Jakie narzędzia mogą wesprzeć przestrzeń do pracy hybrydowej?
Jakie narzędzia mogą wesprzeć przestrzeń do pracy hybrydowej?
Przed pandemią organizacje ścigały się w tworzeniu najbardziej atrakcyjnych benefitów pracowniczych. Jednak era dodatkowych korzyści takich jak chill zone, karta multisport, czy owocowe czwartki straciły już nieco na swojej wartości. Aktualnie obserwujemy trend tworzenia dla pracowników nowoczesnego, hybrydowego stanowiska pracy, w którym to podstawowym benefitem powinny być odpowiednio dopasowane narzędzia do jej wykonywania.
Pracownik jest podstawowym kapitałem firmy, jeśli nie wyposażymy go w odpowiednie narzędzia pracy, to tak jakby wysłać go na Giewont w japonkach. Oczekujemy od pracowników efektywności, wyników przez 8 h pracy, a nie wyposażamy ich w podstawowe narzędzia. – mówi Angelika Kołodziejska, Sales Manager Axium Sp. Z o.o. Sp. K.
Według raportu Gallupa z 2022 roku, to 8 na 10 pracowników biurowych pracuje w trybie hybrydowym, albo już w pełni zdalnie. Zmiany gospodarczo-polityczne wymusiły na organizacjach dopasowanie się do nowych, początkowo trudnych, realiów. Okazało się, że praca hybrydowa może nieść ze sobą zarówno rozwój biznesowy, nowe możliwości oraz zmiany w organizacjach. Przebiegły one pomyślne dla miejsc, zespołów i ludzi, którzy proaktywnie podchodzą do konieczności nauki, bycia elastycznym, którzy nie tylko nadążają za zmianami, ale i je projektują, i generują.
Niezależnie od tego, czy pracujemy z biura, czy z domu, to właśnie miejsce i otoczenie może być dla nas wspierające, albo może sprawiać trywialne problemy.
Podczas wdrożeń rozwiązań ICT wspierających pracę hybrydową, klienci zgłaszają nam powtarzające się wyzwania, które napotykają wśród swoich pracowników. Są to między innymi - stworzenie przyjaznego, ergonomicznego miejsca pracy projektowej dla pracowników, którzy są przykuci do swoich biurek na 8 godzin. Osoby, które pracują z domu 2-3 dni w tygodniu, spędzają w swoich przestrzeniach Home Office nawet 1300 godzin w roku, dlatego kluczowe jest to, aby zadbać równocześnie o miejsce pracy stacjonarnej, oraz wesprzeć pracownika w stworzeniu wspierającego miejsca pracy w domu. – kontynuuje Angelika Kołodziejska.
Oprócz zapewnienia odpowiednich warunków, służących naszemu zdrowiu i bezpieczeństwu, musimy pamiętać o tym, aby narzędzia do pracy mogły być w razie potrzeby mobilne, tak, abyśmy nie musieli czasochłonnie przyzwyczajać się co chwilę do nowego środowiska, czy korzystać z „półśrodków”. Całość ma sprzyjać naszej efektywności i wydajności, ale i również poczuciu profesjonalności, zarówno dla użytkownika, jak i osób z którymi się komunikujemy w formule na żywo, lub zdalnie. Ostatnim czynnikiem, o którym nie powinniśmy zapomnieć, jest komfort, nie tylko nasz jako pracowników, ale i współpracowników z biura, obok, których wykonujemy swoje obowiązki, czy domowników lub sąsiadów zza ściany. To wszystko ma znaczenie.
Producenci rozwiązań teleinformatycznych uczestniczą w wyścigu bycia pierwszym i niezastąpionym w kreowaniu narzędzi służących naszej pracy. Z pewnością należy selekcjonować dostępne technologie, które często podłączamy do swojego „krwioobiegu” i wybrać te, które będą miały realny wpływ na nasze doświadczenia.
Oto kilka pomysłów, które sprawdzają się w organizacjach nastawionych na jakościową komunikację wewnątrz firmy i do zewnątrz, oraz dopasowujących się do potrzeb pracowników.
Najczęściej napotykanymi wyzwaniami podczas pracy okazuje się brak możliwości skupienia i przeprowadzenia spotkań bez zakłóceń w postaci hałasów. – kontynuuje Angelika Kołodziejska – Na ten aspekt powinniśmy spojrzeć dwutorowo – po pierwsze z poziomu naszych odbiorców, do których dzwonimy poprzez sofphony, czy popularne aplikacje typu Zoom, Teams czy Google Meet, poprzez telefony multimedialne, czy gsm. Dla naszych odbiorców odgłosy rozmawiających na prywatne tematy kolegów z biurka obok, podających dane wrażliwe na infolinii w projekcie bankowym, albo odgłosy szczekającego psa, czy cofającej ciężarówki, albo sąsiada, który organizuje remont za ścianą, mogą okazać się nieprofesjonalne, wpłynąć na finał transakcji, czy chęć ponowienia kontaktu z nami (a raczej jego brak). Druga kwestia to nasze odczucia, wygoda, świadomość profesjonalizmu tego jak pracujemy – czasem przez nawet 3-4 h dziennie (w zależności od branży i stanowiska, nawet 7-8 h) prowadzimy wideocall’e, albo rozmawiamy przez telefon realizując połączenia w Contact Center. Jeśli my będziemy się czuli komfortowo i nasza motywacja do pracy wzrośnie, przełoży się to na pomyślne jej wyniki.
