Kontrola pracy zdalnej nie ma sensu? Pracodawcy stoją przed dylematem

Liczba dużych pracodawców korzystających z narzędzi do śledzenia swoich pracowników podwoiła się od początku pandemii i wciąż ma rosnąć, twierdzi Gartner. Pracodawcy mogą skorzystać z wielu narzędzi monitorujących pracę zdalną. Badania jednak pokazują, że wzmożona kontrola pracowników zdalnych może przynieść firmom więcej szkody niż pożytku.

W kwietniu 2020 roku popyt na oprogramowanie do monitorowania pracowników wzrósł na świecie ponad dwukrotnie. Wyszukiwanie frazy "jak monitorować pracowników pracujących w domu" wzrosło o 1705%. Sprzedaż systemów, które śledzą aktywność pracowników, wystrzeliła.

Wyzwanie związane z wprowadzeniem pracy zdalnej nie zniknęło z czasem. Przeciwnie, w Polsce właśnie wprowadzono na stałe do Kodeksu pracy przepisy regulujące taki sposób pracy. Należy się więc spodziewać, że popularność pracy zdalnej (w tym  hybrydowej) nie będzie maleć. Nie znikną też pytania dotyczące tego, czy i jak monitorować pracowników wykonujących obowiązki zawodowe z domu lub innego miejsca pracy zdalnej.

- Monitoring pracy jest niezastąpionym narzędziem w przypadku firm produkcyjnych, przemysłowych, logistycznych, opierających się na pracy w ruchu, z maszynami, przy liniach produkcyjnych. Dzięki monitorowaniu pracy można szybko wykryć i wyeliminować nieprawidłowości w organizacji procesów oraz przestoje. Można też lepiej dbać o bezpieczeństwo pracowników. Natomiast w przypadku pracy umysłowej – a to taką zwykle wykonują pracownicy zdalni – tego typu monitoring wydaje się nie zdawać egzaminu. Pracodawcy powinni zdecydować się w tej sytuacji na pracę zadaniową – mówi Sebastian Młodziński, CEO TIMATE, firmy, która stworzyła system do zarządzania procesami i zespołami.

Pomysłowi pracodawcy

Pracodawcy jednak bardzo często wciąż decydują się na różnorodne sposoby kontrolowania pracowników wykonujących zdalnie obowiązki zawodowe. Najczęściej – według raportu firmy ExpressVPN – sprawdzają historię przeglądanych stron WWW, czas poświęcony na tę czynność, używane aplikacje, zawartość ekranu w czasie rzeczywistym, aktywne godziny pracy. Stosują też okresowe przechwytywanie ekranu, monitorują czaty i dzienniki wiadomości.

Pracodawcy najchętniej sprawdzają, czym zajmują się ich pracownicy, podczas wideokonferencji i rozmów telefonicznych. 41% preferuje raporty przesyłane drogą mailową, 40% programy do raportowania zadań i wyników pracy, a 26% programy do mierzenia czasu poświęcanego na konkretne zadania.

Praktyki te są bardzo popularne. Z sondażu przeprowadzonego na zlecenie Vmware w 2021 r. wynika, że już wtedy 84% ankietowanych polskich przedsiębiorców przyznało, że korzysta z narzędzi monitorujących wydajność pracowników podczas pracy hybrydowej lub zamierza je wdrożyć. Inne badanie – „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022” – pozwala zrozumieć motywację pracodawców. Wynika z niego bowiem, że aż 85% ankietowanych managerów wątpi w zaangażowanie pracowników wykonujących obowiązki zdalnie.

- Narzędzia do monitorowania pracy nie spełnią swoich zadań, jeśli będą tylko batem na pracowników. Z mojego doświadczenia wynika, że polscy przedsiębiorcy coraz częściej dostrzegają to, że efektywny monitoring pracy nie polega na kontrolowaniu pracowników, a na analizie wykorzystania czasu pracy oraz organizacji procesów prowadzącej do stworzenia bardziej przyjaznego i wydajnego środowiska pracy – z korzyścią dla pracowników i pracodawców – tłumaczy Sebastian Młodziński z TIMATE.

Z perspektywy prawa

Niezależnie od tego, jaki cel przyświeca pracodawcy, warto zadać sobie pytanie, czy monitorowanie pracy zdalnej jest zgodne z prawem. W Kodeksie pracy znajdują się zapisy dotyczącej monitoringu pracy oraz kontroli wykonywania pracy zdalnej. Z przepisów wynika, że jeśli takie działanie jest niezbędne do zapewnienia takiej organizacji pracy, która umożliwia pełne wykorzystanie czasu pracy, oraz do zapewnienia właściwego użytkowania narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika, a także inne formy kontroli. Dodatkowo pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika – w zakresie samej pracy, jak i bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji.

