Nowe technologie w działalności prawnej. Rosnące znaczenie LegalTech w Polsce

LegalTech to - w szerokim ujęciu -  innowacyjne narzędzia i rozwiązania, ułatwiające świadczenie usług prawnych.

Rozwiązania LegalTech to nie tylko te oparte o AI, czy blockchain (choć jest to niewątpliwie przyszłość takich narzędzi), ale także powszechnie dostępne rozwiązania, które znacząco usprawniają, czy automatyzują pracę kancelarii i samych prawników. To również narzędzia zwiększające skuteczność świadczenie pomocy prawnej i ułatwiające współpracę pomiędzy prawnikiem a Klientem.
 
Zainteresowanie nowymi technologiami w polskiej branży prawnej wzrasta, czego dowodem są coraz częściej organizowane wydarzenia i badania poświęcone tej tematyce, jak chociażby „LegalTech Forum 2022 – innowacje w praktyce prawniczej” przeprowadzone przez Wydawnictwo C.H. Beck,  które odbyło się 2 czerwca tego roku. Opublikowany „Raport LegalTech 2022”, czy badanie „Future Ready Lawyer 2022”, przeprowadzone przez Wolters Kluwer zawierają jeden wspólny wniosek - ze względu na okoliczności gospodarcze i rosnące wymagania Klientów, praca prawników podlegać będzie coraz większej cyfryzacji i automatyzacji.

Raport LegalTech 2022 informuje, że w związku ze światową pandemią COVID-19, aż 1/3 małych kancelarii  i prawie połowa dużych kancelarii, musiała w tym roku przyspieszyć wdrożenie rozwiązań LegalTech w swoich przedsiębiorstwach . Jest to znaczący wzrost, ponieważ w zeszłorocznym raporcie poświęconemu tej samej tematyce, zaledwie 10% respondentów odczuło konieczność przyspieszonego wdrożenia nowoczesnych rozwiązań.

Nowoczesne narzędzia, które zostały rozwinięte i wykorzystywane do pracy w kancelarii to przede wszystkim: programy do porozumiewania się na odległość, takie jak MS Teams, Zoom, Skype, ale także wykorzystywanie podpisu elektronicznego przez profil ePUAP, z którego korzysta już prawie 90% ankietowanych, a także rozwijanie obszaru dotyczącego szyfrowania plików, cyklicznego backupu, czy też regularnie zmienia hasła, które deklaruje 70% kancelarii. Warto podkreślić, że aż 80% ankietowanych uważa, że najważniejszym obszarem rozwoju w technologii prawniczej będzie podpis cyfrowy.  Z drugiej strony można odczuć obawę wśród prawników do stosowania nowych technologii i pewnego rodzaju nieprzygotowanie do zmian, ponieważ prawie 50% ankietowanych przyznało, że nie rozumie pojęcia LegalTech.

Jak zatem definiują te pojęcie i czym dla nich jest LegalTech?

Jak wcześniej podkreślono - prawie połowa ankietowanych prawników nie wie czym jest LegalTech. Następnie niespełna 30% respondentów jest zdania, że to forma ułatwienia pracy w branży prawnej, a ogółem 18% łączy to pojęcie z systemami informacji prawnej. Jak zatem ankietowani prawnicy wykorzystują możliwości technologii prawniczej w codziennej pracy oraz które obszary są dla nich najważniejsze?

Znacząca część respondentów (92%) uznało, że najważniejsze jest dla nich wykorzystywanie Systemów Informacji Prawnych, takich jak Lex lub Legalis. Kolejno największą przydatnością w codziennej pracy charakteryzują się systemy informacji gospodarczej, narzędzia pozwalające na korzystanie z Systemów Informacji Prawnej offline oraz narzędzia do wyszukiwania właściwości miejscowej sądów i instytucji.

Z kolei wyniki badania „Future Ready Lawyer 2022”  wskazują najważniejsze wyzwania, które wpłyną na działalność prawną na przestrzeni najbliższych 3 lat i są to:
•    rosnące znaczenie technologii prawniczej (79%);
•    radzenie sobie ze zwiększoną ilością i złożonością informacji (79%);
•    wychodzenie naprzeciw zmieniającym się oczekiwaniom klientów/managerów (79%).

Ponadto aż 63% prawników spodziewa się wzrostu inwestycji w oprogramowanie wspierające ich pracę w najbliższym roku. Tu jednak także widać nieprzygotowanie branży do działalności LegalTech - jedynie 36% prawników przyznaje, że jest bardzo dobrze przygotowanych na radzenie sobie z powyższymi wyzwaniami. Co więcej 47% kancelarii uważa, iż nie stosuje nowoczesnych technologii w swojej działalności, ponieważ brak im wiedzy i umiejętności zastosowania LegalTech w praktyce.

Badanie wskazuje także, jak istotne znaczenie ma relacja pomiędzy prawnikiem a Klientem. Odnotowano w tym roku rekordowy wzrost zapotrzebowania klientów na kancelarie, które wykorzystują LegalTech. Ponadto uważa się, że tendencja ta będzie tylko rosła. W ubiegłych latach działy prawne zamierzające rozpocząć współpracę z kancelarią poprosiły o opisanie technologii stosowanej w kancelarii, aby uzyskać większą produktywność i wydajność kolejno o: 41% w roku 2020 i 52% w roku 2021. W tym roku liczba wzrosła do 70%, a badanie przewiduje, że w 2025r. wzrośnie do poziomu 97%.

