O archiwizacji i nie tylko z Panią Prezes Iron Mountain - Sylwią Pyśkiewicz
Redakcja Outsourcing Portal: Żyjemy w dobie pełnej cyfryzacji. Mając to na uwadze, jak wygląda zapotrzebowanie na usługi archiwizacji dokumentów?
Sylwia Pyśkiewicz, Pani Prezes Iron Mountain: Branża zarządzania informacją, której jednym z głównych zadań jest archiwizacja dokumentów, wciąż się rozwija – choć nieco inaczej niż 23 lat temu, kiedy startowaliśmy na polskim rynku. Dziś klienci nie chcą słyszeć o papierowych dokumentach, wszyscy się digitalizują. Dane mają częściowo w pudłach w naszych magazynach, a częściowo u siebie w biurze. Naszą rolą jest stworzenie narzędzi, często robotów, które pozwolą zarządzać rozproszoną informacją. Tak najprościej można przedstawić nasze zadanie w dobie cyfryzacji. Dlatego, aby w pełni odpowiedzieć na potrzeby naszych klientów, łączymy siły z gigantami technologicznymi. W USA współpracujemy z Google’m, który ogłosił Iron Mountain Technologicznym Partnerem Roku 2018. W Polsce nawiązaliśmy współpracę z M-files – platformą do zarządzania procesami biznesowymi, która ma pomóc naszym klientom jeszcze bardziej zoptymalizować ich działania.
Redakcja: Jak wygląda obecnie rynek usług archiwizacji dokumentów i jaka pozycję ma na rynku Iron Mountain?
SP: Nasza branża jest obecnie w procesie transformacji. Klienci mają inne oczekiwania niż 20, 10 lat, a nawet 5 lat temu. Tak naprawdę wiele usług szyjemy na miarę potrzeb naszych klientów. Wymaga to dużych nakładów technologicznych. Często słyszymy od centrali, że robimy wszystko inaczej niż reszta świata. Mamy własny zespół programistów. Stworzył on m.in. e-Vault, platformę, która przechowuje zdigitalizowane dane, daje klientom możliwość zarządzania procesami, składania zleceń, ale też bieżący wgląd w przechowywane, elektroniczne dokumenty. Obecnie narzędzie to używane jest u kilkuset największych klientów w Polsce, a także międzynarodowo przez Iron Mountain. Szyte na miarę projekty to np. wprowadzenie polityki paperless dla jednego z dużych klientów bankowych. Iron Mountain zeskanuje, oznaczy i zarchiwizuje 50 mln dokumentów. Kolejny nowy produkt firmy to wirtualna teczka HR, która usprawni procesy w działach personalnych. Z kolei zakupiona przez nas pod koniec roku maszyna OCR, umożliwiająca zamianę treści na tekst modyfikowalny, „czyta” pisma sądowe, wyciąga z nich istotne informacje, a następnie przesyła je do klienta – w tym przypadku – firmy windykacyjnej. Motywacją do działania są potrzeby naszych klientów, które stale rosną, dlatego my szukamy coraz to nowych, zaawansowanych technologicznie rozwiązań, by tym potrzebom sprostać. Kluczowe w naszych projektach jest tempo działania oraz przełamywanie przyzwyczajeń biznesu, stojących na drodze rewolucji technologicznej.
Iron Mountain jest liderem rynku zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów w Polsce i na świecie. W naszym kraju działamy od ponad 20 lat i zatrudniamy niemal 900 pracowników. Iron Mountain Polska jest częścią Iron Mountain Inc., założonego w 1951 roku w USA. Firma działa w 46 krajach na 6 kontynentach i notowana jest na Nowojorskiej Giełdzie Papierów Wartościowych (IRM).
Redakcja: Ile obecnie dokumentów skanujecie Państwo w ciągu roku? Idziemy w setki czy tysiące?
SP: W Polsce obsługujemy 1700 klientów, dla których rocznie wykonujemy 100 mln skanów i których dokumenty przechowujemy w 9 mln kartonów, w 14 magazynach zlokalizowanych w dużych miastach lub ich okolicach. To pokazuje skalę naszego biznesu.
Redakcja: Archiwizacja dokumentów to tylko jeden z obszarów, którym się zajmujecie. Na jakie inne Wasze usługi rynek ma największe zapotrzebowanie?
SP: Zapewnia kompleksową obsługę firm w zakresie: consultingu procesów po stronie klienta, cyklu życia dokumentów w organizacji oraz ich digitalizacji. Jesteśmy dostawcą systemów do zarządzania procesami oraz informacją w efektywny i bezpieczny sposób. Prowadzimy działania z zakresu bezpiecznego przechowywania, składowania, archiwizacji oraz niszczenia dokumentacji tradycyjnej i cyfrowej. Oferujemy dedykowane rozwiązania sektorowe. Tak jak powiedziałam wcześniej – szyjemy usługi na miarę potrzeb naszych klientów.
Redakcja: Które branże w Polsce są w tej chwili głównymi klientami waszej firmy?
SP: Naszymi klientami jest 98% banków i innych podmiotów z branży finansowej – firm windykacyjnych czy ubezpieczeniowych. Obsługujemy także 80% kancelarii prawnych. Z naszych rozwiązań korzysta także sektor medyczny, branża handlowa, a także instytucje publiczne oraz firmy geodezyjne. Nowa usługa – wirtualna teczka personalna jest z kolei dedykowana szeroko rozumianemu HR-owi, których mniejsze lub większe działy tak naprawdę posiadają wszystkie firmy. Różnorodność naszej oferty pozwala na implementację rozwiązań Iron Mountain przez klientów z różnych branż.
Redakcja: Czy przewiduje Pani w najbliższych miesiącach lub latach zmiany, które wpłyną na Waszą branżę?
SP: Branża zarządzania informacją, archiwizacji i digitalizacji dokumentów będzie rozwijać się w kierunku technologicznym – co już w dużej mierze się dzieje. Wykorzystywanie sztucznej inteligencji, automatyki i robotyki, czy procesy BIG DATA, polegające na łączeniu danych w zbiory, opracowywaniu i analizowaniu ich pod kątem potrzebnych informacji, które mogą dostosować ofertę danej firmy do potrzeb rynku – to teraźniejszość, ale i przyszłość naszej branży. Współpraca z Google’m, który ogłosił Iron Mountain Technologicznym Partnerem Roku 2018, rozpoczęcie działań z M-files, nasz autorski program e-Vault, zakup maszyny OCR, która w zaledwie minutę analizuje dokumenty i umożliwia zamianę treści na tekst modyfikowalny. Te przykłady pokazują, że technologia na dobre zagościła w branży zarządzania informacją, co nas jako lidera rynku i prekursora wielu technologicznych rozwiązań, bardzo cieszy.
