Które czynności księgowe warto automatyzować

Rozwiązania z obszaru robotyzacji są coraz powszechniej wykorzystywane w biznesie, także w działach księgowości. Stanowią naturalne wsparcie i uzupełnienie pracy człowieka, w wymierny sposób zwiększając efektywność procesów, przy jednoczesnej redukcji kosztów i zapewnieniu ich elastyczności. Które czynności księgowe warto automatyzować i jak się do tego przygotować?

Rozwiązania Robotic Process Automation początkowo były wdrażane przede wszystkim przez największych graczy na rynku, dziś z uwagi na coraz szerszą dostępność, sięgają po nie także średnie i małe firmy.

Technologia RPA, która liczy sobie przeszło 20 lat, obecnie zyskuje drugi oddech. Czołowi dostawcy narzędzi z obszaru automatyzacji procesów systematycznie rozwijają i upraszczają swoje rozwiązania, dzięki czemu coraz częściej mogą być obsługiwane przez biznes, bez udziału IT - wyjaśnia Maciej Krzekotowski, Business Consulting Director z międzynarodowej firmy Crowe, zajmującej się m.in. automatyzacją procesów biznesowych.

Księgowy versus robot

Praca w dziale księgowym w dużej mierze bazuje na działaniach powtarzalnych. Takie procesy idealnie nadają się do automatyzacji. Nie oznacza to jednak, że rozwiązania RPA zastąpią ludzi.

Robotyzacja procesów z jednej strony odciąża zespół od najbardziej monotonnych czynności, z drugiej pozwala wyeliminować błędy. Dzięki temu księgowi efektywniej wykorzystują czas pracy, koncentrując się na zadaniach wymagających ich specjalistycznej wiedzy – mówi Jacek Włodarczyk, Senior Manager z Crowe.

Znaczna część zadań administracyjnych działu księgowego może być zredukowana i przejęta przez automatyczne systemy, na przykład wystawianie faktur cyklicznych, rozliczenia międzyokresowe czy rozrachunki i sporządzanie płatności. To czasochłonna i nierzadko monotonna, niedająca wiele satysfakcji część pracy księgowego. Implementacja rozwiązań RPA, prawidłowo skonfigurowanych i wdrożonych, dających możliwość m.in. eliminacji błędów w zautomatyzowanych działaniach i pracujących 7 dni w tygodniu przez cały rok, niewątpliwie odciąży działy księgowe. Efektem tych działań będzie wzrost wydajności i zmniejszenie kosztów.

Pierwsze kroki

Wdrożenie rozwiązań RPA powinno przebiegać płynnie, bez zakłócania ciągłości pracy działów księgowych i ich klientów. Dedykowane oprogramowanie do powtarzalnych, często wieloseryjnych działań nie wymaga wprowadzania modyfikacji w już istniejących systemach informatycznych, ani dużej przebudowy dotychczasowych procesów.

Przystępując do wdrożenia tego systemu we własnej organizacji, firmie czy przedsiębiorstwie warto zdać się na ekspertów i nie wyważać otwartych drzwi.

Ważnym elementem wdrożenia RPA są szkolenia, odpowiedni dobór narzędzi i cały proces przygotowawczy. Warto o tym pamiętać, bo pomijając któryś z istotnych elementów, można popełnić kosztowne i trudno odwracalne błędy – dodaje Jacek Włodarczyk.

Księgowość jest jednym z tych obszarów, w którym procesy automatyzacji przebiegają błyskawicznie i prawdopodobnie, w przeciągu kilku najbliższych lat, zawód ten ulegnie sporym przeobrażeniom. Robotyzacja nie zastąpi księgowego, ale posiadanie nowoczesnych technologii może pomóc przyciągnąć klientów, którzy oprócz wysokiej jakości usługi oczekują również doradztwa i dobrej komunikacji. Zaoszczędzony w wyniku zautomatyzowania procesów czas, zespoły działów księgowych mogą poświęcić właśnie klientom.

Procesy księgowe z potencjałem do automatyzacji:

• Import i księgowanie wyciągów bankowych
• Weryfikacja kontrahentów VAT UE oraz aktywny podatnik VAT
• Wystawianie faktur cyklicznych
• Windykacja należności (kontrola sald i wysyłka monitów)
• Rozliczenia międzyokresowe
• Uzgadnianie sald kont księgowych
• Rozliczanie płatności
• Sporządzanie sprawozdań

Crowe