Powyższe badanie podkreśla także, czego prawnicy kancelarii oczekują od nowoczesnych technologii:
•    88% ankietowanych liczy na większą specjalizację usług prawnych oferowanych przez kancelarie;
•    85% oczekuje ściślejszej i bardziej transparentnej współpracy;
•    82% respondentów opowiedziało się za szerszym stosowaniem technologii w celu poprawy produktywności.
•    81% kancelarii uważa, iż big data i analiza predykcyjna będą miały wpływ na ich przedsiębiorstwo;
•    77% oczekuje wpływu uczenia maszynowego;
•    72% prawników oczekuje pracy zdalnej z domu przez cały czas pracy lub jego część, a jedynie 28% prawników planuje pracować stacjonarnie w biurze w pełnym wymiarze.

Prawnicy wypowiedzieli się także w kwestii najlepszych technologii stosowanych w ich pracy i są to przede wszystkim nowoczesne narzędzia do zarządzania dokumentami, a następnie narzędzia do szyfrowania danych i cyberbezpieczeństwa. Na trzecim miejscu uplasowało się zarządzanie wiedzą, a na czwartym - stosowanie podpisu elektronicznego, zarządzenie e-głosem oraz zarządzanie wiedzą.

Wyzwania w branży prawniczej

Nie da się ukryć, że tak szybki wzrost rozwoju technologicznego wymusiły wydarzenia ostatnich lat, przede wszystkim światowa pandemia COVID-19 i konsekwencje z nią idące. Związanym z tym wyzwaniom udało się sprostać wyłącznie dzięki wykorzystaniu nowoczesnych technologii na rekordową do tej pory skalę. Mowa tutaj o pracy w trybie zdalnym, zdalnych rozprawach, spotkaniach online, elektronicznych formach zawierania umów, czy o elektronicznym podpisie. Powyższe znacząco zakorzeniło się w dzisiejszej rzeczywistości i jest już uznawane za normalność. Pandemia zmieniła podejście do wielu aspektów życia i pracy idąc tak daleko, że wpłynęła na nowelizację Kodeksu pracy, w którym już w styczniu 2023 roku wejdą w życie regulacje dotyczące pracowania w trybie zdalnym.

Nadal jednak branżę prawną czekają liczne wyzwania. Jednym z nich jest stawienie czoła wyzwaniom kadrowym powstałym wskutek Wielkiej Rezygnacji (ang. Great Resignation), które polega na masowym odchodzeniu z pracy w skali światowej, mi.in właśnie z powodu pandemii COVID-19. Doświadczyło go aż 70% kancelarii i 86% działów prawnych. Zmieniają się bowiem także oczekiwania prawników w ich pracy, a badanie Future Ready Lawyer 2022   wskazuje, że aż 87% prawników korporacyjnych i 83% prawników w kancelariach uważa za bardzo ważne lub ważne, aby organizacja w której pracują w pełni wykorzystywała technologię.

Kolejnym ogromnym wyzwaniem dla branży prawniczej jest utrzymanie cyberbezpieczeństwa, w tym szczególnym okresie jakim jest wojna na Ukrainie i światowa pandemia. Jest to tym istotniejsze, że w 2022 roku 26% kancelarii przyznało, że w ich przedsiębiorstwie doszło do cyberataków, ale dane te uważa się za bardzo zaniżone.  Warto bowiem wskazać, że w innych branżach procent ataków kształtuje się na poziomie 50-60%. Branża prawnicza jest szczególnie narażona na powyższe ataki- ponieważ jak wspomniano wcześniej- wielu prawników nie ma wystarczającej wiedzy i umiejętności praktycznego zastosowania zarówno LegalTech i korzyści z nią idących, jak i cyberzagrożeń, które są nieodłącznym elementem rowzoju technologii- przede wszystkim ataków malwerowych, które dostarcza się poprzez wiadomość e-mail, z którego przecież korzystają niemal wszyscy, phishingu, czy też ataków na infrastrukturę.

Jak widać świat wymusił nowe rozwiązania i wyzwania LegalTech'owi w branży prawnej, w tym także w Polsce. Z jednej strony światowa pandemia COVID-19 wymusiła gwałtowny rozwój rozwiązań dotyczących zdalnej obsługi klienta i pracy online, z drugiej pandemia i wojna na Ukrainie zwiększyły narażenia podatnych i nieprzystosowanych w większości przedsiębiorstw prawnych na ataki cybernetyczne na stosunkowo świeżym obszarze działania. Warto wobec tego zwracać uwagę, jak konkretna kancelaria rozwiązuje powyższe problemy i jak radzi sobie z powyższymi problemami- aby z jednej strony zwiększyć efektywność, ułatwić pracę i wykorzystywać wszystkie najnowocześniejsze rozwiązania, ale z drugiej-aby praca ta była równocześnie  jak najbezpieczniejsza.