• dane w czasie rzeczywistym, dostępne za jednym kliknięciem.

SYSTEM FLOOR MANAGMENT FLOWSCAPE – NA ŻYWO
Z raportów trendów Kinnarps, które opublikowaliśmy w latach 2013 i 2015 oraz ze wspólnej publikacji Hays, Kinnarps, Skanska „Nie bój się Activity-based working” z 2017 r. wynika, że koncepcja aktywnego biura to przyszłość środowiska pracy.

Jednocześnie jesteśmy świadomi, że praca w takiej przestrzeni budzi obawy nie tylko pracowników, lecz także kadry kierowniczej – jak skutecznie radzić sobie z codziennym korzystaniem z elastycznej i wielofunkcyjnej przestrzeni.

Wybór odpowiedniego miejsca do realizacji zadań, znalezienie współpracownika czy też wolnego biurka to wyzwania, które pochłaniają czas i pozostawione bez systemowego wsparcia rodzą frustrację personelu.

Zachęcamy do zapoznania się z możliwościami systemu Floor Management Flowscape, dzięki któremu można rozwiązać większość problemów elastycznego biura. Więcej można dowiedzieć się w biurach handlowych i showroomach Kinnarps po zarezerwowaniu wizyty pod adresem info@kinnarps.pl.