Od czego zacząć wprowadzanie zrobotyzowanej automatyzacji procesów?

 Na początek trzeba przewidzieć, jak ona zmieni sposób prowadzenia naszej działalności.

Automatyzacja to znacznie więcej niż przyszłość biznesu. To także już współczesne realia. Według 85% dyrektorów informatyki (ang. Chief Information Officer - CIO) planuje wprowadzenie zrobotyzowanej automatyzacji procesów (ang. robotic process automation – RPA) już w ciągu najbliższych kilku lat. Dlaczego tak wiele przedsiębiorstw stawia na taką automatyzację? W ramach RPA roboty programowe emulują działania ludzi wobec systemów cyfrowych. Roboty RPA są w stanie czytać zawartość ekranów, wydostawać dane i wypełniać formularze. Czyli przejmują powtarzalne elementy pracy cyfrowej i uwalniają od niej ludzi, umożliwiając im w ten sposób skupianie się na zadaniach wymagających innowacyjnego myślenia i twórczego rozwiązywania problemów. Mogą nawet pracować wspólnie z ludźmi i prosić o pomoc, gdy będą potrzebowały ich kompetencji lub osądu.

Zrozumieć jak RPA może przekształcić prowadzoną działalność

Przemyślane wprowadzanie RPA wymaga uprzedniego przewidzenia, w jaki sposób ono zmieni prowadzenie działalności przez firmę czy organizację. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym z korzyści, których zarządy firm mogą oczekiwać od rozwiązań RPA:

• Obniżenie kosztów operacyjnych – poprzez sprawniejsze wykonywanie zadań, a do tego z większą dokładnością, roboty programowe obniżają koszty operacyjne i skracają czas do wytwarzania wartości. Skracanie w firmach czasu potrzebnego na prace takie jak rozliczenie przychodów z dni do godzin wcale nie jest rzadkością.
• Ułatwienie przestrzegania prawa – wymagania prawne, takie jak unijne rozporządzenie ogólne o ochronie danych osobowych (RODO) czy amerykańska ustawa o przenośności i ochronie danych w ubezpieczeniach zdrowotnych (HIPAA) mogą stwarzać znaczące dodatkowe obciążenia administracyjne dla przedsiębiorstw. Roboty RPA mogą pomagać im w utrzymywaniu zgodności prawnej poprzez bezpieczne przetwarzanie wrażliwych informacji o klientach i przestrzeganiu w tym zakresie przepisów lokalnych, regionalnych i międzynarodowych.
• Poprawa odczuć klientów – automatyzując wykonywanie procesów sterowanych regułami, organizacje mogą przesuwać swoje zespoły obsługi klientów do rozwiązywania bardziej skomplikowanych spraw klienckich.
• Poprawa zadowolenia pracowników – roboty RPA mogą przejmować nużące powtarzalne zadania, które codziennie zajmują sporą część czasu pracy. Oznacza to, że pracownicy będą mieli go więcej na wykonywanie wysokowartościowych zadań, czyniących pracę bardziej interesującą i zadowalającą. To badanie nawet wykazało, że wdrożenie rozwiązań RPA podwyższyło zaangażowanie pracowników i ich zadowolenie z pracy o 57%.
• Przeniesienie transformacji cyfrowej od koncepcji do realiów – wiele procesów biznesowych realizuje się z użyciem rozlicznych systemów, których nie projektowano pod kątem wspólnej pracy i wymiany danych. Roboty RPA są w stanie sprzęgać takie wyspy ze sobą i automatyzować przenikające przez wiele systemów procesy będące podstawą cyfrowej transformacji.

Sugerowane najlepsze praktyki przy wdrażaniu RPA

Ze względu na te i inne korzyści, wdrażanie RPA wciąż nabiera tempa. Codziennie kolejne firmy z użyciem RPA automatyzują procesy, które wcześniej je spowalniały. Od czego zacząć wprowadzanie tej technologii zmieniającej zasady działania?

Dobrą wiadomością jest to, że wdrożenie RPA nie wymaga wielkiego zespołu specjalistów. Nie wymaga też kompletnej wymiany posiadanych systemów na zupełnie nowe. A gdy już zacznie działać, firmowi technologowie i branżowcy mogą nawet samodzielnie tworzyć automatyzacje rozwiązujące ich problemy. Należy jednak pamiętać o tym, że automatyzacja zmienia sposób wykonywania pracy. Ma bezpośredni wpływ na codzienne czynności pracowników. Dlatego warto jest przymiarkę zacząć od projektu weryfikacji koncepcji, który pokaże jaki wpływ na firmę może mieć automatyzacja. A tym pierwszym sukcesem można zmienić sceptyków w zwolenników. Gdy ludzie zaczynają dostrzegać pojawiające się możliwości, stają się wobec nich bardziej entuzjastyczni.

Do większego wdrożenia RPA w firmie warto jest utworzyć zespół interdyscyplinarny złożony ze specjalistów od biznesu i od IT. Powinni oni wspólnie przeprowadzić audyt aktualnych procesów firmowych, by rozpoznać te najlepiej nadające się do automatyzacji. W ten sposób wyłonią obszary, w których pracownicy poświęcają najwięcej czasu czynnościom ręcznym i powtarzalnym. Mogą też wybierać do automatyzacji obszary, w których zapewni ona najlepszy zwrot inwestycji (ROI). Zespół interdyscyplinarny może się także przyjrzeć procesom będącym przyczyną największych bolączek klientów. Wszystko to zależnie od potrzeb biznesowych firmy.

Istotność „kupienia” kierownictwa

Jednym z czynników decydujących o powodzeniu każdego wdrożenia RPA jest zaangażowanie po stronie kierownictwa/zarządu. Projekt musi mieć „czempiona wykonawczego” – kogoś, kto umie „sprzedać” wizję, pozyskiwać sprzymierzeńców i inspirować zespoły. Co jednak najważniejsze, członek zarządu pomoże w zabezpieczeniu budżetu na większe wdrożenie RPA. Budżety są odzwierciedleniem priorytetów. Wdrażanie RPA w firmie wymaga dokonania ponownej oceny kierunków inwestycji pod kątem przyszłych innowacji. Dlatego też tak krytyczne znaczenie dla projektu ma sponsor na szczeblu zarządu, który będzie w stanie przekonać do niego pozostałych członków.

Prosperowanie w czasach „po pierwsze automatyzacja”

Żyjemy w czasach „po pierwsze automatyzacja” – w których jest ona niezbędna, by sprostać pojawiającym się przed nami wyzwaniom konkurencyjnym. RPA pomaga firmom na całym świecie osiągać dotychczas niespotykane poziomy sprawności i innowacji, jednocześnie zapewniając pracownikom bardziej ubogacone i zadowalające środowisko pracy. Przydałyby się jakieś inspiracje do rozpoczęcia własnej podróży? Może pomocne będą przedstawione tutaj przykłady skutecznych automatyzacji.

Chcesz wiedzieć, które procesy w Twojej firmie nadają się do automatyzacji i którym z nich warto nadać w tej kwestii priorytet? Nasz ekspert - Krzysztof Sikora - chętnie odpowie na Twoje pytania podczas indywidualnego spotkania. Umów się już dziś!