Jak sprawić, aby każda przestrzeń stała się idealnym miejscem do pracy?
Zaaranżuj swoją przestrzeń. Regulowane biurko, takie, które będzie można dopasować do naszego wzrostu, czy stylu pracy (z regulowaną wysokością oraz odłączanymi segmentami, skrywające listwy, będzie sprzyjać dopasowaniu gabarytu naszej pracy do przestrzeń, którą chcemy zająć. Fotel, który pozwoli odciążyć odcinek lędźwiowy kręgosłupa, czy układ krążeniowy naszych nóg – za te sprzęty również odwdzięczy się nasz organizm.
Do odpowiedniego stylu pracy dobierz odpowiednią, biznesową słuchawkę nagłowną, dedykowaną do pracy i rozmów, która nie tylko wyciszy stukanie w klawiaturę, czy inne nieproszone dźwięki, zapewni komfort i ergonomię pracy, która odseparuje cię od środowiska zewnętrznego, dając twoim odbiorcom najlepsze wrażenia audio, bez hałasów otoczenia. Miękkie nauszniki słuchawek mogą zapewnić komfort przy wielogodzinnych rozmowach, a dodatkowo możesz postawić na aktywną redukcję szumów (technologia początkowo wykorzystywana w lotnictwie, w myśliwcach, słuchawka wytwarza antyfalę do głośnych dźwięków i dzięki temu nie docierają one do Twojego ucha – dająca niesamowity komfort pracy w skupieniu i ciszy).
Jeśli praca wymaga większej mobilności, sugerujemy słuchawkę w technologii Bluetooth lub DECT, teraz będziesz mogła/mógł pójść do działu obok, albo odebrać paczkę od kuriera, bez konieczności rozłączania się.
Gdy posiadasz na swoim biurku zbyt dużą ilość sprzętów, toniesz w morzu kabli i brakuje Ci już portu USB, skorzystaj z inteligentnych stacji dokujących, które nie tylko zorganizują estetycznie twoją przestrzeń, ale i mogą pełnić funkcje zestawów głośnomówiących.
Aby ułatwić korzystanie równorzędne z wielu aplikacji i systemów skorzystaj z zewnętrznych monitorów, które jednocześnie możesz połączyć ze sobą w systemie daisy chain, zaoszczędzisz na wykorzystaniu portów USB. A dodatkowe funkcje ekranu zmniejszają dyskomfort oczu, zredukują emisję niebieskiego światła i ograniczają jego migotanie.
Jeśli drażni cię to, że nie widzisz dobrze swoich odbiorców i siedząc w przestrzeni home office, podczas połączenia z salą konferencyjną z biura, masz poczucie, że jesteś wykluczony/wykluczona ze spotkania, postaw na system wideokonferencyjny, który sprawi, że kamera będzie śledziła mówców, skadruje wszystkich uczestników konferencji, a nie tylko tych siedzących w centrum, czy zbierze odgłosy osób, które są najbardziej oddalone od mikrofonu/kamery. A zaawansowane audio zbierze dźwięk w jakościowej formie, nawet podczas żywej dyskusji.
Jakość obrazu ma znaczenie. Po wdrożeniu kamer personalnych w jednej z firm developerskich, z branży IT, zebrano pozytywne doświadczenia od klientów organizacji, dzięki dobrej jakości Full HD oraz szybkości 30 lub 60 klatek na sekundę, zapewniono lepszą płynność obrazu, szczegółowość, balans bieli. Odbiorcy użytkowników zaczęli mieć wrażenie, że rozmowa jest prowadzona w naturalny sposób, a rozmówcy patrzą sobie w oczy (szczególnie podczas korzystania z zewnętrznego monitora i udostępniania treści na nim), nie wspominając o tym, że korzystniej wyglądamy, gdy kamera personalna patrzy na nas z góry niż obserwująca bardziej nasz podbródek kamera z laptopa.
Dobre doświadczenia zebrano również przy organizacji przestrzeni pracy z odpowiednim światłem, jeśli nie mamy dostępu do okna, ze światłem dziennym, zapewnijmy sobie właściwie skierowaną lampkę, czy dodatkowo lampę pierścieniową, którą doświetlimy się podczas ważnej prezentacji dla klienta.
Dlatego tak ważne jest postawienie na profesjonalne narzędzia do pracy dla osób, które reprezentują naszą organizację nie tylko wewnątrz organizacji, ale odpowiadają za jej wizerunek i postrzeganie lokalnie oraz globalnie. Inwestowanie w narzędzia pracy w rzeczywistości postpandemicznej to inwestowanie w wizytówkę naszej firmy. Nasi pracownicy nie są identyfikowani, tak jak kiedyś, poprzez wrażenie jakie wywołają na spotkaniu na żywo, uścisk dłoni, autoprezentację, kontakt w realu, a o ich wartości biznesowej, powodzeniu projektu decyduje wizerunek, który stworzą podczas jakościowej, nowoczesnej komunikacji online czy telefonicznej.
Przestrzenie do pracy, oraz wymagania pracowników i oczekiwania kadry menedżerskiej, czy naszych odbiorców ewoluują. Warto podjąć decyzje biznesowe, aby nie tylko nadążać za zmieniającymi się potrzebami, ale i inwestować czas, zasoby w rozwój narzędzi, które będą wspierały nasze zespoły i nas samych w codziennych wyzwaniach.
