Od digitalizacji dokumentów do zautomatyzowanych systemów workflow

Obecnie, w obliczu walki z pandemią koronawirusa i jej skutkami, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej docenia się rozwiązania cyfrowe.

Istnieje kilka ciekawych rozwiązań technologicznych, które mogą ułatwić pracę systemów rachunkowych i rozliczeniowych, nie tylko w obecnej krytycznej sytuacji, ale również wtedy, gdy będziemy mieli już możliwość powrócenia do „zwykłej działalności”.

Ponieważ cyfrowa automatyzacja procesów jest istotą usług outsourcingu księgowości i płac BPiON, zależy nam na tym, aby dzielić się naszą wiedzą i pomagać w udoskonalaniu procesów biznesowych.

Zacznijmy od podstaw: dokumentów, które są pierwszym krokiem w prawie każdym procesie rozliczeniowym.

Co oznacza DMS/ECMS i jakie realne korzyści może nam przynieść w zakresie księgowości i płac?

DMS (Document Management Systems) – systemy zarządzania dokumentacją.

To systemy, które mogą pomóc Ci stworzyć firmę wolną od tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów.
Warto wspomnieć, że jedną z najważniejszych cech takich systemów jest możliwość łatwego wyszukiwania informacji, ponadto są one w stanie przetwarzać dokumenty o dużej objętości bez zbędnych opóźnień czy ryzyka utraty danych.

Tego rodzaju systemy obsługują także inne cyfrowe dane (np. faktury elektroniczne), tworząc w ten sposób ustrukturyzowaną bazę danych.

ECMS (Enterprise Content Management System) – systemy zarządzania treścią w przedsiębiorstwie.

To wersje systemów DMS nowej generacji, z dodatkowymi funkcjami w zakresie współpracy, zarządzania obiegiem zadań oraz centralnym zarządzaniem uprawnieniami użytkowników.

Wiele firm posiada już ERP (Enterprise Management Systems), systemy zarządzania przedsiębiorstwem pozwalające na kompleksowe zarządzanie wszystkimi aspektami ich działalności poprzez integrację procesów zachodzących w organizacji. Systemy te jednak często są wdrażane przez globalne centrale, z naciskiem głównie na standaryzację i centralizację, dlatego też nie zawsze mogą być w stanie dostrzegać i brać pod uwagę niuanse oraz specyfikę konkretnych branży.

W związku z tym stworzono system ECMS i wyposażono go w funkcję umożliwiającą połączenie z systemami ERP za pośrednictwem interfejsu API.

Ponadto niektóre firmy nie mogą pozwolić sobie na wdrożenie ERP, a chciałyby zoptymalizować swoje procedury, jak również wydajnie korzystać z niektórych systemów, które już posiadają i na których pracują aktualnie w silosach danych. Takie systemy mogą nie być w stanie nawiązać efektywnej komunikacji, a dodatkowo mogą też w znaczący sposób utrudniać wyeksportowanie uporządkowanych i usystematyzowanych zbiorów informacji. Podobne kłopoty sprawia przesyłanie danych do systemu, dlatego tego rodzaju procedury muszą być wykonywane ręcznie lub offline. Ważnym elementem byłoby inicjowanie procesów obiegu dokumentów (workflow), toteż ECMS może się doskonale sprawdzić jako cyfrowy „koordynator” procesu przetwarzania danych z systemów znajdujących się w silosach.

Kompleksowe rozwiązania w zakresie outsourcingu księgowości i płac w ECMS:

My – w BPiON – jesteśmy wielkimi zwolennikami ECMS ze względu na jego elastyczność w stosunku do innych systemów, a także możliwość zarządzania obiegiem dokumentów (workflow), procesami biznesowymi, podziałem obowiązków i procesami bezpieczeństwa GDPR oraz przyjazną użytkownikowi, wydajną i skuteczną ochronę danych.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładowych funkcji/rozwiązań:

• Archiwizacja dokumentów księgowych w sposób uporządkowany i zgodny z potrzebami naszego Klienta (kod projektu, klasyfikacja kosztów);
• Zapewnienie naszym Klientom dostępu do dokumentów księgowych;
• Zapewnienie audytorom dostępu do księgi rachunkowej w celu przeglądu zawartych w niej faktur;
• Zapewnienie urzędom zdalnego dostępu do dokumentacji pozwalającego na przeprowadzanie kontroli podatkowych;
• Współpraca z Klientem na wspólnej platformie (przesyłanie dokumentów do korekty lub uzupełnienia, zapisywanie terminów, raportowanie);
• Tworzenie predefiniowanych przepływów pracy w oparciu o regulaminowe terminy;
• Rozwiązania związane z zarządzaniem danymi płac (pracujemy w oparciu o kalendarz płac, który określa terminy dla każdej ze stron, system rejestruje każdą aktywność, dzięki czemu możemy mierzyć efektywność procedur pracy wskazanych w umowie SLA).

DLACZEGO TO MOŻE BYĆ DOBRE DLA CIEBIE?

Korzystając z naszych rozwiązań ECMS będziesz w stanie zredukować lub nawet całkowicie wyeliminować tradycyjny, papierowy obieg dokumentów w swojej firmie. Dzięki zaawansowanym technikom skanowania i OCR masz szansę pozbyć się papieru na dobre. Przenosząc firmową dokumentację do przestrzeni cyfrowej możesz wykorzystać możliwości strukturalnej bazy danych, która pozwala w łatwy i prosty sposób interpretować dane, co przyspiesza podejmowanie decyzji i realizację wszystkich kolejnych kroków.

Uzyskując dostęp do naszych usług, uzyskujesz także dostęp do naszych systemów, a co za tym idzie – masz możliwość korzystania z wdrażanych przez nas procesów optymalizacji i technik automatyzacji.

Twoje procedury będą szybsze, bezpieczniejsze i dokładniejsze, będą też mniej narażone na błędy, ponieważ system dokładnie kontroluje przepływ pracy na każdym jego etapie.

Warto również dodać, że dzięki tym systemom jesteśmy w stanie monitorować wiele aspektów wykonywanych procedur, co pozwala nam na realizację założeń SLA dotyczących wydajności zdefiniowanych przez KPI (kluczowe wskaźniki efektywności).

Porozmawiajmy o tym, jak możemy Ci pomóc. Skontaktuj się z nami.