Jak przygotować się na wdrożenie Robotic Process Automation
Wdrożenie rozwiązań RPA automatyzujących wiele działań w firmach ma wpływ na cały biznes. Nie tylko przyspiesza i optymalizuje pracę, ale jest także szansą na ujednolicenie i standaryzację procesów w całej organizacji. To krok w stronę nowoczesnego, procesowego zarządzania.
Automatyzacja różnych obszarów, takich jak m. in. back-office, obsługa klienta, HR za pomocą rozwiązań Robotic Process Automation jest korzystna dla przedsiębiorstwa, ponieważ znacznie ułatwia pracę i zmniejsza jej koszty.
Badania Capgemini pokazują, że koszt pracy wykonanej przez oprogramowanie pracujące jako robot to zaledwie 1/3 kosztu pracy pełnoetatowego pracownika w centrach BPO (Business Process Outsourcing) i 1/5 kosztu pracy pełnoetatowego pracownika w firmie. Automatyzacja zmniejsza zaangażowanie człowieka zmniejsza wystąpienie ludzkiego błędu nawet o 20%.
Przygotuj organizację na korzyści z RPA
Aby czerpać korzyści z automatyzacji trzeba organizację na takie wdrożenie przygotować. Przede wszystkim należy określić jakie procesy będą zautomatyzowane i dokładnie je opisać. Jeśli są już opisane i wydzielone sprawdzić, czy nie trzeba ich dostosować pod potrzeby oprogramowania, które będzie je samodzielnie wykonywać. Oprogramowanie RPA obsługuje bowiem pewien konkretny proces. Musi on być ściśle określony i zestandaryzowany, aby aplikacja mogła poprawnie realizować swoje zadania.
Aż 63% firm zbadanych przez Capgemini Consulting ("Robots Conquer Business Processes in Back Offices") uważa, że opisanie procesów powinno być wykonane przed wdrożeniem RPA, 22% uznaje, że można to zrobić podczas wdrożenia, po wdrożeniu właściwie mija się to z celem. Ponad 70% uczestników badania stwierdziło, że z ich punktu widzenia RPA oferuje szanse na ujednolicenie procesów w organizacji. Oznacza to, że włączenie do pracy robotów standaryzuje zadania, są one przeprowadzane jednorodnymi etapami - co nie jest bez znaczenia dla ich efektywności.
Najwłaściwszy czas na optymalizację procesów (gdy zapadnie decyzja o wdrożeniu RPA)
źródło: Capgemini Consulting
RPA jako część środowiska zarządzania procesami biznesowymi
RPA może stanowić istotną część środowiska zarządzania procesami biznesowymi, zapewniając przejrzystość przepływu procesów i wskazując na dalsze możliwości ich poprawy. Procesy o wyższym stopniu standaryzacji, takie jak transakcje z dostawcami, rozliczenia z odbiorcami, obsługa klienta czy back-office, są na ogół procesami wybranymi w fazie wdrażania RPA. Co ciekawe, wszystkie firmy, które już wdrożyły RPA zgadzają się z tym, że RPA i pracownicy muszą nadal współistnieć i współpracować ze sobą.
Zgodnie z badaniami McKinsey'a bardzo niewiele miejsc pracy składa się wyłącznie z powtarzających się, niekontrolowanych zadań (to mniej niż 5%). Te same badania wykazały, że 60% zawodów może zostać zautomatyzowanych w 30%. Co oznacza taki procent automatyzacji pracy? Według badania zautomatyzowanie 30% rutynowych zadań back-office w banku liczącym 300 pracowników sprawia, że ta sama liczba osób może wykonać dwa razy więcej pracy lub też połowa zespołu może zostać oddelegowana do innych zadań.
Oczywiście w wyniku robotyzacji niektóre miejsca pracy zostaną zlikwidowane, co widać w przypadku automatyzacji linii produkcyjnych, jednak równocześnie same organizacje jak i sposób pracy ludzi zmienią się, co sprawia, że pojawią się dzięki temu zupełnie nowe możliwości.
Ilość procesów jakie można zautomatyzować zależy od samej organizacji. W 2014 roku firma Capgemini rozpoczęła program automatyzacji swoich działań za pomocą RPA. Do tej pory zautomatyzowała 200 różnych procesów używając 50 robotów softawre'owych we wszystkich centrach usług na świecie. Do 2015 roku wykonały one 1,5 mln transakcji za pracownika. "Jedną z głównych lekcji, jakie otrzymaliśmy podczas wdrożenia jest to, że korzyści z wdrożeń RPA bardzo różnią się w zależności od procesu." – powiedział dr Marcus Esser, Global Technology Innovation Lead w Capgemini. - "Najlepsze rezultaty uzyskuje się dzięki działaniom, które mogą uruchamiać się samodzielnie, są w pełni zautomatyzowane i nie wymagają podejmowania decyzji przez człowieka podczas całego procesu. Obniżenie kosztów w tych przypadkach może przekroczyć 80%.".
W kolejnym artykule wytłumaczę co automatyzować i od czego zacząć.
Zapraszam do lektury, komentowania i oczywiście do kontaktu!
Robert Gontkiewicz, prezes Optimatis
