Technologia

Po co nam cyfrowe zakupy w firmach?

1 258

Katarzyna Nitychoruk-Brzeska, business development and marketing manager NextBuy: Zakupy firmowe, jeden z najważniejszych elementów również zostały poddane cyfryzacji, raczej na drodze ewolucji i sprzężenia z pozostałymi zespołami biznesowymi, niż na zasadzie rewolucji. Co mają zatem Kupcy? Nowy termin Zakupy 4.0 i pełną automatyzację procesów, które kiedyś zajmowały miesiące i angażowały wielu pracowników. Rewolucja czy ewolucja cyfrowa w zakupach firmowych?

Łukasz Kozicki, Prezes Zarządu NextBuy: Millenialsi, Przemysł 4.0, SMAC (social media, mobile, analytics and cloud) – to terminy powszechnie dziś znane i używane. Pracodawcy prześcigają się w pomysłach na przyciągnięcie przedstawicieli pokolenia X,Y i Z do pracy, przemysł 4.0 ma inteligentne fabryki , wirtualne kopie świata rzeczywistego i serwery na drugim końcu świata. Wszystko dziś przechowujemy w chmurze, na co dzień komunikujemy się przez media społecznościowe i analizujemy dane z prędkością światła. Przyszedł też czas na rewolucję w świecie zakupów. Zakupy firmowe, jeden z najważniejszych elementów również zostały poddane cyfryzacji, raczej na drodze ewolucji i sprzężenia z pozostałymi zespołami biznesowymi, niż na zasadzie rewolucji. Co mają zatem Kupcy? Nowy termin Zakupy 4.0 i pełną automatyzację procesów, które kiedyś zajmowały miesiące i angażowały wielu pracowników.

Komu potrzebny jest system zakupowy?

Do niedawna automatyzacja procesów wydawała się modelem jutra. Dziś to globalny trend, który powoli staje się standardem, także w polskich przedsiębiorstwach. Dla działów zakupów narzędzia typu e-procurement stanowią szansę, by generować wartość dodaną w organizacji. Prawdą jest, że w dużej części przedsiębiorstw nadal dział zakupów traktowany jest jako narzędzie do kupowania materiałów biurowych, czy innych niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa produktów. Warto jednak spojrzeć na zespoły zakupowe jako te, które są w stanie wygenerować oszczędności, optymalizować wydatki i mieć wpływ na ogólną sytuację finansową przedsiębiorstwa, czyli potraktować proces zakupowy kompleksowo, nie tylko skupiając się na wyszukiwaniu dostawców, czy wysyłaniu zapytań, ale na integracji tych wszystkich procesów i wyciąganiu odpowiednich wniosków.

System zakupowy znajdzie zastosowanie w organizacjach, gdzie te procesy są rozproszone i wymagają integracji, kultura organizacyjna wspiera (lub dąży do tego) transparentność procesów finansowych oraz innowację. A przede wszystkim zdaje sobie sprawę, że inwestycja w platformę zakupową może wygenerować realne oszczędności.

Po co nam cyfrowe zakupy w firmach?

Nie tylko po to, żeby podążać za trendami. Cyfrowe zakupy nie tylko są wygodne, bo oszczędzają czas pracowników, eliminują problem „błędu ludzkiego”, ale przede wszystkim umożliwiają sprawny przepływ informacji (pracownik-menedżer, menedżer – zarząd, dostawca-kupiec), a co za tym idzie wspierają transparentność procesu i umożliwiają monitoring zakupów. Idąc dalej tym tropem, zespół zakupowy i osoby odpowiedzialne w firmie za finanse mają możliwość sprawdzenia, czy procesy zakupowe są przeprowadzane zgodnie z procedurami. Jeśli są przeprowadzane zgodnie z procedurami lub inaczej, pojawia się błąd, mogą być w prosty i szybki sposób optymalizowane. Finalnie, generowane są oszczędności w miejscach procesy, gdzie do tej pory problem był niedostrzegany. Z pewnością pomogą w tym raporty i analizy, a big data gromadzona w systemie na postawie przeprowadzanych w nim procesów, pozwala na dokładną analizę wydatków, łatwiejsze prognozowanie zakupów, optymalizację TCO, czy sprawniejsze wdrażanie i mierzenie oszczędności.

Czy system przetargowy może zastąpić pracę człowieka?

Nie, ale może ją zdecydowanie usprawnić. Może jedynie zastąpić ewentualne braki w zasobach ludzkich, przede wszystkim w kwestiach czysto operacyjnych. System zakupowy nie zastąpi planowania strategicznego, którego muszą dokonać eksperci w swojej dziedzinie, ale może sprawić, że będą oni mogli się na planowaniu skupić, a obsługę operacyjną np. przetargów, czy porównania ofert pozostawić systemowi, który zrobi to w sposób automatyczny.

Kto i ile oszczędza na digitalizacji procesów zakupowych w firmach?

Oczywiście, żaden dostawca systemu zakupowego nie zagwarantuje zwrotu z inwestycji. Głównie dlatego, że zależy ona wielu innych czynników, sposób wdrożenia systemu i samych kupców. Może jednak, na podstawie wiedzy rynkowej, doświadczenia ze współpracy z obecnymi klientami oszacować oszczędności, które mogą zostać wygenerowane w ujęciu np. rocznym, biorąc pod uwagę koszt wdrożenia i utrzymania systemu zakupowego.

Oszczędności, które można osiągnąć korzystając z systemu zakupowego szacuje się w przedziale od 5% do nawet 30% w odniesieniu do wydatków, które są procesowane w platformie zakupowej (dane na podstawie badań rynkowych, danych historycznych, badań wewnętrznych). Mówimy tu o oszczędnościach wynikających z efektywności procesu (zakupy operacyjne) oraz optymalizacji warunków handlowych (zakupy strategiczne).

Przykład: jeżeli firm ABC w ujęciu rocznym zarządza w systemie zakupowym budżetem 30 mln PLN to 5% (w najgorszym scenariuszu) daje nam kwotę 1,5 mln PLN oszczędności. Przyjmując, że koszt implementacji system wyniósłby 250 000 PLN (implementacja i utrzymania systemu w pierwszym roku) to firma uzyska ROI na poziomie 600%.

Należy zaznaczyć, że koszt implementacji systemu zakupowego zależy od wielu czynników w tym od dostawcy oraz zaawansowania technologicznego rozwiązania. Przy czym należy pamiętać, że koszt implementacji systemu jest kosztem jednorazowym. W ujęciu kilkuletnim koszt systemu będzie znacznie niższy. Oszczędzanie na koszcie implementacji nie jest dobrym rozwiązaniem ponieważ często po szybkim i niedokładnym wdrożeniu pozostają koszty operacyjne z uwagi na konieczność wykonywania części operacji manualnie, co wpływa na ostateczny poziom uzyskanych oszczędności procesowych.

Udanych zakupów!

NextBuy