- Ustawodawca zastrzega wyraźnie, że pracownik musi być poinformowany o wprowadzonym monitoringu, a jego zakres i sposób stosowania należy ustalić ze związkami zawodowymi – jeśli takie u pracodawcy działają – i zamieścić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy albo w obwieszczeniu – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Sposób kontroli pracy zdalnej także należy wcześniej ustalić w akcie wewnętrznym – porozumieniu lub regulaminie pracy zdalnej – lub w indywidulanym porozumieniu z pracownikiem. Przepisy bronią pod tym względem interesów pracowników – zastrzegają, że monitoring i kontrola nie mogą naruszać prywatności pracownika i jego rodziny ani naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika – wyjaśnia Agnieszka Sobota, radca prawny i partner zarządzający w kancelarii KTW.Legal.

Monitoring – miecz obosieczny

Choć na rynku są narzędzia, a prawo określa sposób ich wykorzystania, pojawia się coraz więcej badań i opinii, które podważają zasadność stosowania monitoringu pracy zdalnej. Z raportu Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych wynika, że monitoring może przyczynić się do zmniejszenia satysfakcji z pracy, wzrostu poziomu stresu oraz do związanej z tym większej rotacji pracowników. Z kolei eksperci Gartnera wskazują na to, że obawy pracowników dotyczące monitorowania mogą przyczynić się do wypalenia zawodowego, ponieważ pracownicy zdalni nie wiedzą, jak "się wyłączyć". Bojąc się tego, że są nieustannie obserwowani, ciągle wydłużają dzień pracy.

Na rosnącą niechęć pracowników do systemów kontroli wypływa też deklarowana przez nich niepewność co do tego, jakie dane zbiera pracodawca. Aż 41% ankietowanych pracowników przyznaje, że nikt z ich organizacji nie informuje ich, jakie dane są gromadzone oraz dlaczego i jak są wykorzystywane. A nawet jeśli informacje takie są przekazywane – są niskiej jakości, co utrudnia ich zrozumienie, twierdzi Gartner.

Za przyznaniem pracownikom zdalnym większej swobody przemawiają też wyniki raportu „Microsoft Annual Work Trend Index Report 2022”. Aż 87% ankietowanych pracowników zapewnia, że na home office nie straciło nic ze swojej produktywności. Elastyczność w zakresie miejsca i czasu pracy oraz doboru współpracowników może nawet podnieść wyniki pracowników, wynika z badań Gartnera.

Monitorować czy nie monitorować?

Co zatem powinni zrobić pracodawcy? Wydaje się, że nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Oczywiście także w przypadku pracy zdalnej konieczne jest formalne udokumentowanie tego, że pracownik wywiązuje się z umowy i swoich zobowiązań wobec pracodawcy. Zatem rejestracja i elektroniczna ewidencja czasu pracy i systemy, które umożliwiają jej prowadzenie także na odległość, będą bardzo pomocne. Dzięki nim pracownik może oznaczać początek pracy, jej zakończenie, a także liczbę i długość przerw czy lokalizację, z jakiej pracuje. Takich informacji potrzebują działy kadr i płac, osoby odpowiedzialne za HR czy finansowe rozliczanie umów i kontraktów. Od kontroli formalnej nie da się więc uciec.

Inaczej wygląda sprawa monitoringu tego, co dokładnie robi pracownik. W przypadku pracy zdalnej warto zdecydować się na inny sposób oceniania jej efektywności.

- Przedsiębiorcy powinni znaleźć tu złoty środek. Nie da się oczywiście całkowicie odpuścić monitoringu pracowników zdalnych, ale też ciągłe sprawdzanie tego, czy siedzą przy komputerach i co piszą w mailach, nie sprawi, że staną się bardziej produktywni czy będą lepiej wykonywać swoje obowiązki. Patrząc na wyniki badań, pokuszę się nawet o stwierdzenie, że takie działanie raczej zniechęci zatrudnionych – komentuje Sebastian Młodziński z TIMATE. – Wydaje się, że najlepszym rozwiązaniem jest w tym przypadku praca czysto zadaniowa, w której pracownik jest rozliczany z tego, co realnie zrobił, a nie z tego, ile razy w ciągu dnia kliknął myszką. Innym słowem, dobrze jest sprawdzać, gdzie pracownik śpi, ale nie ma sensu zaglądać mu pod kołdrę.

Praktyka organizowania pracy zdalnej w Polsce jest jeszcze bardzo świeża. Pracodawcy nie unikną jednak konfrontacji z koniecznością zapewnienia pracownikom możliwości pracy w systemie całkowicie zdalnym lub hybrydowym. Im szybciej wypracują standardy satysfakcjonujące obie strony, tym łatwiej będzie im się dostosować do zmieniających się warunków rynkowych i oczekiwań pracowników.