Nowa siedziba Rhenus Data Office Polska
Kamila Cyranowicz, Pro Progressio: 5 października 2016 roku odbyła się uroczysta prezentacja nowej siedziby oraz poszerzonej palety usług firmy Rhenus Data Office Polska w Nadarzynie. W oficjalnym przemówieniu wielokrotnie była przytaczana liczba „15”, pod którą kryje się wiele ważnych odniesień, ale jedno z nich jest bez wątpienia najistotniejsze – 15-lecie istnienia firmy na polskim rynku. Ze strony Fundacji Pro Progressio serdecznie gratulujemy i jednocześnie zastanawiamy się, jak bardzo proces przetwarzania dokumentów przekształcił się na przestrzeni 15 lat?
Jacek Borowiec, Kierownik Biura Zarządu, Rhenus Data Office Polska (RDO PL): Cóż, rzeczywiście 15-ka to ważna dla nas w tym roku liczba. Jak już wiadomo, w tym roku świętujemy 15-lecie firmy, posiadamy w obrocie ok. 15 tys. pojemników do bezpiecznej zbiórki dokumentów, rocznie niszczymy ok. 15 tys. ton dokumentów, itp., itd. Jednak tak naprawdę liczy się dla nas nie tyle liczba 15, co sam fakt pewnej przemiany w obszarze zarządzania dokumentami i informacją, jaka miała i nadal ma miejsce na rynku.
15 lat temu większość firm nie rozumiała pojęcia „bezpieczeństwo informacji” – nikt nie myślał o tym, aby we właściwy sposób niszczyć dokumenty i inne nośniki informacji, które mogłyby potencjalnie zawierać dane wrażliwe lub takie, których ewentualne ujawnienie mogłoby skończyć się nie tylko skandalem, ale też poważnym naruszeniem reputacji firmy i ogromnymi stratami finansowymi. To dzięki edukowaniu rynku, między innymi przez naszych przedstawicieli w terenie, udało się przekonać przedsiębiorców do większej dbałości w tym zakresie.
Po tym przyszedł czas na archiwizację, czyli porządkowanie dokumentów, bo wiele firm nie miało żadnej polityki w tym zakresie, co skutkowało trudnościami w odnajdywaniu potrzebnych informacji i danych. Nasi archiwiści wykonali w tym obszarze wielką pracę, ale dzięki niej przedsiębiorstwa zyskały klarowne systemy zarządzania informacją.
Od około pięciu lat obserwujemy z kolei rosnący na rynku trend związany z digitalizacją dokumentów papierowych i elektronicznym przetwarzaniem informacji. Jako profesjonalista w tej dziedzinie, wychodzimy naprzeciw oczekiwaniom naszych klientów, oferując elastyczne rozwiązania związane z przekształcaniem dokumentów fizycznych na dokumenty elektroniczne, skutecznie umożliwiając firmom wejście do cyfrowego świata zarządzania informacją. Warto przy tym wspomnieć, że zapewniamy nie tylko wyższą efektywność pracy z danymi, ale także pełne bezpieczeństwo i gwarancję ochrony przed ewentualnym ujawnieniem informacji wrażliwych. W dzisiejszych czasach, informacja to potęga, a liczba cyberataków na świecie potwierdza, że dostęp do właściwych informacji i danych może zapewnić przewagę praktycznie w każdej dziedzinie. Staramy się, aby nasi klienci mogli w pełni korzystać z najnowszych rozwiązań w tym zakresie.
Podsumowując, na przestrzeni ostatnich 15 lat świat zarządzania dokumentami i informacją uległ ogromnym przeobrażeniom – warto tym zmianom dotrzymywać kroku, aby można było skutecznie konkurować na bardzo dynamicznym rynku, oferując klientom większą wartość.
KC: Outsourcing zarządzania dokumentami zazwyczaj kojarzy nam się z procesem niszczenia, digitalizacji oraz przechowywania dokumentów. Jednak na cały proces składa się wiele innych rozwiązań i metod związanych z obrotem dokumentów. Jak wygląda kompleksowa działalność firm z tej branży?
JB: Rzeczywiście, w obszarze tym wyróżnić możemy co najmniej kilka usług, które składają się na tzw. cykl życia dokumentu. W naszej branży lubimy mówić, że życie dokumentu, zaczyna się od jego stworzenia, czyli zapisania, bez względu na formę, bo może to być dokument papierowy, elektroniczny czy choćby wizualny, poprzez wieloetapowe przetwarzanie, aż po bezpieczne zniszczenie. Na każdym z tych etapów, z wyjątkiem samego procesu tworzenia, RDO PL służy pomocą. Możemy dokumenty przetwarzać w kancelarii pocztowej czy cyfrowej, czyli w takim miejscu, w którym nadajemy im dekrety i rozsyłamy do właścicieli procesów. Możemy dokumenty fizyczne poddać digitalizacji, czyli zamiany ich postaci na elektroniczną, jednocześnie umieszczając w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, zapewniając dostęp jedynie dla upoważnionych użytkowników, na dowolnym urządzeniu, 24/7. Możemy je archiwizować, czyli porządkować, jeśli mamy do czynienia z nieustrukturyzowanym zasobem informacyjnym, wdrażając odpowiednie systemy zarządzania nimi, np. w postaci instrukcji kancelaryjnej. Możemy dokumenty fizyczne, elektroniczne, taśmy, dyski i inne nośniki danych przechowywać w naszych odpowiednio zabezpieczonych i chronionych archiwach, gwarantując właściwe dla danego rodzaju nośnika warunki przechowywania. Wreszcie możemy je bezpiecznie niszczyć, aby żadne poufne lub wrażliwe informacje nie dostały się w niepowołane ręce, gwarantując bezpieczeństwo informacji. Warto dodać, że wszystkie nośniki danych, bez względu na ich postać (papier, dysk, taśma, CD, DVD, pendrive, czy inne) mogą zostać w sposób certyfikowany zniszczone w profesjonalnej instalacji niszczącej RDO PL.
A zatem proces ten może być bardzo prosty, ale może być i złożony, a większość dużych firm na rynku wymaga ponadto indywidualnego podejścia do swoich potrzeb w zakresie zarządzania dokumentami i informacją, co jako lider tego rynku jesteśmy gotowi i chętni im zapewnić.
KC: Wróćmy na chwilę do liczb. Odpowiednio skrojony proces zarządzania dokumentami bez wątpienia przyczynia się do ochrony środowiska. Jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę co kryje się pod tym nośnym hasłem i w jaki sposób firmy z tej branży przyczyniają się do wspierania środowiska. Dla lepszego zrozumienia – ile drzew zostanie zaoszczędzonych w przypadku zniszczenia i recyklingu 5 ton dokumentów?
JB: Zanim odpowiem na to pytanie, zacznę od tego, że w 2015 roku RDO PL uruchomił program społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) dla swoich klientów pod nazwą Ekoaktywni.com, realizowany we współpracy z partnerami, tj. Ogólnopolskim Towarzystwem Ochrony Ptaków oraz Fundacją Synapsis. Zamawiając usługi RDO PL poprzez platformę Ekoaktywni.com klienci zbierają punkty, wymienne na cegiełki służące wsparciu projektów realizowanych przez naszych partnerów w programie, w tym ochrony zagrożonych gatunków ptaków i miejsc ich bytowania, jak również osób niepełnosprawnych – zachęcam do bliższego zapoznania się z programem pod adresem www.Ekoaktywni.com.
Natomiast co do rzeczywistych liczb, na jedną tonę zniszczonych dokumentów przypadają ok. 24 dojrzałe drzewa, a zatem 5 ton to równowartość zaoszczędzonych 120 drzew, które uniknęły wycinki. Jeśli w samym tylko 2015 roku zniszczyliśmy ok. 15 tysięcy ton, to oznacza, że dzięki naszym klientom przed wycięciem na produkcję papieru i jego pochodnych uchroniliśmy ok. 360 000 drzew. Przyjmując, że na 1 ha rośnie ok. 400 dojrzałych drzew, oszczędziliśmy ok. 900 ha dojrzałego lasu!
KC: Jak widzimy zarządzanie dokumentami to proces, który nie tylko zaoszczędza czas, ale również wspiera środowisko i pomaga potrzebującym. Te wszystkie aspekty składają się na ciągły rozwój firmy Rhenus Data Office Polska. Nie sposób zatem nie podpytać o plany na przyszłość i kierunek dalszego rozwoju?
JB: Rynek ulega obecnie bardzo szybkim i znaczącym przeobrażeniom – także w naszej branży wszystko odbywa się w ogromnym tempie, zwłaszcza w obliczu niezwykłego rozwoju technologii informatycznych, umożliwiających przetwarzanie dokumentów i informacji, bez względu na miejsce i czas.
Nasza paleta usług jest stale poszerzane, i z pewnością podlegać będzie dalszej modyfikacji wraz ze zmieniającymi się potrzebami klientów, jednak warto zwrócić uwagę na kierunek, w którym obecnie zmierza nasza działalność. Chodzi o outsourcing przetwarzania dokumentów naszych klientów w oparciu o ich własne systemy w ramach specjalnych centrów obsługi – najczęściej są to dokumenty wspierające realizację wybranych procesów w organizacjach klientów. Możemy pochwalić się współpracą ze znanymi organizacjami, dla których wykonujemy takie czynności jak rejestracja wniosków pożyczkowych dla wiodącej na rynku polskim instytucji finansowej, rejestracja formularzy dawców dla jednej ze znaczących organizacji charytatywnych, przetwarzanie listów przewozowych dla jednego z największych szwajcarskich graczy w dziedzinie towarowych przewozów lotniczych, czy przetwarzanie raportów serwisowych dla znanego producenta urządzeń diagnostycznych w branży ochrony zdrowia.
Wspomniane przetwarzanie obejmuje między innymi skanowanie fizycznych dokumentów, ich digitalizację wraz z nadawaniem określonych indeksów, czyli metadanych pozwalających na szybką identyfikację dokumentów w systemach obiegu dokumentów (DMS), rejestrację danych, wpisywanie danych do systemów wskazanych przez klientów, aż po archiwizację dokumentów fizycznych i ich przechowywanie w archiwach RDO PL.
Jesteśmy przekonani, że właśnie te usługi będą stanowiły o naszym sukcesie rynkowym w kolejnych latach, dlatego postanowiliśmy zainwestować w rozwój tej działalności, nabywając odpowiedni sprzęt i zatrudniając stosownie wykwalifikowany personel. Wszyscy, którzy odwiedzili nasz oddział w Nadarzynie podczas Rhenus Live w dniu 5 października 2016 roku mieli okazję dowiedzieć się i osobiście zobaczyć, jak to robimy. Liczymy, że taka forma promocji przyczyni się do lepszego zrozumienia istoty i znaczenia profesjonalnego przetwarzania informacji.
KC. Dziękuje za rozmowę i życzę kolejnych 15 lat wypełnionych sukcesami.
